Мінекономіки наказом від 18.03.2021 № 563 затвердило нову форму звіту — № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» (далі — Звіт № 4-ПН) та Порядок її подання (далі — Порядок подання).
Звіт деперсоналізований, зазначати у ньому прізвища працівників не потрібно.
Мета звіту — надати службі зайнятості інформацію про заплановані звільнення працівників, щоб вивчити причини вивільнення і знайти можливості працевлаштувати їх або надати інший вид допомоги.
Пояснимо, як за чотири кроки заповнити і подати Звіт № 4-ПН.
Звіт про вакансії за новою формою № 3-ПН: два способи + два зразки
Звіт № 4-ПН подавайте, якщо:
- плануєте звільнити працівників за
пунктом 1 статті 40 Кодексу законів про працю України(КЗпП) — у зв’язку з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням організації, скороченням чисельності чи штату; - звільнення масове.
Критерії масового звільнення визначає стаття 48 Закону про зайнятість. У разі ліквідації юрособи критеріїв масового вивільнення не застосовуйте, але Звіт № 4-ПН подавайте обов’язково незалежно від кількості працівників, які втрачають роботу.
Яке вивільнення з ініціативи роботодавця вважати масовим
Приклад 1. Скорочуємо кількох працівників. В організації із чисельністю 150 працівників планують скоротити 12 працівників. Це менше ніж 10% персоналу. Подавати Звіт № 4-ПН не потрібно.
Закон не конкретизує, на яку дату визначати чисельність працівників. Оптимально — на дату, коли працівників попередили про майбутнє вивільнення.
До чисельності працівників, яких плануєте звільняти, враховуйте всіх незалежно від форми працевлаштування, тобто разом із сумісниками.
Як призупинити трудові відносини з працівником, якого не можете забезпечити роботою або який не має змоги працювати. Це нова кадрова процедура, що діє тільки під час війни.
Крок 2. Визначте, коли звітувати
Звіт № 4-ПН подавайте не пізніше ніж за два місяці до запланованої дати звільнення. Якщо звільняєте держслужбовців за пунктами 1 та 1-1 частини 1 статті 87 Закону про дежслужбу, подавайте звіт не пізніше ніж за 30 календарних днів до запланованого звільнення (ст. 49-2 КЗпП).
Якщо останній день строку, коли треба подати Звіт № 4-ПН, припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку є перший після нього робочий день (п. 2 Порядку подання).
Спирайтеся на дату звільнення, яку визначили в наказі про попередження про звільнення.
Приклад 2. Скорочуємо чисельність штату. На підприємстві запланували скорочення. Наказом про попередження працівників про заплановане звільнення у зв’язку зі скороченням чисельності та штату від 24.05.2021 директор доручає начальникові відділу кадрів повідомити працівників персонально про скорочення до 04.06.2021. Дата звільнення за скороченням у повідомленнях — 06.08.2021.
Звіт № 4-ПН маємо подати не пізніше ніж 06.06.2021 — за два місяці до 06.08.2021. Але 06.06.2021 — неділя. Тому останній день, коли можна подати звіт, — понеділок 07.06.2021.
Відстежуйте строки! Якщо подасте Звіт № 4-ПН із запізненням, доведеться сплатити штраф як підприємству, так і особі, яка винна у затримці:
Увага: подавайте Звіт № 4-ПН одразу після того, як директор підписав наказ про попередження про заплановане звільнення.
Крок 3. Заповніть форму звіт
Спочатку заповніть інформацію про підприємство, а потім зазначте відомості про працівників:
| Графа | Що зазначити |
| А | Порядковий номер запису. Важливо! До запису під окремим порядковим номером включайте дані про кількість запланованих до вивільнення працівників, за якими повністю збігаються дані про назву посади, дату наказу про попередження про вивільнення і дату запланованого вивільнення, що відображені у графах 1, 3, 4. Якщо не збігаються, то дані про заплановане вивільнення працівників відображайте в записах під іншими порядковими номерами |
| 1 | Найменування посади відповідно до Класифікатора професій |
| 2 | Кількість осіб, яких плануєте звільнити |
| 3 | Дату наказу, яким попередили працівників про заплановане вивільнення |
| 4 | Дату запланованого вивільнення працівників |
Звіт № 4-ПН можуть підписати як директор, так і особа, відповідальна за подання інформації (п. 6 Порядку подання). Зверніть увагу директора на те, що він має зазначити власне ім’я, а не ініціали.
Зазначте номер телефону та адресу електронної пошти кадрової служби. За потреби фахівець служби зайнятості зв’яжеться з вами за цими контактними даними.
Зразок заповнення Звіту № 4-ПН — у Додатку.
Зразок заповнення звіту за формою № 4-ПН
Крок 4. Подайте звіт
Подавайте Звіт № 4-ПН до центру зайнятості за місцем провадження господарської діяльності організації. Звіт можна також подати до міського, районного, міськрайонного центру зайнятості або філії регіонального центру зайнятості.
Звіт № 4-ПН подайте у зручний для вас спосіб:
- в електронному вигляді із кваліфікованим електронним підписом (КЕП);
- на папері з особистим підписом керівника або особи, відповідальної за звітування.
Якщо плануєте подати Звіт № 4-ПН в електронному вигляді, зателефонуйте до центру зайнятості й уточніть електронну адресу, на яку надіслати звіт. Отримати інформацію про електронну адресу можете також на офіційному сайті Державного центру зайнятості.
Сформуйте Звіт № 4-ПН на комп’ютері, збережіть у форматі PDF, проставте КЕП, надішліть електронний документ на електронну адресу центру зайнятості (у вигляді вкладення). У темі листа зазначте назву підприємства, контактні дані, а також інформацію про те, що надсилаєте Звіт № 4-ПН, на кшталт: Звіт № 4-ПН від ТОВ «Конвалія».
Попрохайте надіслати підтвердження, що центр зайнятості отримав Звіт № 4-ПН. Лист у програмі електронної пошти підтвердить, що ви надіслали Звіт № 4-ПН вчасно.
