група експертів з бюджетного обліку об'єднаної редакції Експертус Головбух
Як розрахувати відшкодування комунальних послуг орендарями в бюджетних установах? Скачайте Договір відшкодування комунальних послуг орендарями в бюджетних установах
Установа надає в оренду частину приміщення. Бухгалтер установи щомісяця виставляє орендарю рахунок за спожиті комунальні послуги.
Як правило, вартість комунальних послуг визначають за даними лічильників, а вартість послуг з утримання орендованого приміщення — відповідно до загальної площі.
За відсутності лічильників вартість комунальних послуг обчислюють також розрахунково залежно від наявності, кількості, потужності, часу роботи електроприладів, систем тепло- і водопостачання, каналізації за спеціальними рахунками, а в неподільній частині — пропорційно розміру загальної площі, яку орендують.
Як розрахувати відшкодування комунальних послуг орендарями на утримання зданих в оренду приміщень (за відсутності в орендаря окремих приладів обліку комунальних послуг) див. у Таблиці.
Розрахунок відшкодування витрат установи-орендодавця на утримання зданих в оренду приміщень (за відсутності в орендаря окремих приладів обліку комунальних послуг)
Вид комунальних послуг
Порядок розрахунку
Послуги теплопостачання
Площі приміщення, яке займає орендар, розраховуємо пропорційно до загальної площі всієї будівлі
Гаряче та холодне водопостачання, водовідведення
Чисельність працівників орендаря розраховуємо пропорційно до загальної чисельності працівників, які працюють у будівлі
Постачання електроенергії
Обсяг спожитої електроенергії обчислюємо з урахуванням потужності усіх електричних приладів/обладнання, що є в приміщенні, яке займає орендар, на підставі фактичних даних середнього часу роботи таких приладів протягом місяця
Розрахунок витрат на оплату спожитих послуг відповідальний за це працівник має проводити щомісяця у спосіб, який визначено договором про відшкодування витрат балансоутримувача на утримання орендованого майна та надання комунальних послуг орендарю. Цей розрахунок має бути підтверджений відповідними документами, на основі яких його склали. У додатку до договору можна визначити не лише спосіб, а й форму розрахунку аби уникнути непорозумінь як з орендарем, так і з аудиторами.
Під час розрахунку потрібно брати до уваги лише фактично спожиті послуги та фактичні витрати. Як видно з таблиці, розрахунок спожитої орендарем електроенергії має бути проведений з урахуванням потужності усіх електричних приладів/обладнання, що є в приміщенні, яке займає орендар, на підставі фактичних даних середнього часу їх роботи протягом місяця. На це відповідальні працівники орендодавця та балансоутримувача мають звертати особливу увагу. Аудитори під час проведення ревізії фінансово-господарської діяльності установи прискіпливо контролюють проведення розрахунків між орендодавцем та орендарем за договором оренди і договором про відшкодування послуг.
Договір про відшкодування послуг складають за Примірним договором про відшкодування витрат балансоутримувача на утримання орендованого майна (у тому числі місць загального користування та прибудинкової території) та надання комунальних послуг орендарю, затвердженим наказом Фонду держмайна від 05.09.2023 № 1576.
Отже, якщо в орендованому приміщенні установи є електроприлади, скажімо, холодильники, комп’ютери тощо, аудитори під час перевірки розрахунку обсягів споживання електроенергії обов’язково перевіряють потужність таких електроприладів з даними технічних паспортів, за умови, що для орендованої площі не встановлено окремих лічильників. І в разі заниження обсягу спожитої орендарем електроенергії кваліфікують такі порушення як покриття установою-орендодавцем витрат орендаря без їх наступного відшкодування та відображення в обліку заборгованості на відповідну суму.
Установи, що надають в оренду державне майно, особливу увагу мають приділяти відшкодуванню орендарями в повному обсязі витрат з утримання орендованого приміщення та оплати комунальних послуг. Тому під час проведення розрахунку спожитих орендарем комунальних послуг слід правильно розрахувати всі зроблені орендодавцем витрати. Окрім цього, доцільно проводити контрольні обстеження у період похолодань, опалювального сезону щодо наявного в орендаря обладнання та обігрівачів та чи відповідає його кількість, заявленій кількості при укладенні договору. Можливість та періодичність проведення таких обстежень доцільно прописати у договорі. Однозначно правильним розрахунок буде у тому випадку, якщо спосіб розрахунку буде визначений у додатках до договору про відшкодування послуг за кожним видом комунальних послуг. Це унеможливить виникнення будь-яких непорозумінь між орендодавцем та орендарем щодо оплати спожитих житлово-комунальних послуг, а також допоможе вберегтися від інших трактувань/висновків аудиторами.
