Первинний документ не отримано від контрагента — як відобразити у бухобліку

Положення про бухгалтерську службу зразок ⏬ скачати

Наказом керівника установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення/одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву. Його складають з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів для відображення записів у бухгалтерському обліку.

Мінфін у листі від 21.03.2023 № 41010-07-5/7607 роз’яснив як відображати господарську операцію, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента не отримано первинного документа.

Підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є:

• належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг;
• бухгалтерська довідка без складання іншого внутрішнього первинного документа (акта).

Для цього один із варіантів (використання внутрішнього документа чи бухгалтерської довідки без складання іншого внутрішнього первинного документа) потрібно передбачити у правилах документообороту установи.

У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Бухгалтерська довідка буде підставою для відображення відповідної господарської операції у бухгалтерському обліку, якщо вона містить усі обов’язкові реквізити, наведені у частині 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV та пункті 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, у т. ч. підпис особи, відповідальної за здійснення цієї господарської операції.