Кошторис витрат на відрядження має ще одну назву – довідка-розрахунок витрат на відрядження. Тож кошторис – це документ, який містить розрахунок складових частин витрат на відрядження, який затверджує керівник. З ним попередньо має бути ознайомлений під підпис той працівник, якого направляють у відрядження.
Кошторис складається перед виплатою авансу на відрядження, але уже після того, як керівник видасть наказ про відрядження. Кошторис і наказ про відрядження підписують одночасно.
Кошторис потрібен, щоб бухгалтер міг:
порахувати суму авансу на відрядження. Кошторис фактично і є розрахунком цього авансу. Аванс має виплачуватися за ч. 1 і ч. 2 ст. 121 КЗпП;
уточнити додаткові витрати. Інколи відрядження супроводжується не тільки витратами на проїзд і проживання. Наприклад, можлива закупівля зразків продукції тощо. Бюджет таких витрат слід узгодити до відрядження;
провести інструктаж працівника. Працівник має знати, які обмеження він має та які документи має надати бухгалтеру, чи треба йому складати авансовий звіт після повернення з відрядження, якщо треба – коли складати авансовий звіт, якими нормативними документами йому слід керуватися при такому звітуванні (п. 6 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон, яка затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59, далі – Інструкція № 59). Кошторис – наочно показує бюджет витрат;
для контролю витрат працівника.
Кошторис витрат на відрядження обов’язковий для бюджетників. Для звичайних підприємств – ні. Справа в тому, що на бюджетників поширюється дія Інструкції № 59.
Як звітувати про виконання кошторису витрат на відрядження
Якщо є кошторис, то має бути певний контроль за його виконанням. Проблема в тому, що авансовий звіт зараз необов’язковий (виняток – неповернення надміру витрачених коштів). Однак він є зручним для звітування про виконання кошторису витрат на відрядження. Отже, його бажано й надалі складати, затвердивши таке правило у певному внутрішньому документі установи, наприклад положенні про відрядження.
Альтернатива – створити власну форму звіту про виконання кошторису на відрядження. Однак такий саморобний звіт у більшості елементів буде повторювати форму авансового звіту.
Чи може працівник порушити кошторис витрат на відрядження
Може, так як це всього лише внутрішній документ, який затверджується керівником установи, а отже, керівнику вирішувати всі наслідки його порушення. Однак є багато «але». По-перше, усі витрати мають бути в межах Інструкції № 59 та суми і складу витрат з постанови Кабміну від 02.02.2011 р. № 98 (далі – Постанова № 98). По-друге, якщо працівник затримується у відрядженні й треба нараховувати більше добових чи оплатити більше діб перебування у готелі, то тоді треба й наказ про продовження відрядження.
У складних ситуаціях можливо треба буде переписати кошторис або отримати від працівника пояснювальну записку щодо причин збільшення витрат понад встановлені межі. Однак законодавчої вимоги щодо того, що авансовий звіт та кошторис мають збігатися, – немає. Тим більше, авансовий звіт зараз необов’язковий (див. вище). Кошторис – це допоміжний документ, завдання якого який обґрунтувати та проконтролювати аванс на відрядження.
Бланк кошторису витрат на відрядження законодавством не затверджений, тож його форма довільна. Можливі назви документа:
кошторис витрат на відрядження;
витрати на відрядження (довідка-розрахунок);
бухгалтерська довідка розрахунку витрат на відрядження;
довідка-розрахунок на видачу авансу на відрядження.
Кошторис має містити перелік тих витрат, які наведені у ч. 2 ст. 121 КЗпП, тобто:
добові – час відрядження (кількість діб) беремо з наказу про відрядження (для бюджетників – 300 грн доба; Додаток 1 Постанови № 98). За наявності харчування в готелі ця сума зменшується – 80% для одноразового харчування, 55% – для дворазового, 35% – триразового (п. 2 Постанови № 98);
проїзд – вартість проїзду до місця призначення і назад, яку рахуємо за маршрутом, вказаним у наказі;
проживання – витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних Постановою № 98 (обмеження – 900 грн – доба; Додаток 1 Постанови № 98). При цьому мається на увазі або одномісний номер або одне місце в багатомісній кімнаті. Якщо працівник знімає один двомісний номер, то таку ситуацію податківці трактують як додаткове благо для працівника, яке треба оподатковувати (лист ДФС від 28.11.2016 р. № 25705/6/99-99-13-02-03-15).
Також наводимо інші витрати, якщо вони плануються.
Також у кошторисі слід зробити:
посилання на той наказ про відрядження, на підставі якого він складений;
гриф «Затверджую» для керівника;
поле для ознайомлення з кошторисом працівника чи працівників, які направляються у відрядження. Однак краще на кожного працівника роботи окремий кошторис, так як звітувати потім кожному потрібно буде окремо.
Після оформлення зберігаємо кошторис разом з копією наказу про відрядження.
