Облік паливо-мастильних матеріалів в установі в окремих випадках вимагає встановити або переглянути норми витрат палива, встановити базові норми витрати палива на нестандартну техніку, обґрунтувати списання палива понад установлені норми, а також проконтролювати фактичне його споживання. Це все можливо під час проведення вимірювань витрачання палива автомобілем чи іншим транспортним або технічним (наприклад, генератор) засобом. За його результатами складають акт проведення замірів витрат палива. Розглянемо це детальніше
Підготовка до проведення замірів палива
Перш ніж перевіряти витрату палива автомобілем чи іншим транспортним чи технічним засобом установа має:
- затвердити порядок встановлення та використання норм витрат палива на виконання транспортної роботи згідно з Методичними рекомендаціями з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, розробленими ДП «ДержавтотрансНДІпроект» (далі — Методичні рекомендації);
- створити для проведення замірів витрат палива комісію, до складу якої можуть входити механік/інженер, водій, економіст/бухгалтер та інші фахівці (за потреби);
- затвердити для цього окрему форму — акт проведення замірів витрат палива;
- перевірити транспортний чи інший технічний засіб на предмет його технічного стану — щоб не було несправностей, через які можлива збільшена витрата палива. Наприклад, для автомобілю такими можуть бути низький тиск у шинах, забруднені або несправні паливні фільтри, проблеми з системою запалювання, зношені або неправильно налаштовані форсунки тощо;
- видати наказ про проведення замірів витрат пального.
Перш ніж проводити замірювання та складати акт заміру витрат пального потрібно врахувати, що замірювання має проводитись за звичайних умов, у яких працює засіб. Якщо мова про автомобіль, то потрібно обрати маршрут для заміру, який характерний для щоденної експлуатації. Під час замірів потрібно враховувати та фіксувати вантаж, час замірів та погодні умови, стиль водіння (часті зупинки, розгони), пробки, марку палива, показники одометра (лічильника пробігу), кількість палива тощо.
Неочевидні ризики для бухгалтера: як зняти з себе зайву відповідальність
Для більшої доказовості доцільно провести заміри протягом певного періоду, наприклад, акт проведення замірів палива на автомобілі складає комісія за результатами замірів щодня протягом трьох днів, або ж через день, або ж щотижня. Середнє значення дає кращу оцінку. Тож це потрібно також врахувати у наказі про проведення замірів витрат пального та зазначити схему проведення замірів (числа місяця, години тощо).
У наказі про проведення замірів витрат пального обов’язково зазначаємо:
- марку/модель засобу, на якому проводитимуть замір;
- його держномер та/або інвентарний номер;
- матеріально-відповідальну особу/водія;
- тип пального;
- визначений маршрут;
- характер роботи (вантаж, пасажири і т. д.);
- дати проведення замірів, початок і кінець перевірки, час подачі пального, час закінчення тощо;
- дати, коли потрібно подати акт проведення замірів палива на затвердження.
Акт проведення замірів витрат палива зразок заповнення
СКАЧАТИ ЗРАЗОК⤴️
Акт заміру витрат пального: як заповнити
Акт заміру витрат пального комісія складає за результатами проведеного заміру. Перед початком замірів комісія перевіряє чи дійсно транспортний або технічний засіб, щодо якого потрібно зробити заміри, представлено до замірів.
Комісія, складаючи акт проведення замірів палива на автомобілі, зазначає марку, модель транспортного засобу, його державний та інвентарний номери, рік випуску, відомості про водія. Також має зазначити умови проведення замірів:
- дату та час проведення;
- маршрут;
- кліматичні умови (температура повітря, опади тощо);
- характер навантаження;
- початкові показники одометра (км);
- кінцеві показники одометра (км);
- пробіг за замір (км);
- кількість заправленого пального (л);
- залишок після закінчення заміру (л);
- кількість витраченого палива під час заміру (л).
Складаючи акт проведення замірів витрат палива на генератор комісія зазначає його модель, інвентарний номер, рік випуску, відомості про матеріально-відповідальну особу. Також потрібно визначити умови проведення замірів:
- дату та час проведення;
- кліматичні умови, за яких працює генератор;
- час початку роботи під час заміру (год хв);
- час завершення роботи генератора (год хв);
- тривалість роботи генератора (год хв);
- кількість палива перед заміром у бачку генератора (л);
- залишок після закінчення заміру (л);
- кількість витраченого генератором палива під час заміру (л).
Акт заміру витрат пального транспортним чи технічним засобом також має містити такі показники як:
- фактична витрата пального на 100 км (для автомобіля) або на 1 год роботи (для генератора);
- норма за документами/паспортом;
- результат порівняння, відхилення та можлива його причина.
Акт проведення замірів витрат палива зразок заповнення та акт проведення замірів витрат палива генератора зразок заповнення може скласти установа на основі тої форми, яку затвердили, з урахуванням показників та реквізитів, які визначили у формі акта. У кожної установи акт заміру витрат пального буде свій і може відрізнятись за показниками.
За результатами заміру комісія в акті робить висновок, для прикладу наведемо варіанти:
- витрата пального відповідає встановленим нормам;
- рекомендуємо затвердити нову норму — __ л/100 км чи __ л/год;
- перевитрату вважаємо обґрунтованою;
- необхідне додаткове обстеження/ремонт/повторний замір тощо.
Акт проведення замірів витрат палива обов’язково підписують голова та всі члени комісії, а також водій (якщо заміряли на транспортному засобі) чи матеріально-відповідальна особа, яка відповідає за експлуатацію технічного засобу.
Зверніть увагу, акт проведення замірів витрат палива потрібно погодити з ДП «ДержавтотрансНДІпроект» якщо метою замірів є встановлення нових базових норм витрат палива або якщо у базових нормах витрат палива відсутній транспортний чи технічний засіб. Для цього потрібно використовувати форми, приклади розрахунків, які наведені у додатках до Методичних рекомендацій.
Норми витрат палива в бюджетних установах
Коли потрібно проводити заміри витрат палива
Заміри витрачання пального з оформленням акт проведення замірів витрат палива потрібно проводити якщо:
- придбали новий транспортний чи технічний засіб, на який відсутній норматив витрати пального або він не відповідає умовам експлуатації — комісія проводить замір для встановлення норми витрати палива;
- норма витрати палива регулярно перевищується — комісія проводить замір для виявлення причин перевитрати;
- змінились умови експлуатації (маршрут, кліматичні умови, характер навантаження тощо) — комісія перевіряє чи не змінилась норма витрати пального за зміни умов експлуатації.
Окрім цього, в установі може складатись акт проведення замірів витрат палива на основі графіків проведення замірів, які можуть бути затверджені у внутрішньому порядку встановлення та використання норм витрат палива на виконання транспортної роботи тощо.
