Действительно, «главный» бухгалтерский закон — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV — выносит безапелляционный вердикт: учреждения обязаны проводить инвентаризацию.
Более того, инвентаризация — это жизненно важный инструмент для учреждения, благодаря которому оно имеет возможность обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Ведь здесь все активы и обязательства проверяют, а их фактическое наличие, состояние, соответствие критериям признания и оценки — документируют.
Подробно порядок проведения инвентаризации нормируется специальным Положением, утвержденным приказом Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее — Положение № 879). Оно уже несколько лет подряд является надежным заменителем минфиновской инструкции № 90 от 30.10.1998.
Поэтому поскольку значение инвентаризации в работе учреждения нельзя недооценивать, порядок ее проведения стоит подробного изучения.
Начнем с самого главного: что же подлежит инвентаризации.
Що врахувати, коли складаєте наказ про інвентаризацію
Инвентаризация в бюджетных учреждениях
Положение № 879 не оставляет шансов для широкого толкования. В документе четко звучит «сплошная инвентаризация». То есть инвентаризируем ВСЕ активы и обязательства. Найти и проверить должны даже то имущество, которое в свое время передали в аренду, лизинг, ремонт или реконструкцию. И учтите — техническое состояние отдельных предметов ни в коем случае не будет аргументом, чтобы оставить их без внимания.
Нельзя забыть и о тех активах и обязательствах, которые учитываем на внебалансе. К примеру, объекты, которые мы временно взяли для пользования, распоряжения или получили для хранения. Это могут быть объекты оперативной (операционной) аренды основных средств, материальные ценности на ответственном хранении, переработке, комиссии, монтаже. Попадут под проверку и:
- условные активы и обязательства (непредвиденные активы и обязательства) учреждения (залоги, гарантии, обязательства и т.п.);
- бланки документов строгой отчетности;
- другие активы.
Когда обязательная инвентаризация
Положение № 879 четко определяет случаи, в которых проведение инвентаризации в бюджетных учреждениях обязательно. Один из важнейших — она должна предшествовать составлению годовой финансовой отчетности. Проиллюстрируем указанные случаи в таблице.
Случаи, в которых инвентаризацию активов и обязательств проводить обязательно
Случаи в финансово-хозяйственной деятельности учреждений | Условия и сроки проведения | Основание |
Составления годовой финансовой отчетности | Проводится до даты в определенный период | Абз. 1 п. 12 Порядка № 419*; абз. 2 п. 7 разд. I Положения № 879 |
Передача имущества бюджетного учреждения в аренду; передача бюджетного учреждения в сферу управления другого органа управления (на дату передачи), кроме передачи в пределах одного органа управления | - | Абз. 3 п. 12 Порядка № 419; абз. 3 п. 7 разд. I Положения № 879 |
Изменение материально ответственных лиц; при коллективной (бригадной) материальной ответственности:
| В день приема-передачи дел в объеме активов, находящихся на ответственном хранении | Абз. 4 п. 12 Порядка № 419; абз. 4 п. 7 разд. I Положения № 879 |
Установление фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей | В день установления факта | Абз. 5 п. 12 Порядка № 419; абз. 5 п. 7 разд. I Положения № 879 |
По судебному решению или на основании надлежащим образом оформленного документа органа, который в соответствии с законом имеет право требовать проведение такой инвентаризации | В срок и в объеме, указанных в надлежащим образом оформленном документе этих органов, но не ранее дня получения соответствующего документа | Абз. 5 п. 12 Порядка № 419; абз. 6 п. 7 разд. I Положения № 879 |
Техногенная авария, пожар или стихийное бедствие | В день после окончания явлений | Абз. 6 п. 12 Порядка № 419; абз. 7 п. 7 разд. I Положения № 879 |
Прекращение учреждения | - | Абз. 7 п. 12 Порядка № 419; абз. 8 п. 7 разд. I Положения № 879 |
Получение отказа поставщика удовлетворить претензию относительно недогрузки товаров или получение от покупателя претензии относительно недогрузки товаров | Проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены указанные претензии | П. 9 разд. I Положения № 879 |
| * Порядок № 419 — Порядок представления финансовой отчетности, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2000 № 419 | ||
Какие установлены сроки проведения инвентаризации
По пункту 10 раздела I Положения № 879 сроки проведения инвентаризации для различных видов активов различаются (см. табл.).
Периодичность и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств
Виды активов и обязательств | Период проведения | Основание |
Внеоборотные активы (кроме незавершенных капитальных инвестиций, объектов основных средств, которые на момент инвентаризации будут находиться вне учреждения, в частности, автомобилей, морских и речных судов, которые отбудут в длительные рейсы и т.д.);
| 3 месяца до даты баланса перед составлением годовой финансовой отчетности | Абз. 2 п. 10 разд. I Положения об инвентаризации |
Незавершенные капитальные инвестиции, незавершенное производство, полуфабрикаты, финансовые инвестиции, денежные средства, средства целевого финансирования, обязательства в части неиспользованных обеспечений, расчеты с бюджетом и по отчислениям на общеобязательное государственное социальное страхование | 2месяца до даты баланса перед составлением годовой финансовой отчетности | Абз. 3 п. 10 разд. I Положения об инвентаризации |
Объекты основных средств, в частности автомобилей, морских и речных судов, которые отбудут в длительные рейсы, других материальных ценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться вне учреждения | До временного выбытия из учреждения | Абз. 4 п. 10 разд. I Положения об инвентаризации |
Земельные участки, здания, сооружения и другие недвижимые объекты (кроме недвижимого имущества государственных предприятий, их объединений, учреждений и организаций, в т. ч. того, что передано в аренду, концессию, и государственного имущества, которое не вошло в уставной капитал хозяйственных организаций, образованных в процессе приватизации и корпоратизации, инвентаризация которых производится в соответствии с требованиями законодательства относительно объектов государственной собственности) | 1 раз на три года | Абз. 5 п. 10 разд. I Положения об инвентаризации |
Инструменты, приборы, инвентарь (мебель) — по решению руководителя учреждения:
| В течение 3 лет; ежегодно | Абз. 6 п. 10 разд. I Положения об инвентаризации |
Музейные ценности — по решению центрального органа исполнительной власти, осуществляющего формирование и обеспечение реализации государственной политики в сферах культуры и искусств, охраны культурного наследия, вывоза, ввоза и возвращения культурных ценностей | По установленным указанным органом срокам | Абз. 7 п. 10 разд. I Положения об инвентаризации |
Библиотечные фонды — по решению руководителя учреждения по установленному им графику | В течении года | Абз. 8 п. 10 разд. I Положения об инвентаризации |
Книжные памятки: в т. ч.:
| Ежегодно; ежегодно (весь объем — в течение 5 лет); ежегодно (весь объем — в течение 10 лет) | Абз. 8 п. 10 разд. I Положения об инвентаризации |
Драгоценные металлы и драгоценные камни, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях
| Одновременно с инвентаризацией этих приборов, оборудования и других изделий | Абз. 10 п. 10 разд. I Положения об инвентаризации |
Объекты государственной собственности, то есть недвижимое имущество государственных предприятий, их объединений, учреждений и организаций, в т. ч. то, что передано в аренду, концессию, и государственное имущество, которое не вошло в уставный капитал хозяйственных организаций, образованных в процессе приватизации и корпоратизации | 1 раз в год (по состоянию на 31 декабря) или внепланово | П. 5 Методики № 1121*; абз. 2 п. 11 разд. I Положения об инвентаризации |
| *Методика № 1121 —Методика проведения инвентаризации объектов государственной собственности, утвержденная постановлением КМУ от 30.11.2005 № 1121 | ||
С годовой инвентаризацией нужно справиться до даты баланса. А учитывая трехмесячный период для проверки внеоборотных активов, запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей, расходов и доходов будущих периодов, обязательств, начинать ее лучше уже после 1 октября отчетного года.
Поэтому хотя конкретные сроки проведения инвентаризации и устанавливает руководитель учреждения, они не могут превышать сроки, определенные Положением № 879.
Этапы проведения инвентаризации
Положение № 879 подробно описывает порядок проведения инвентаризации. А старт этому важному процессу должен дать руководитель учреждения — издать приказ о проведении инвентаризации (или иным распорядительным документом). А теперь поэтапно.
Этап 1. Создание инвентаризационной комиссии
На этом этапе руководитель выдает распорядительный документ о создании инвентаризационной комиссии и рабочих инвентаризационных комиссий (при наличии большого объема работ).
Этап 2. Подготовка к проведению инвентаризации
1. Перед началом инвентаризации следует:
- завершить обработку всех документов по движению активов;
- сформировать последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов (или отчеты о движении активов);
- определить остатки активов на дату инвентаризации;
- проверить исправность весоизмерительных приборов;
2. Активы следует сгруппировать, рассортировать и разложить в местах их хранения по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета.
3. Материально ответственные лица должны предоставить расписки, что к началу инвентаризации все документы на активы сданы в бухгалтерию, все ценности оприходованы, а выбывшие списаны.
Этап 3. Проверка фактического наличия активов и обязательств
1. Инвентаризационная комиссия путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера устанавливает наличие:
- основных средств;
- нематериальных активов;
- незавершенных капитальных инвестиций;
- запасов;
- биологических активов;
- наличности, денежных средств и их эквивалентов, бланков документов строгой отчетности;
- дебиторской и кредиторской задолженностей;
- расходов и доходов будущих периодов, обеспечений и резервов.
2. Сведения, полученные во время проведения инвентаризации, заносят в инвентаризационные описи и акты инвентаризации (загружайте бланки ниже).
3. Активы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его распоряжении, также заносят в инвентаризационные описи, однако с распределением на арендованные, принятые на хранение, комиссию, переработку и т.д.
Этап 4. Проверка и оформление результатов инвентаризации
1. Правильно оформленные и подписанные всеми членами комиссии инвентаризационные описи (акты инвентаризации) сдают в бухгалтерскую службу для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации.
2. Бухгалтерская служба составляет сверочные сведения, в которых отражает выявленные расхождения между данными бухучета и актов инвентаризации.
3. Выводы по выявленным разногласиям, которые приводят в сличительных ведомостях, инвентаризационная комиссия отражает в протоколе. В течение 5 дней после завершения инвентаризации протокол инвентаризационной комиссии утверждает руководитель учреждения.
4. Результаты инвентаризации на основании протокола инвентаризационной комиссии отражаются в бухгалтерском учете и финотчетности того отчетного периода, в котором закончена инвентаризация.
Кто проводит инвентаризацию в учреждении
Конечно, руководитель должен назначить лиц, на плечи которых ляжет проверка активов и обязательств. Все они будут входить в состав инвентаризационной комиссии.
Впрочем, членом инвентаризационной комиссии может стать не каждый. Положение № 879 определяет круг возможных претендентов. Ими могут быть:
- представители аппарата управления, бухгалтерской службы (в частности, централизованной бухгалтерии);
- опытные работники учреждения, знакомые с объектом инвентаризации, ценам и первичным учетом.
Найти таких работников руководитель учреждения сможет среди инженеров, технологов, механиков, производителей работ, товароведов, экономистов, бухгалтеров).
Не удастся обойти участия и руководителю учреждения, который должен возглавить инвентаризационную комиссию. Разве что он имеет надежного заместителя или руководителя структурного подразделения, на которых он сможет положить такие обязанности.
Если же учреждение большое и в нем есть много активов, сосредоточенных в разных местах, не обойтись без создания рабочих инвентаризационных комиссий. В таком случае именно они:
- проверят непосредственно в местах хранения или производства все активы;
- зафиксируют обнаруженные результаты, а если найдут недостатки или излишки — разработают предложения для их зачета;
- проведут списания недостач, возникшие в пределах естественной убыли.
- оформят протокол.
А уже члены инвентаризационной комиссии будут направлять их работу, руководить всем процессом. А также — проконтролируют оформление результатов.
Как оформить результаты по порядку инвентаризации
Результаты инвентаризации также оформляют по четко установленному порядку.
Чтобы зафиксировать наличие, состояние и провести оценку активов — и тех, которые учитываются на балансе учреждения, и тех, что числятся на внебалансовых счетах, используют инвентаризационные описи. Описи — без помарок и подчисток — должны подписать все члены инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственные лица.
Информацию о наличных, денежных документах, бланках документов строгой отчетности, финансовых инвестициях отражают в акте инвентаризации. Так же, как и полноту отражения:
- денежных средств на счетах в банке (регистрационных счетах),
- дебиторской и кредиторской задолженностей,
- обязательств,
- средств целевого финансирования,
- расходов и доходов будущих периодов,
- обеспечений (резервов), которые создаются в соответствии с требованиями НП (с) БУГС и других актов законодательства.
Далее инвентаризационные описи (акты инвентаризации) сдают в бухгалтерскую службу, чтобы там на их основе проверили, правильно ли они отражены в учете.
В свою очередь, бухгалтерская служба составляет сверочные сведения активов и обязательств, где указывает расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов инвентаризации).
Инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости и протоколы обязательно следует составить в двух экземплярах (при необходимости их может быть больше, а вот меньше — составлять нельзя).
Важным этапом инвентаризации является последний, во время которого комиссия подводит итоги и отражает их в учете.
Инвентаризационная комиссия отразить выводы о всех выявленных разногласиях между имеющимися в учреждении активами и обязательствами и информацией о них, отраженной в бухучете, и предложения, как их урегулировать, в протоколе инвентаризационной комиссии. После завершения проверки его передают на рассмотрение руководителю учреждения, который должен утвердить этот документ.
Результаты инвентаризации на основании утвержденного протокола инвентаризационной комиссии отражаются в бухучете и финансовой отчетности того отчетного периода, в котором закончена инвентаризация.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
