Почти каждая бюджетная организация использует в хозяйственной деятельности автомобиль. Чтобы его эксплуатировать, нужно тратить средства на топливо и смазочные материалы, ремонт, замену шин и т.д. Некоторые руководители учреждений относятся к таким расходам легкомысленно и даже не подозревают, что все тщательно проверят ревизоры - сопоставят документы, обсчитают расходы, проведут встречные сверки с контрагентами и т.д.
За этот участок работы они возьмутся уже в первый день ревизии - осмотрят автомобили, снимут фактические показатели спидометров и остатки бензина в баках и начнут искать расхождения с данными учета. Поэтому подготовьтесь к их визиту как следует. Для этого воспользуйтесь нашими советами и проанализируйте ошибки ваших коллег.
Совет 1. Списывайте топливо по нормам
Учреждения, которые используют в своей деятельности автомобили, должны правильно списывать ГСМ материалы (далее - топливо). Для этого важно соблюдать нормы расходов. Топливо списывайте по фактическим затратам, что не превышают нормативных затрат по Нормами № 43.
Нормы расходов топлива применяйте, чтобы планировать потребности учреждения в топливе и контролировать его расходы. Эти нормы можно увеличивать или уменьшать на коэффициент корректировки в зависимости от дорожных, климатических и других факторов, установленных в нормах № 43.
Заводы-производители в технической документации автотранспортных средств часто указывают контрольные расходы топлива в различных режимах. Эти показатели не являются базовыми линейными нормами и не могут быть основанием чтобы списать использованное топливо.
Использованное топливо списывайте на основании первичных документов - дорожного листа или другого документа, который содержит все необходимые реквизиты. Ведь по Закону № 996 основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются именно первичные документы.
Итак, когда списываете топливо, учитывайте:
- данные о пробеге автомобиля, приведенные в дорожном письме или другом первичном документе;
- базовые нормы расходов топлива, установленные в нормах № 43;
- коэффициенты корректировки в соответствии с условиями эксплуатации.
Совет 2. Списывайте шины на основании
Списывайте шины с учета только тогда, когда они перестанут отвечать критериям признания активом. То есть когда использовать их по назначению уже нельзя. Шину списывайте, если она достигла фактического пробега (п. 7.1 Эксплуатационные норм). Это соответствует установленным нормам. Однако, чтобы списать шины, такое условие - не единственное.
Шины списывают на основании акта, если:
- обнаружили эксплуатационные или производственные дефекты, с которыми дальше использовать шины опасно;
- шины не ремонтируют из-за неприемлемых затрат.
В такой ситуации не нужно обращать внимание, отвечает ли их фактический ресурс Эксплуатационным нормам. К актам списания поврежденных шин добавляйте Карточки учета пробега. Также списывайте и запасные шины.
Списывайте с баланса учреждения запасы, в том числе и шины, которые стали непригодными на основании акта списания. Акт списания составляет комиссия по списанию материальных ценностей в двух экземплярах. Первый экземпляр сдают в бухгалтерию, а второй - оставляют у материально ответственного лица.
Когда списываете шины, учитывайте их фактический пробег по данным карточки учета пробега. Для этого в карте учета пробега указывайте суммарный пробег до списания и информацию о дальнейшем использовании шины, а именно: восстановление изношенного протектора, ремонт или утилизацию.
Совет 3. Учиться на чужих ошибках
Одним из важных вопросов во время ревизии финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений является «Состояние сохранения имущества, использование оборотных и необоротных активов». Поэтому ревизоры тщательно проверяют, как учреждение тратит средства на содержание транспортных средств. Чтобы не дать ревизорам шанса зафиксировать в вашем учреждении нарушения, предлагаем узнать, на что обращают внимание ревизоры и какие нарушения они выявляли у ваших коллег.
Какие нарушения ревизоры обнаружили у ваших коллег
Чтобы помочь организовать работу всех подразделений учреждения и не допустить нарушений, мы подготовили для вас образец приказа (см. Образец) и соответствующие ШПАРГАЛКИ.
Образец приказа о закреплении служебного автомобиля
Как повысить нормы расходов топлива зимой
Как рассчитать нормативные затраты топлива
Как учитывать шины в эксплуатации
