Експерт підкаже терміни реєстрації бюджетних зобов’язань та необхідні для цього підтвердні документи. Тримайте чотири приклади оформлення бюджетних зобов’язань, щоб уникнути помилок.
Бюджетні установи, держоргани чи органи місцевого самоврядування не можуть господарювати без бюджетних зобов’язань та їх оплати, оскільки це важливі стадії виконання бюджету за видатками.
Органи Казначейства контролюють бюджетні зобов’язання під час їх реєстрації розпорядниками. Розглянемо, у які строки відбувається реєстрація бюджетних зобов’язань, які підтвердні документи для цього знадобляться та як їх заповнювати.
Бюджетні зобов’язання — це зобов’язання, які посадові особи установи беруть, коли розміщують замовлення, укладають договори, придбавають товари, послуги, роботи, які слід оплатити, дотримуючи Бюджетного кодексу України (БК), зокрема частин першої і другої статті 48 БК. Тобто бюджетним зобов’язання буде тоді, коли його установа взяла за:
загальним фондом — у межах бюджетних асигнувань, які встановлює кошторис;
спеціальним фондом — у межах відповідних фактичних надходжень спецфонду бюджету (відкритих асигнувань (виділених коштів), залишків власних надходжень на початок року і бюджетних асигнувань, які встановлює кошторис).
Якщо установа взяла зобов’язання і не дотримала цих умов або перевищила повноваження, які встановлює Держбюджет чи рішення про місцевий бюджет, це бюджетне правопорушення. Таке зобов’язання є недійсним, за ним не може бути бюджетної заборгованості, за ним не можна здійснювати платежі коштом бюджету.
Збитки чи шкоду, які заподіяли контрагенту, стягують у судовому порядку не з установи, від імені якої взяли зобов’язання, і не з бюджету, з якого фінансують установу, а з посадової особи установи, яка взяла таке зобов’язання. Це передбачає частина четверта статті 48 БК.
Який термін реєстрації бюджетних зобов’язань
Реєстрація бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань відбувається у строки, визначені у пунктах 2.2, 2.4, 2.9 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309).
Реєстрація бюджетних зобов’язань в органах Казначейства можлива протягом 7 робочих днів із дати, коли:
взяли бюджетне зобов’язання — у т. ч. якщо товари, роботи, послуги закуповуємо з урахуванням особливостей, визначених законодавством, без застосування процедур закупівель/спрощених закупівель/електронних каталогів для закупівлі товарів, а також коли закуповуємо товари з урахуванням особливостей, визначених законодавством у сфері закупівель, шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару;
оприлюднили звіт про результати проведення закупівлі з використанням ЕСЗ у разі наявності в обліку органу Казначейства кошторису — якщо застосовуємо процедуру закупівлі/спрощену закупівлю товарів, робіт і послуг;
орган Казначейства взяв на облік кошторис — якщо взяття зобов’язання відбулось раніше цієї дати взяття органом Казначейства на облік кошторису;
змінили умови бюджетних зобов’язань — тобто з дати, коли розірвали договір, уклали додаткову угоду на збільшення/зменшення зобов’язань, повернули товар тощо.
Реєстрація бюджетних фінансових зобов’язань в органах Казначейства можлива протягом 7 робочих днів із дати, коли:
прийняли до виконання бюджетне фінансове зобов’язання, якщо інше не передбачає бюджетне зобов’язання;
змінили умови бюджетних зобов’язань чи бюджетних фінансових зобов’язань.
Підтвердні документи для реєстрації бюджетних зобов’язань
Щоб зареєструвати бюджетне зобов’язання, до органу Казначейства подайте:
реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (додаток 1 до Порядку № 309; далі — Реєстр 1) у паперовому вигляді (у двох примірниках) і його проєкт на електронному носії;
оригінали документів або засвідчені їх копії, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання.
Якщо ж використовуєте СДО «Клієнт Казначейства — Казначейство», подавайте зазначені документи в електронній формі через СДО.
Варто зауважити, що Мінфін наказом від 06.08.2025 № 391 уніс зміни до форми Реєстру 1. Так, у таблиці «Дані бюджетних зобов’язань» Реєстру 1 введено нову графу: «Дані бюджетного зобов’язання: реквізити кредитора: код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків».
У цій графі потрібно буде зазначати код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків, або серія (за наявності) та номер паспорта громадянина України (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті)».
Цю графу доповнили за пропозицією Бюро економічної безпеки України (БЕБ) для забезпечення цим органом належного аналізу бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів шляхом ідентифікації суб’єктів господарювання, перед якими виникли бюджетні зобов’язання. Тож тепер усі суми бюджетних зобов’язань у Реєстрі 1 потрібно наводити у розрізі кодів ЄДРПОУ юридичних осіб (РНОКПП фізичних осіб), які згідно з узятими бюджетними зобов’язаннями отримають бюджетні кошти.
Але цю графу не потрібно заповнювати за бюджетними зобов’язаннями, які не містять відомостей про суб’єкта господарювання (кредитора), тобто за окремими напрямами видатків (наприклад, заробітна плата, стипендії, нарахування на заробітну плату, різні види допомоги). Це логічно та Мінфін жодних уточнень щодо цього у Порядку заповнення цієї форми не зазначив, як наслідок, на гарячу лінію редакції звернулись розпорядники, що окремі казначеї вимагають заповнювати цю графу за КЕКВ 2111, 2120 тощо.
Оскільки ініціатором цих змін був БЕБ доцільно звернутись за роз’ясненням:
до БЕБ — чи хоче він бачити у новій графі Реєстру 1 коди ЄДРПОУ установи (в частині виплат), органів ДПС (в частині податків, зборів, ЄСВ), чи не створюються казначеями додаткові перешкоди для аналізу БЕБ бюджетних зобов’язань внаслідок зазначення додаткової інформації за КЕКВ 2111, 2120 тощо;
Мінфіну — чи потрібно заповнювати нову графу у Реєстрі 1 за виплатами, якщо так — як це зробити, якщо неможливо визначити наперед суму зарплати, відрахувань, у т. ч. за виконавчими листами. Якщо суми зазначати розрахунково у розрізі кодів ЄДРПОУ, то при кожній реєстрації бюджетних фінансових зобов’язань потрібно перевіряти/коригувати суми Реєстру 1 щоб сума Реєстру 2 відповідала сумі Реєстру 1 за кодом ЄДРПОУ по виплатах (заробітна плата, стипендії, різні види допомоги тощо). А це вже додаткове й непотрібне навантаження на бухгалтера.
Також уточнили у формі Реєстру 1 примітку щодо графи «Дані бюджетного зобов’язання: сума». У цій графі розпорядник/одержувач зазначає суму, яка відповідає сумі, зазначеній у документі, що підтверджує факт узяття бюджетного зобов’язання. Раніше — в договорі. Тобто розширили/привели у відповідність підтвердження взяття бюджетного зобов’язання, адже не завжди таким документом є договір.
Підтвердні документи для реєстрації бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань, проведення платежів визначає додаток до Методичних рекомендацій щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведення платежів, затверджених наказом Казначейства від 29.04.2013 № 68 (далі — Перелік № 68).
У Реєстрі 1 зазначайте дату, коли його склали, та присвоюйте номер реєстрації в установі з початку бюджетного року окремо за КПКВ, окремо за загальним спеціальним фондом. Тобто, якщо установа має фінансування за двома КПКВ за загальним і спеціальним фондами, матимемо 4 Реєстри 1 з однаковим реєстраційним номером:
№ 1 — КПКВ 1, загальний;
№ 1 — КПКВ 1, спеціальний;
№ 1 — КПКВ 2, загальний;
№ 1 — КПКВ 2, спеціальний.
У Реєстрі 1 заповнюйте вступну частину за всіма реквізитами розділу «Дані розпорядника (одержувача) бюджетних коштів». Реквізит «Дата прийняття» не заповнюйте, його заповнює казначей, який зазначає дату реєстрації бюджетного зобов’язання. Це стосується і реквізиту «Реєстраційний номер». У реквізиті «інформація про процедуру закупівель» зазначайте ознаку:
00 — якщо не застосували процедуру закупівлі/спрощену закупівлю;
унікальний ідентифікатор закупівлі, присвоєний ЕСЗ, — якщо придбали через процедуру закупівель/спрощену закупівлю.
Якщо реєструєте договір із попередньою оплатою, обов’язково у реквізиті «попередня оплата (грн)» зазначайте суму авансу. Розмір авансу, як і його строк, не повинен перевищувати таких, що містить постанова КМУ «Деякі питання здійснення розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 04.12.2019 № 1070 (далі — Постанова № 1070), інакше бюджетне зобов’язання орган Казначейства не зареєструє.
Наведемо зразки, як заповнювати основну частину Реєстру 1 (розділ «Дані бюджетних зобов’язань»). Для цього розглянемо кілька прикладів.
Кошторисні призначення
За бюджетними зобов’язаннями за окремими напрямами видатків (наприклад, заробітна плата, стипендії, нарахування на заробітну плату, різні види допомоги), у т. ч. за бюджетними зобов’язаннями, у яких не зазначають суми, у Реєстрі 1 суми проставляємо розрахунково, але в межах річних планових показників (абз. 6 п. 2.2 Порядку № 309; див. Приклад 1).
За бюджетними зобов’язаннями за окремими напрямами видатків, за якими не подаємо підтвердних документів про те, що взяли бюджетні зобов’язання, у реквізитах «дата документа» і «номер документа» проставляємо дату і номер Реєстру 1 (Порядок заповнення Реєстру бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів у додатку 1 до Порядку № 309; далі — Порядок заповнення).
Приклад 1. Як оформити бюджетне зобов’язання з оплати праці та ЄСВ
Довідкою про зміни до Кошторису на 2025 рік, який 27.11.2025 взяв на облік орган Казначейства, затвердили додаткові кошторисні призначення в сумі:
537 600,00 грн — за КЕКВ 2111 «Заробітна плата»;
101 964,00 грн — за КЕКВ 2120 «Нарахування на оплату праці».
Потрібно зареєструвати бюджетні зобов’язання з оплати праці та ЄСВ, якщо зарплату перераховують на карткові рахунки працівників.
Подаємо Реєстр 1 від 28.11.2025 № 187, в основній частині якого є такі дані бюджетного зобов’язання. Нову графу у Реєстрі 1 не заповнюємо, оскільки таке бюджетне зобов’язання не містить коду ЄДРПОУ кредитора. Наведемо зразок заповнення табличної частини «Дані бюджетних зобов’язань» Реєстру 1:
<…>
<…>
До Реєстру 1 не додаємо жодних підтвердних документів.
Слід також зазначити, якщо казначей вимагає заповнити нову графу у Реєстрі 1 за виплатами за КЕКВ 2111 і відмовляє у реєстрації бюджетного зобов’язання у зв’язку з відсутністю інформації у цій графі, дії казначея суперечать пункту 2.10 Порядку № 309, оскільки надана повна інформація для реєстрації бюджетних зобов’язань за виплатами. І на етапі реєстрації бюджетного зобов’язання (юридичного) за виплатами відсутня інформація про код ЄДРПОУ кредитора, а тому його і не потрібно зазначати у новій графі Реєстру 1.
Коли реєструєте додаткову угоду, у реквізитах «дата документа» і «номер документа» зазначайте дату і номер основного договору, у реквізиті «Примітки/інші суттєві умови» зазначайте реквізити додаткової угоди. Це передбачає Порядок заповнення. У реквізиті «сума (грн)*» зазначайте суму додаткової угоди, а не загальну суму за основним договором (див. Приклад 2).
Приклад 2. Як оформити бюджетне зобов’язання з придбання матеріалів, оплати теплопостачання
За договором від 04.11.2025 № 52-32/6 установа купує матеріали згідно зі специфікацією до договору на суму 15 000,00 грн. За додатковою угодою № 1 від 05.11.2025 до договору від 03.01.2025 № 251/01-21 сторони збільшили суму договору на 50 000,00 грн для оплати теплопостачання. Потрібно зареєструвати ці бюджетні зобов’язання.
Подаємо Реєстр 1 від 07.11.2025 № 157, в основній частині якого є такі дані бюджетного зобов’язання. Обов’язково зазначаємо коди ЄДРПОУ постачальників у новій графі Реєстру 1. Наведемо зразок заповнення табличної частини «Дані бюджетних зобов’язань» Реєстру 1:
<…>
<…>
До Реєстру 1 додаємо за:
першою позицією — договір від 04.11.2025 № 52-32/6;
другою позицією — договір від 03.01.2025 № 251/01-21 і додаткову угоду № 1 від 05.11.2025.
За довгостроковими бюджетними зобов’язаннями, строк дії яких перевищує один бюджетний період (довгострокові договори, більше одного року), суми в Реєстрі 1 проставляйте в межах планових показників поточного бюджетного періоду на підставі даних календарного плану до такого договору (абз. 7 п. 2.2 Порядку № 309).
Приклад 3. Як реєструвати бюджетне зобов’язання з будівництва спорткомплексу
Згідно з договором підряду від 04.04.2025 № 15/25 установа є замовником будівництва спорткомплексу загальною вартістю 4 800 000,00 грн. Його будуватимуть у дві черги:
з 04.04.2025 по 31.12.2025 — 2 300 000,00 грн;
з 01.01.2026 по 31.12.2026 — 2 500 000,00 грн.
Після того як кошторис на 2026 рік буде взято на облік органом Казначейства і у ньому затверджені кошторисні призначення на ці цілі — 2 500 000,00 грн зможемо зареєструвати це бюджетне зобов’язання.
Подаємо Реєстр 1 від 08.01.2026 № 2, в основній частині якого є такі дані бюджетного зобов’язання. Обов’язково зазначаємо код ЄДРПОУ підрядника у новій графі Реєстру 1. Наведемо зразок заповнення табличної частини «Дані бюджетних зобов’язань» Реєстру 1:
<…>
<…>
До Реєстру 1 додаємо:
договір підряду від 04.04.2025 № 15/25;
копію рішення головного розпорядника бюджетних коштів про дозвіл на попередню оплату;
експертний звіт щодо розгляду кошторисної частини проектної документації;
зведений кошторисний розрахунок вартості будівництва;
титул об’єкта;
наказ про затвердження проектно-кошторисної документації;
Якщо договір визнали нікчемним і бюджетні зобов’язані по ньому були зареєстровані в органах Казначейства, їх потрібно зняти. Якщо бюджетні зобов’язання знімають з обліку, у Реєстрі 1 повторюйте повністю рядок, який зазначили у попередньому Реєстрі 1, за яким бюджетне зобов’язання орган Казначейства зареєстрував і взяв на облік. Суму такого бюджетного зобов’язання зазначайте зі знаком мінус (–). Цього вимагає абзац четвертий пункту 2.9 Порядку № 309.
Приклад 4. Як оформити бюджетне зобов’язання, якщо укладений договір визнали нікчемним
Орган Казначейства 28.01.2025 зареєстрував та взяв на облік договір від 22.01.2025 № 3/03-21 з придбання основних засобів вартістю 210 000,00 грн. Згідно з частиною першою статті 43 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII суд його визнав нікчемним, остаточне рішення касаційного суду рішення першої інстанції не змінило (постанова від 27.11.2025). Розрахунки за даним договором замовник і постачальник не проводили.
Потрібно зареєструвати зняття цього зобов’язання.
Подаємо Реєстр 1 від 02.12.2025 № 158, в основній частині якого є такі дані бюджетного зобов’язання. Зазначаємо код ЄДРПОУ постачальника у новій графі Реєстру 1 не дивлячись на те, що зареєстроване у січні зобов’язання не містило цієї інформації та що це зобов’язання знімаємо. Наведемо зразок заповнення табличної частини «Дані бюджетних зобов’язань» Реєстру 1:
<…>
<…>
До Реєстру 1 додаємо договір від 22.01.2025 № 3/03-21, копії рішень/постанов судів (першої, апеляційної, касаційної інстанцій).
Щоб зареєструвати бюджетне фінансове зобов’язання, до органу Казначейства подайте:
реєстр бюджетних фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (додаток 2 до Порядку № 309; далі — Реєстр 2) у паперовому вигляді (у двох примірниках) і його проєкт на електронному носії;
оригінали документів або засвідчені їх копії, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання (які додавали до Реєстру 1) і бюджетного фінансового зобов’язання.
Документами, які підтверджують взяття бюджетного фінансового зобов’язання, як правило, є:
розрахунково-платіжні відомості (для видатків з оплати праці),
Перелік підтвердних документів, які потрібно надавати до Реєстру 2, містить Перелік № 68. Дату складання, реєстраційний номер, вступну частину Реєстру 2 заповнюйте у тому ж порядку, що й Реєстр 1.
Варто зауважити, що Мінфін наказом від 06.08.2025 № 391 уніс зміни до Порядку заповнення Реєстру бюджетних фінансових зобов’язань, який визначено у додатку 2 до Порядку № 309, а саме уточнили щодо номера паспорта громадянина України, коли його потрібно зазначати у графі «Дані бюджетного фінансового зобов’язання: реквізити кредитора: код за ЄДРПОУ кредитора або реєстраційний номер облікової картки платника податків кредитора».
Якщо інформація про бюджетне фінансове зобов’язання пов’язана з витратами, які містять персональні дані фізособи, орган Казначейства оприлюднює на Єдиному веб-порталі використання публічних коштів (spending.gov.ua) після захисту персональних даних. Для цього у реквізиті «Інформація про обмеження оприлюднення» зазначайте ознаку «ПД». У реквізиті «Примітка» зазначайте термін оплати бюджетного фінансового зобов’язання.
Ознакою «НО» в цьому реквізиті позначте бюджетне фінансове зобов’язання, що пов’язане з витратами, які проводять під грифом «цілком таємно», «таємно», «для службового користування», та витратами утворених відповідно до закону військових формувань, правоохоронних органів щодо забезпечення обороноздатності країни в особливий період, витратами на національну безпеку і оборону та на здійснення заходів правового режиму воєнного стану. Ці відомості, за умови наявності ознаки «НО», казначеї не оприлюднюватимуть на Єдиному веб-порталі використання публічних коштів.
Якщо реєструєте попередню оплату (аванс) за договором, як правило, Реєстр 1 і Реєстр 2 слід подавати одночасно. У реквізитах «дані документа» і «номер документа» бюджетного фінансового зобов’язання зазначайте реквізити бюджетного зобов’язання, які були зазначені у Реєстрі 1. Зазначайте суму фінансового зобов’язання, тобто суму попередньої оплати (а не суму договору) і дублюйте її в реквізиті «у т. ч. попередня оплата». А у реквізиті «Примітка» зазначайте орієнтовну дату отримання товарів, виконання робіт, надання послуг (це кінцева дата строку використання авансу). Орган Казначейства порівнює її з датою за умовами договору. Так він перевіряє, чи дотримала установа строків і розміру авансу за Постановою № 1070.
Якщо реєструєте факт виконання договору, у реквізитах «дані документа» і «номер документа» бюджетного фінансового зобов’язання зазначайте реквізити накладних, актів виконаних робіт (наданих послуг) тощо. У реквізиті «сума (грн)» зазначайте вартість отриманих товарів, виконаних робіт, наданих послуг, яку підтверджують первинні документи (накладні, акти тощо). У реквізиті «Примітка» проставляйте дату, коли розпорядник бюджетних коштів приймає до виконання бюджетне фінансове зобов’язання (як правило, це дата резолюції керівника установи «до оплати»).
Як заповнювати основну частину Реєстру 2
Якщо товар неякісний, не відповідає договірним умовам, бюджетне фінансове зобов’язання знімаємо. Для його зняття до органу Казначейства подавайте Реєстр 2 (суми у якому зі знаком мінус), накладну, акт, які підтверджують, що товар повертають постачальнику з причин невідповідності договірним умовам, відповідним рішенням суду стосовно обсягів або якості виконаних робіт, наданих послуг, додатковою угодою про зміну умов договору тощо. Якщо кошти перерахували постачальнику, при знятті бюджетних фінансових зобов’язань обов’язковою умовою є повернення постачальником оплати.
Реєстр 1, Реєстр 2, підтвердні документи до них, які отримав орган Казначейства, він опрацьовуватиме до:
5 операційних днів (оп. дн.) — за капітальними видатками;
3 оп. дн. — за захищеними поточними видатками, які потребують проведення процедур закупівель/спрощених закупівель (крім капітальних видатків), та за іншими поточними видатками та наданням кредитів з бюджету;
1 оп. дн. — за захищеними видатками, які не потребують проведення процедур закупівель/спрощених закупівель.
Відлік цього строку починається з дати, яку зазначає казначей у реквізиті «дата прийняття» Реєстру 1 і Реєстру 2. Тож слід контролювати, щоб цю дату проставили відразу (при отриманні реєстрів).
Після того, як опрацювали реєстри і підтвердні документи, орган Казначейства повертає їх установі. На кожному підтвердному документі має бути відмітка «зареєстровано та взято на облік».
Після того як орган Казначейства зареєструє і візьме на облік бюджетне фінансове зобов’язання, установа може готувати платіжні інструкії для оплати взятих зобов’язань. Однак у більшості випадків, щоб не втрачати часу, бухгалтер подає одночасно реєстр, з підтвердними документами, та платіжні інструкції. Якщо казначей не зареєструє і не візьме на облік зобов’язання, усі документи, у т. ч. платіжні інструкції, будуть повернуті без реєстрації та оплати зобов’язань. Але така ситуація, як правило, виникає у разі порушення розпорядником бюджетного законодавства.
