Що повинен знати фахівець з публічних закупівель, які він має права, завдання та обов’язки і яку відповідальність нестиме у разі порушення — визначає посадова інструкція фахівця з публічних закупівель. Наведемо її зразок.
Відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним з таких способів:
шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою;
шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб);
шляхом укладення трудового договору (ч. 1 ст. 11 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII; далі – Закон № 922).
У разі призначення уповноваженою особою фахівця з публічних закупівель така особа має відповідати професійним компетентностям та мати знання, вміння і навички, що визначені у професійному стандарті «Фахівець з публічних закупівель», затвердженому наказом Мінсоцполітики від 18.02.2019 № 234 (п. 2.5 Примірного положення про уповноважену особу, затвердженого наказом Мінекономіки від 08.06.2021 № 40; далі – Примірне положення).
Посадова інструкція фахівця з публічних закупівель має містити розділи:
загальні положення;
завдання та обов’язки;
права;
відповідальність;
повинен знати;
кваліфікаційні вимоги;
взаємовідносини за посадою.
Розглянемо докладніше кожен із цих розділів.
Загальні положення
Посада фахівця з публічних закупівель належить до професій професіоналів.
Мета діяльності – організація та проведення процедур закупівлі із забезпеченням її об’єктивності та неупередженості відповідно до законодавства.
Призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника бюджетної установи.
Фахівець з публічних закупівель безпосередньо підпорядковується керівнику бюджетної установи.
У діяльності керується законодавством України, у т. ч. Законом України «Про публічні закупівлі», Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178, Типовим положенням, Положенням про бюджетну установу та іншими розпорядчими документами бюджетної установи.
На посаду фахівця з публічних закупівель не може бути призначено:
особу, яка була засуджена за кримінальне правопорушення, вчинене з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку;
посадову особу та представника учасника процедури закупівлі, члена його сім’ї, а також народного депутата України, депутата Верховної Ради АР Крим та депутата міської, районної у місті, районної, обласної ради;
особу, призначення якої створює конфлікт інтересів між учасником та замовником.
У разі відсутності фахівця з публічних закупівель його обов’язки виконує інший працівник, який призначений у порядку, передбаченому законодавством.
У розділі «Завдання і обов’язки» посадової інструкції описуйте всі завдання та обов’язки, що закріпили за посадою. Конкретизуючи види завдань і обов’язків за посадою, дотримуйте організаційно-юридичні ознаки (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, перевіряє, бере участь, готує, складає, формує, погоджує тощо). Наприклад, завданнями та обов’язками можуть бути такі:
складати та затверджувати річний план закупівель;
здійснювати вибір процедури закупівлі та проводити їх;
забезпечувати рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця;
забезпечувати складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель;
забезпечувати оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель;
представляти інтереси замовника з питань, пов’язаних зі здійсненням закупівель, зокрема під час перевірок і контрольних заходів, розгляду скарг і судових справ;
надавати в установлений строк необхідні документи та відповідні пояснення;
аналізувати виконання договорів, укладених бюджетною установою;
здійснювати моніторинг змін у законодавчому і нормативному забезпеченні функціонування системи публічних закупівель в Україні.
З переліку компетентностей, які прописані у проєкті професійного стандарту «Фахівець з публічних закупівель», який у 2023 році розробило Мінекономіки, можна обрати/адаптувати та у розділі «Завдання та обов’язки» посадової інструкції конкретизувати нові завдання, які виконуватиме фахівець з публічних закупівель.
Розділ «Права» посадової інструкції формуйте залежно від повноважень, завдань та обов’язків, які виконуватиме фахівець з публічних закупівель. Окремі права можна обрати/адаптувати з переліку компетентностей, які прописані у проєкті професійного стандарту «Фахівець з публічних закупівель», який у 2023 році розробило Мінекономіки.
Відповідальність
У розділі «Відповідальність» посадової інструкції зазначте показники оцінки роботи фахівця з публічних закупівель та межі його особистої відповідальності за результати діяльності чи бездіяльності. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил з охорони праці тощо.
Також пропишіть обставини, за настання яких він нестиме дисциплінарну, цивільно-правову, адміністративну, кримінальну відповідальність. Також можна прописати його відповідальність за порушення під час прийняття рішень щодо процедур закупівель, вибору та застосування таких процедур, порушення вимог антикорупційного законодавства тощо.
У розділі «Повинен знати» посадової інструкції пропишіть вимоги до спеціальних знань, використання програмного забезпечення, а також знань законодавчих актів і нормативних документів, що необхідні для виконання посадових обов’язків. Наприклад, фахівець з публічних закупівель повинен знати:
законодавство, у т. ч. у сфері публічних закупівель (господарський, цивільний, бюджетний кодекси, Закон № 922, закони «Про захист економічної конкуренції», «Про Антимонопольний комітет України», «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», а також підзаконні акти);
нормативно-правові акти та документи щодо діяльності замовника (держоргану, ОМС чи бюджетної установи);
державну та міжнародну системи класифікації товарів, послуг та робіт;
категорії та види стандартів, іншу нормативно-технічну документацію щодо сертифікації товарів та послуг;
умови та особливості укладення договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг тощо.
У розділі «Кваліфікаційні вимоги» посадової інструкції напишіть норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів і досвіду, достатніх для якісного виконання робіт за посадою. У цьому питанні орієнтуйтеся на Довідник № 336, лист Мінекономіки «Щодо організації закупівельної діяльності замовника» від 10.04.2020 № 3304-04/24218-06, професійний стандарт «Фахівець з публічних закупівель», затверджений наказом Мінсоцполітики від 18.02.2019 № 234, проєкт професійного стандарту «Фахівець з публічних закупівель», який у 2023 році розробило Мінекономіки.
Взаємовідносини за посадою
У розділі «Взаємовідносини за посадою» посадової інструкції визначте коло основних взаємозв’язків фахівця з публічних закупівель:
з працівниками структурних підрозділів установи;
сторонніми юрособами, з якими працівник має службові взаємовідносини.
