Допорогові закупівлі: про що має знати замовник

Допорогові закупівлі (допорогові торги) — це перші закупівлі, які почали проводити в Україні з використанням електронних засобів. У травні 2015 року саме допорогові закупівлі дали офіційний старт пілотному проекту закупівель через електронну систему Прозоро.

Пілотний проект виявився ефективним, було досягнуто високого рівня конкуренції, значної економії. Це стало гарним прикладом для того, аби масштабувати закупівлі на всю Україну і зробити використання ЕСЗ обов’язковим при всіх закупівлях.

Був розроблений Закон “Про публічні закупівлі” від 25.12.2015 № 922 (далі – Закон № 922), і з введенням його в дію поступово усі закупівлі почали проводили через електронну систему закупівель ProZorro.

Допорогові закупівлі також залишилися, для того щоб замовники могли ними користуватися, а учасники — подавати свої пропозиції, пропонувати товари та послуги, необхідні замовникам.

Такого терміна, як «допорогові закупівлі», у Законі № 922 немає. Тоді що це за закупівлі?

Як призначити уповноважену особу та організувати закупівлі за новими правилами

Що таке допорогові закупівлі

Допорогові закупівлі — це закупівлі, вартість яких є нижчою, ніж визначено в абз. 2 і 3 ч. 1 ст. 3 Закону № 922. Для звичайних замовників встановлено: якщо вартість товарів становить понад 200 тис. грн, робіт — 1,5 млн грн, то вони мають здійснювати свої закупівлі з використанням електронної системи. Усі закупівлі, у яких вартість нижче таких сум, вважають допороговими.

Також є спеціальна категорія замовників в окремих сферах господарювання. Це замовники-монополісти. Для них встановлений вищий поріг у ДПЗ: для товарів та послуг — 1 млн грн, для робіт — 5 млн грн.

Однак проводити саме допорогові електронні закупівлі — право замовника, але не обов’язок. Нині замовники за власним бажанням або за рішенням вищого органу можуть здійснювати допорогові закупівлі в Прозоро. Система надає такий функціонал.

Але існують обмеження: ЕСЗ не дає оголосити закупівлю, сума якої менше 3 тис. грн. Ця практика діє за результатами пілотного проекту. Адже на тендерах з невисокою очікуваною вартістю бізнес не дуже активний.

Тож допорогова закупівля чи ні — залежить від того, до якої суми вона встановлена.

Вища школа Закупівельника Підвищення кваліфікації закупівельників з офіційним сертифікатом

• Допорогові закупівлі — 2020: порядок та інструменти
• Закупівлі в умовах кризи. Експрес-курс
• Національна сертифікація з публічних закупівель — 2020

Переваги проведення допорогових закупівель в системі

Для чого проводити закупівлі через електронну систему — яка їх цінність? Їх три:

1. конкурентність;
2. відкритість;
3. розвиток.

Конкурентність

Сьогодні середній рівень конкуренції на торги в ЕСЗ становить 2,7 учасника. Це доволі хороший рівень. Звісно, хочеться більшого. Але за такий короткий час усе неможливо побудувати. Розвитком конкуренції в системі, зокрема конкуренції в допорогових торгах — важливе завдання. Висока конкуренція дає змогу зменшити вартість предметів закупівлі. Разом з тим зростає якість наданої продукції. Адже якщо на ринку представлений один постачальник, він не переймається якістю продукції: знає, що в нього і так придбають за ціною, яку він запропонує.

Використання ЕСЗ відкриває перед замовниками широке коло учасників, які запропонують свою продукцію. Конкуренція сприяє не тільки підвищенню якості придбаної продукції, а й поліпшенню якості процесів.

Відкритість

Використання ЕСЗ у ДПЗ показує, що між учасниками і замовниками встановлені чіткі правила. Їх усі бачать, дотримують, тобто немає кулуарних домовленостей. Правила для всіх одні.

Зростає довіра між учасниками і замовниками. Зростає довіра до всієї системи закупівель.

Учасники, які хоч раз узяли участь в ЕСЗ, наприклад, провели допорогові закупівлі, й отримали гарний результат, й надалі пробуватимуть свої сили, можливо, і в надпорогових закупівлях.

Що більше учасників, то кращою буде якість продукції та більшою економія коштів.

Розвиток

Нині покращується організація закупівельної діяльності. Відходять у минуле паперові тендери. Хоча й існують замовники, які здійснюють і документують ДПЗ у паперовому варіанті. Але це не технології майбутнього. Використання сучасних технологій та підходів у закупівельній діяльності в ДПЗ і замовникам, і учасникам дає змогу розвиватися. Світ не стоїть на місці. Змінюється. І електронна система змінюється. Тому майбутнє — за сучасними технологіями.

Допороги по-новому, або Коли і як проводити спрощені закупівлі

• Як діяти, щоб вдало закупити потрібні товари, роботи, послуги за новими «спрощеними» правилами

Положення про допорогові закупівлі

Із 19 березня 2019 року правила проведення допорогових закупівель в електронній системі закупівель (ЕСЗ) визначає новий нормативний документ — Інструкція про порядок використання електронної системи закупівель, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому частини першої статті 2 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Інструкція), затверджена наказом ДП «Прозорро» від 19.03.2019 № 10 (далі — Наказ № 10). В оновленому Законі № 922 це якраз згадані абз. 2 і 3 ч. 1 ст. 3 Закону № 922. А наказ ДП «Зовнішторгвидав» від 13.04.2016 № 35, що затверджував Порядок здійснення допорогових закупівель, втратив чинність.

З урахуванням цього документа кожен замовник видає наказ про допорогові закупівлі, яким затверджує власне положення про допорогові закупівлі.

Використовувати ЕСЗ для допорогових закупівель (далі – ДЗ) чи ні — вирішують самі замовники. А у разі рішення на користь ЕСЗ для ДЗ — замовники мають дотримувати технічного алгоритму такої закупівлі, який визначає Інструкція.

Отже, за Інструкцією № 10 відбуватимуться:

• відбір через ЕСЗ постачальника товарів, надавача послуг та виконавця робіт для укладення договору;
• оприлюднення звіту про укладені договори в ЕСЗ у разі закупівель товарів, робіт і послуг без її використання.

У цілому ДЗ в Прозорро проходять за такою самою процедурою, як відкриті торги. Однак ДЗ мають значно менші строки, є період подання пропозицій, період уточнень. Усі ці етапи й має конкретизувати положення про допорогові електронні закупівлі.

Як бути з принципами закупівель

Стаття 2 Закону № 922 вимагає від замовників під час здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою допорогової, дотримувати принципів здійснення публічних закупівель.

Такі принципи законодавці прописали в ст. 5 Закону № 922. Інструкція про них не згадує, на відміну від Наказу № 10. І це цілком логічно. Адже правові та економічні засади закупівель товарів, робіт і послуг встановлює саме Закон № 922.

Корисне з тижневика "Держзакупівлі"

• Як визначити предмет закупівлі за новими правилами
• Виконуємо рішення Колегії АМКУ — змінюємо тендерну документацію
• Практика оскарження за новою редакцїєю Закону

Порядок здійснення допорогових закупівель 2020

Власне, заміна регуляторних документів не позначилася на алгоритмі допорогових закупівель в ЕСЗ. А оскільки замовники, які проводять свої закупівлі через ЕСЗ, мають знати алгоритм дій за кожного етапу, закладеного в роботу електронної системи закупівель, наведемо його далі.

Та спочатку згадаємо про:

… вимоги до мови

Інформація в ЕСЗ розміщується українською мовою! Ба більше, не можна використовувати латинські та інші символи, аби написати українські слова.

Виняток: коли використання букв і символів української мови призводить до її спотворення. Наприклад, коли вказувати:

• адреси мережі «Інтернет» і електронної пошти;
• торговельні марки (знак для товарів і послуг);
• загальноприйняті міжнародні терміни.

Англійською мовою інформацію розміщувати можна. Але — додатково! Якщо електронний майданчик надає такі можливості.

Інформація, розміщена українською мовою, є автентичною.

…вимоги до документів

Усі документи і відомості, у т. ч. пов’язані з поданням пропозицій, подаються в електронному вигляді через ЕСЗ.

…вимоги до можливості для доступу

Доступ користувачів до інформації про закупівлі, а також надання можливості замовникам проводити закупівлі і учасникам брати участь у них відбувається за Порядком функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації електронних майданчиків, затвердженого постановою КМУ від 24.02.2016 № 166 та Законом № 922.

Порядок здійснення допорогових закупівель

Ми уже зазначали, що із 19 березня 2019 року проведення допорогових закупівель в ЕСЗ регулюються новою Інструкцією. Однак зміни алгоритму допорогової закупівлі вона не передбачає.

Допорогова закупівля стартує з розміщення оголошення в ЕСЗ. Однак перед цим усі допороги мають бути внесені в додаток до річного плану закупівель. Усі закупівлі — від однієї копійки до 199 тис. 99 грн — відображають у плані закупівель і розміщення в ЕСЗ. Форма річного плану затверджена наказом Мінекономрозвитку № 490 і є стандартною.

Тож плануймо закупівлі і поважаймо учасника. Він також планує свою роботу. Якщо річний план розміщений заздалегідь, і у ньому вказано, що, приміром, через три місяці має відбутися допорогова закупівля, він матиме час підготуватися. Наприклад, завезе на склад продукцію, яку закуповуватиме замовник.

Отже, допорогові закупівлі офіційно стартують, коли замовник розмістив оголошення в ЕСЗ. А також інші документи, які містять технічні, кваліфікаційні характеристики тощо предмета закупівлі, вимоги до учасників.

У надпорогових торгах це називається тендерна документація. У допорогових це поняття прямо не застосовують. Проте інші необхідні документи, крім оголошення, також можна завантажити.

Покажемо в таблиці, яку саме інформацію мусить вказати замовник в оголошенні про проведення закупівлі.

Окрім цього, замовник може:

• вказати інформацію про джерело фінансування, вид та розмір забезпечення пропозицій учасників, а також іншу інформацію, яку вважає за потрібне;
• завантажити в ЕСЗ окремими файлами або в електронній формі з окремими полями в ЕСЗ вимоги до предмета закупівлі, кваліфікаційні критерії, проект договору, інші документи.

Оголошення розмістили. Що далі?

Зміни до договору за результатами спрощеної закупівлі — у виняткових випадках

• Як вносити зміни до договору про закупівлю за новими правилами

Порядок проведення допорогових закупівель має 5 етапів:

1. Етап уточнення інформації. Для цього періоду встановлені мінімальні строки, яких слід дотримати. Вони різні і залежать від вартості закупівлі. Якщо закупівля становить менше 50 тис. грн, то період уточнень має бути мінімум 1 робочий день. Якщо вартість закупівлі — понад 50 тис. грн, то період уточнень має становити не менш ніж 3 робочих дні.

2. Етап подання пропозицій. Порядок здійснення допорогових закупівель передбачає, що етап подання пропозицій встановлює замовник, але він не може тривати менше:

• 1 р. дн. — якщо очікувана вартість закупівлі становить від З тис. грн до 50 тис. грн.;
• 2 р. дн. — якщо очікувана вартість закупівлі становить понад 50 тис. грн.

До завершення строку подання пропозицій учасники можуть подавати свої пропозиції в ЕСЗ. Для цього вони:

• заповнюють електронну форму з окремими полями;
• завантажують інформацію та документи у вигляді електронних документів.

Пропозиції від учасників:

• приймають від кожного лише по одній, у тому числі до лота;
• не приймають ті, що подані після закінчення строку їх подання.

Учасник може вносити зміни та уточнення до своєї пропозиції допоки не завершився етап подання пропозицій.

3. Електронний аукціон. Цей етап система призначає автоматично. Якщо на етапі подання пропозицій від учасників надійшло більше однієї пропозиції, ЕСЗ активує єдиний модуль «Аукціон».

Дату та час електронного аукціону ЕСЗ призначає автоматично. За тим, як відбувається аукціон, можуть спостерігати всі охочі в режимі онлайн. Вони бачитимуть інформацію про ціни/приведені ціни пропозицій учасників — ЕСЗ відкриє її перед початком аукціону. Натомість інформація про учасників та їх пропозиції буде закритою до закінчення аукціону.

Аукціон проводиться в три раунди, кожен наступний раунд починатиметься через 2 хв після завершення попереднього. Оголошенню першого раунду передуватиме 5-хвилинна пауза.

У кожному раунді учасники — у черговості від пропозиції з найвищої до пропозиції з найнижчою ціною — протягом 2 хвилин мають можливість знизити ціну своєї пропозиції не менше ніж на один крок від попередньої ціни. Розмір мінімального кроку пониження ціни замовник встановлює в оголошенні про закупівлю.

Якщо пропозиції мають однакову ціну — першою братиме участь в аукціоні пропозиція того учасника, який надав її раніше.

Під час раунду до завершення часу подання ціни пропозиції учасник має можливість змінювати ціну.

4. Розгляд пропозицій учасників. Коли аукціон завершився, ЕСЗ автоматично:

• розкриває всю інформацію, зазначену в пропозиціях учасників;
• формує перелік учасників у черговості від учасників з найнижчою запропонованою ціною до учасників, у яких ціна найвища.

Замовник визначає переможця закупівлі або відхиляє найбільш економічно вигідну пропозицію. Документи, що це підтверджують, він завантажує в систему окремими файлами.

Якщо замовник відхиляє найбільш економічно вигідну пропозицію учасника, ЕСЗ автоматично визначає наступну найбільш економічно вигідну пропозицію. А замовник повторно вчиняє в системі дії з визначення переможця закупівлі.

5. Визначення переможця закупівлі та укладення договору. Якщо замовник ухвалив рішення про визначення переможця закупівлі, він має опублікувати в ЕСЗ інформацію про намір укласти договір з переможцем закупівлі. Для цього він завантажує окремий файл. В ЕСЗ формується інформація про переможця закупівлі:

• назва переможця закупівлі;
• ціна його остаточної пропозиції;
• документи щодо пропозиції.

Замовник має 30 днів з дня закінчення строку подання пропозицій, щоб:

• підписати договір і завершити закупівлю в ЕСЗ;
• відмінити закупівлю.

Якщо закупівля завершується підписанням договору — такий договір замовник має оприлюднити в ЕСЗ протягом двох робочих днів з дня його укладання.

Якщо ж замовник ухвалив рішення про відміну закупівлі, він має зазначити підстави для такої відміни. Для цього він заповнює відповідні поля та завантажує окремий файл з інформацією.

Як оприлюднювати звіт

Замовник оприлюднює в ЕСЗ звіт про укладені договори, як того вимагає Закон № 922:

• якщо він провів допорогову закупівлю товарів, робіт і послуг без використання ЕСЗ і вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою за вартість, що встановлена в абзацах 2 і 3 ч. 1 ст. 3 Закону № 922;
• протягом одного дня з дня укладення договору.

Рекомендації для учасників допорогових закупівель

Зробіть підписку на тендери, які вас цікавлять.

Не намагайтеся за будь-яку ціну перемогти в аукціоні. Пам’ятайте, якщо ви не зможете виконати зобов’язання за договором закупівлі, то до вас будуть застосовані санкції. Замовники дедалі частіше застосовують оперативно-господарські санкції: не підписують договори з тими контрагентами, з яким виникли проблеми з виконанням договору.

Залишайте свої відгуки на Дозорро. Розкажіть, як вам працювалося із замовником.