Инвентаризация расчетов в бюджетных учреждениях
Расчеты - это наиболее распространенная хозяйственная операция в любом учреждении. Так как без поставщиков, подрядчиков, покупателей и заказчиков хозяйственная жизнь невозможна. А еще есть внутренних расчеты - с работниками по зарплате и по подотчетным средствам. В результате непременно возникает дебиторская/кредиторская задолженность. Ее инвентаризация обязательна. Как ее проводить? Узнаем из консультации.
Во время аудита финансово-хозяйственной деятельности учреждения аудиторы Государственной аудиторской службы Украины обязательно акцентируют внимание на результатах инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей. И чтобы выяснить, насколько реально и полно отражает учет учреждения расчеты, проведут встречные сверки в тех учреждениях, от которых это учреждение получало товары (услуги). Такие встречные сверки имеют документально и фактически подтвердить (или не подтвердить) вид, объем и качество операций и расчетов (пп. "12" ст. 10 Закона «Об основных принципах осуществления государственного финансового контроля в Украине» от 26.01.1993 № 2939).
Если по результатам встречных сверок аудиторы установят, что в учете учреждения занижены или завышены суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, это нужно трактовать как нарушение установленных требований по ведению бухучета и составления отчетности о выполнении бюджетов (пп. "33" ч. 1 ст. 116 БК).
За нарушение бюджетного законодательства в учреждении применяют меры воздействия, которые предусматривает ст. 117 БК. За такие нарушения ответственность будет нести не только бюджетное учреждение, но и должностные лица. Ведь должностные лица, по вине которых допущены нарушения бюджетного законодательства, несут гражданскую, дисциплинарную, административную или уголовную ответственность (ч. 1 первая ст. 121 БК).
Кроме этого, если в учреждении не проводилась инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами, аудиторы в аудиторских отчетах трактуют это как нарушение требований по обязательной годовой амортизации в период 3-х месяцев до окончания года, которую содержит п. 10 раздела I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее - Положение об инвентаризации). Помимо прочих активов и обязательств там упоминается и дебиторская/кредиторская задолженность.
Бухпроведення для HIMARS: як обліковувати озброєння ЗСУ за ленд-лізом
Инвентаризацию в бюджетных учреждениях обеспечивает должностное лицо, осуществляющее руководство учреждением и создает необходимые условия для ее проведения (п. 4 разд. I Положения об инвентаризации). Поэтому за несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей, аудиторы имеют право наложить штраф "за несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций" на руководителя в размере от 8 до 15 необлагаемых минимумов доходов граждан, что составляет 136-255 грн (ст. 164- 2 КУоАП).
Кроме того, всех лиц, работавших в составе инвентаризационной комиссии, могут привлечь к ответственности за то, что они некачественно провели инвентаризацию. На практике за качество инвентаризации отвественен обычно председатель инвентаризационной комиссии, а других ее членов освобождают от ответственности ввиду малозначительности совершенного правонарушения. Хотя случалось, что к административной ответственности привлекали комиссию в полном составе.
Как проводится инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами
Обязанность комиссии
Чтобы провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами, созданная в учреждении инвентаризационная комиссия обязана:
- сверить данные первичных документов и записей в регистрах учета;
- проверить обоснованность сумм, отраженных на соответствующих субсчетах.
Так направляет п. 7 раздела III Положения об инвентаризации.
Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами - периоды проведения
Перед тем, как составлять годовую финансовую отчетность, в период 3-х месяцев до даты, учреждение обязано провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами (п. 10 раздела I Положения об инвентаризации).
Руководитель учреждения вправе определять объекты, периодичность и сроки проведения инвентаризации (п. 4 разд. И Положения об инвентаризации). При наличии большого количества контрагентов и значительного объема хозяйственных операций по решению руководителя учреждения такую инвентаризацию можно проводить чаще. Главное - предусмотреть это в распорядительном документе об учетной политике учреждения.
Инвентаризация расчетов - объекты и задачи проверки
Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами нуждается в проверке:
- сдержали ли срок исковой давности;
- обосновали ли суммы, которые учли на счетах учета расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками, подрядчиками, расчетов с подотчетными лицами, прочими дебиторами и кредиторами;
- обоснованы ли суммы полученных и выданных векселей, полученных заемных средств, предоставленных кредитов (займов), если таковые имеются.
Инвентаризационная комиссия документальной проверкой в соответствии с пп. 7.4 раздела III Положения № 879, должна установить:
- правильные расчеты с банками, контролирующими органами, другими учреждениями, а также с структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы;
- есть ли задолженность подотчетных лиц, а также правильные и обоснованные суммы задолженности по недостачам и кражами. Когда будете проводить инвентаризацию задолженности по недостачам и потерями от порчи ценностей, проверьте причины, по которым задерживается рассмотрение материалов по выявленной недостаче и отнесению ее на виновных лиц или списание в установленном порядке;
- правильные и обоснованные суммы дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, в т. ч. суммы кредиторской и депонентской задолженностей, по которым срок исковой давности истек;
- реальную задолженность по работникам по оплате труда и гражданам (непосредственно или через работодателей) по социальным выплатам, что определяет законодательство, а также с безналичных расчетов за этими выплатами.
Инвентаризация расчетов по заработной плате
К сведению: депонентская задолженность - возникает при выплатах зарплаты наличными, когда работник не явился для получения зарплаты и наличные должны сдать назад в казначейство/банка для депонирования на спецсчет. При выплатах зарплаты на карточки она никогда не возникает.
Стоит отметить, что после того, как инвентаризационная комиссия проведет инвентаризацию на соответствующих субсчетах, где отражены расчеты с дебиторами, должны оставаться только согласованные суммы, то есть суммы, которые контрагенты подтвердили документально.
Керівник не дозволяє передплачувати бухгалтерське видання? Ознайомте його з цією статтею й актом ревізії, щоб він переконався, що відповідає за помилки в бухобліку
Сверка документов и записи
Когда проводится инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами в бюджетных учреждениях, кредиторы (учреждения, предприятия, ФЛП) должны передать всем дебиторам выписки из аналитических счетов об их задолженности. Такие выписки предъявляют инвентаризационной комиссии, чтобы подтвердить реальность задолженности (пп. 7.2 раздела III Положения об инвентаризации). Дебиторы (учреждения, предприятия, ФЛП) должны подтвердить задолженность или заявить свои возражения.
На сегодняшний день отсутствует официально утвержденная Минфином или иным органом форма для сверки данных аналитических счетов по взаимной задолженности. Поэтому учреждение, в соответствии с ч. 5 ст. 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996 (далее - Закон о бухучете), может ее разработать самостоятельно и снова же утвердить распорядительным документом об учетной политике. На практике для подтверждения реальной задолженности сумм, отраженных на соответствующих субсчетах бухгалтерского учета, учреждения используют акт сверки взаиморасчетов. Однако, при разработке такого документа следует соблюдать обязательные реквизиты документов, определенные:
- ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете;
- п. 2.4 раздела I Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, приказ Минфина от 24.05.1995 г.. № 88.
Среди этих обязательных реквизитов:
- название учреждения;
- название документа, например, «Акт сверки взаиморасчетов»;
- дата составления;
- суммы задолженности по сверке;
- единица измерения - гривна и копейки;
- данные, которые позволяют идентифицировать операцию. В данном случае это названия субъектов, между которыми происходит сверка данных;
- должности, фамилии лиц, подписавших документ (с обеих сторон).
При самостоятельном составлении акта сверки взаиморасчетов за основу можно взять старую форму с приложения 1 к приказу Минэкономики, Минфина, Госкомстата «Об инвентаризации задолженности по состоянию на 1 ноября 1998» от 10.11.1998 № 148/234/383. Она вполне адекватна и на сегодняшний день. Актом сверки взаимных расчетов свидетельствуют дату и номер первичных документов, подтверждающих поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), их стоимость и суммы оплаты с указанием реквизитов платежных документов, а также сальдо на начало и конец периода сверки.
Инвентаризация расчетов с дебиторами - если учреждение-дебитор не подтвердит задолженности, стороны могут обосновать и урегулировать выявленные расхождения на основании имеющихся первичных документов, а учетные данные привести в соответствие со своими реальными обязательствами.
В отдельных случаях, когда к концу отчетного периода разногласия не устранены либо не выяснили, в соответствии с абзацем вторым пп. 7.2 раздела III Положения об инвентаризации расчеты с дебиторами и кредиторами каждая сторона отражает в суммах, вытекающих из ее записей в бухгалтерском учете, и которые она признает правильными.
Инвентаризации расчетов - как задокументировать результаты
Чтобы отобразить результаты инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, используйте формы, которые Минфин утвердил своим приказом от 17.06.2015 № 572, а именно акты:
- инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами;
- инвентаризации расчетов по возмещению материального ущерба;
- инвентаризации кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которую планируют списать.
Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами - образец
Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами надо составлять на основании полученных от контрагентов документов, подтверждающих реальность задолженности.
