Майже кожна бюджетна установа використовує у господарській діяльності автомобіль. Щоб його експлуатувати, потрібно витрачати кошти на паливо та мастильні матеріали, ремонт, заміну шин тощо. Деякі керівники установ ставляться до таких витрат легковажно і навіть не підозрюють, що все ретельно перевірять ревізори — зіставлять документи, обрахують витрати, проведуть зустрічні звірки з контрагентами тощо.
За цю ділянку роботи вони візьмуться вже в перший день ревізії — оглянуть автомобілі, знімуть фактичні показники спідометрів та залишки бензину в баках і шукатимуть розбіжності з даними обліку. Тож підготуйтеся до їх візиту як слід. Для цього скористайтеся нашими порадами та проаналізуйте помилки ваших колег.
Порада 1. Списуйте паливо за нормами
Установи, які використовують у своїй діяльності автомобілі, мають правильно списувати паливно-мастильні матеріали (далі — паливо). Для цього важливо дотримувати норми витрат. Паливо списуйте за фактичними витратами, що не перевищують нормативних витрат за Нормами № 43.
Норми витрат палива застосовуйте, щоб планувати потреби установи у паливі та контролювати їх витрати. Ці норми можна збільшувати або зменшувати на коефіцієнт коригування залежно від дорожніх, кліматичних та інших чинників, встановлених у Нормах № 43.
Заводи-виробники у технічній документації автотранспортних засобів часто вказують контрольні витрати палива у різних режимах. Ці показники не є базовими лінійними нормами і не можуть бути підставою аби списати використане паливо.
Використане паливо списуйте на підставі первинних документів — дорожнього листа або іншого документа, який містить всі необхідні реквізити. Адже за Законом № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є саме первинні документи.
дані про пробіг автомобіля, наведені в дорожньому листі або іншому первинному документі;
базові норми витрат палива, встановлені в Нормах № 43;
коефіцієнти коригування відповідно до умов експлуатації.
Порада 2. Списуйте шини за наявності підстав
Списуйте шини з обліку тільки тоді, коли вони перестануть відповідати критеріям визнання активом. Тобто коли використати їх за призначенням уже не можна. Шину списуйте, якщо вона досягла фактичного пробігу (п. 7.1 Експлуатаційних норм). Це відповідає установленим нормам. Проте, щоб списати шини, така умова — не обов’язкова й не єдина.
Шини списують на підставі акта, якщо:
виявили експлуатаційні чи виробничі дефекти, з якими далі використовувати шини небезпечно;
шини не ремонтують через неприйнятні витрати.
У такій ситуації не потрібно брати до уваги, чи відповідає їхній фактичний ресурс Експлуатаційним нормам. До актів списання пошкоджених шин додавайте Картки обліку пробігу. Так само списуйте і запасні шини.
Списуйте з балансу установи запаси, зокрема і шини, які стали непридатними на підставі акта списання. Акт списання складає комісія зі списання матеріальних цінностей у двох примірниках. Перший примірник здають до бухгалтерії, а другий — залишають у матеріально відповідальної особи.
Коли списуєте шини, враховуйте її фактичний пробіг за даними Картки обліку пробігу. Для цього у Картці обліку пробігу зазначайте сумарний пробіг до списання та інформацію про подальше використання шини, а саме: відновлення зношеного протектора, ремонт чи утилізацію.
Порада 3. Вчиться на чужих помилках
Одним із важливих питань під час ревізії фінансово-господарської діяльності бюджетних установ є «Стан збереження майна, використання оборотних та необоротних активів». Тому ревізори прискіпливо перевіряють, як установа витрачає кошти на утримання транспортних засобів. Щоб не дати ревізорам шансу зафіксувати у вашій установі порушення, пропонуємо дізнатися, на що звертають увагу ревізори та які порушення вони виявляли у ваших колег.
Щоб допомогти організувати роботу усіх підрозділів установи і не допустити порушень, ми підготували для вас зразок наказу (див. Зразок) і відповідні Пам’ятки.
Зразок наказу про закріплення службового автомобіля
Заводи-виробники у технічній документації автотранспортних засобів часто вказують контрольні витрати палива у різних режимах. Ці показники не є базовими лінійними нормами і не можуть бути підставою аби списати використане паливо.
