Багато установ на балансі обліковують автомобілі, які вже давно відпрацювали свій ресурс і не приносять користі. Такі автомобілі потрібно списати з балансу. Нормативка спрямовує, як це зробити. Про особливості процесу саме для транспортних засобів розповімо детальніше.
Коли можна списувати транспортний засіб
Транспортні засоби є однією з груп основних засобів (пп. 3.1.5 пп. 3.1 п. 3 розділу II НП(С)БОДС 121 «Основні засоби»). За загальним правом основних засобів перестають бути активом, коли установа вже не може їх використовувати, тобто отримувати економічної вигоди. Установа, в якій такий транспортний засіб перебуває на балансі, має його списати.
Механізм та процедуру списання майна бюджетних установ, яким є основні засоби, що перебувають у державній власності, визначає Порядок списання об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 № 1314 (далі – Порядок № 1314). Бюджетні установи, які використовують комунальне майно, за його списання керуються відповідними документами, що затверджують органи місцевого самоврядування. Як правило, порядок дій, прописаний у таких документах, аналогічний нормам Порядку № 1314. Інша річ, якщо цей порядок не затверджено. За таких обставин рішення про списання транспортного засобу має прийматись на сесії відповідної ради згідно із Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР.
Керівник установи повинен організувати та забезпечити дотримання процедури списання майна (п. 31 Порядку № 1314).
Щоб встановити, що майно непридатне і вже неможливо та/або неефективно проводити його відновний ремонт чи неможливо використати його по-іншому, а також для оформлення документів на списання майна, керівник установи своїм наказом утворює комісію зі списання майна (далі – Комісія). До її складу залучають представника ДАІ. Він або підпише акт на списання, або надасть відповідний висновок, який потрібно долучити до акту на списання. Також можна долучити копію протоколу перевірки технічного стану транспортного засобу, що видають згідно з пунктом 18 Порядку проведення обов’язкового технічного контролю та обсяги перевірки технічного стану транспортних засобів, затвердженого постановою КМУ від 30.01.2012 № 137. Якщо після такого огляду було прийнято рішення про недоцільність відновлення транспортного засобу та його списання.
Комісія супроводжує процедуру списання транспортних засібів, а саме: проводить інвентаризацію транспортного засобу, огляд його технічного стану та оформлює документи, які визначає пункт 6 Порядку № 1314, у т. ч. визначає економічну (технічну) доцільність чи недоцільність відновлення та/або подальшого використання майна і вносить відповідні пропозиції, складає розрахунки тощо.
Однак не завжди установа може самостійно прийняти рішення про списання транспортного засобу. Адже керівник установи може прийняти рішення про списання тільки повністю амортизованих основних засобів та основних засобів первісна (переоцінена) вартість яких становить менш як 50 тис. гривень.
Розпорядження про надання згоди на списання видає орган управління
Тому транспортний засіб, який став непридатним, не відповідає цим критеріям, потрібно отримати згоду на списання від органу управління. Для цього установа повинна направити органу управління перелік документів, які зазначені в пункті 6 Порядку № 1314.
Орган управління протягом 30 робочих днів з дати надходження таких документів повинен прийняти рішення про надання чи відмову в наданні згоди на списання транспортних засібів.
Рішення про надання згоди на списання транспортних засібів орган управління оформлює розпорядженням, а про відмову – повідомляє листом.
Що робити, коли отримали згоду на списання транспортних засобів
Коли орган управління дозволив списувати транспортний засіб, керівник установи затверджує:
протокол засідання комісії;
акт інвентаризації;
акти на списання майна та технічного стану.
Затверджений акт на списання транспортного засобу є підставою для зняття цього транспортного засобу з обліку сервісним центром МВС згідно з пунктом 45 Порядку державної реєстрації (перереєстрації), зняття з обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів, мотоколясок, інших прирівняних до них транспортних засобів та мопедів, затвердженого постановою КМУ від 07.09.1998 № 1388 (далі – Порядок 1388). До сервісного центру МВС потрібно здати номерні знаки і реєстраційні документи.
Коли транспортний засіб зняли з обліку в сервісному центрі МВС – можна приступати до його розбирання.
Усі вузли, деталі, матеріали та агрегати розібраного транспортного засобу, придатні для ремонту іншого обладнання чи для подальшого використання, оприбутковуйте та відображайте на рахунках бухгалтерського обліку запасів. Порядок № 1314 дозволяє отримані в результаті списання майна основні засоби оприбутковувати на рахунках бухгалтерського обліку для основних засобів. Перевірте, щоб такий основний засіб відповідав критеріям, які ви визначили в обліковій політиці.
Непридатні для використання вузли, деталі, матеріали та агрегати оприбутковуйте як вторинну сировина (металобрухт тощо).
Обов’язок Комісії – визначити можливості використання окремих вузлів, деталей, матеріалів та агрегатів об’єкта, що підлягає списанню, а також їхню кількість і вагу.
Також Комісія має контролювати процес вилучення з транспортного засобу придатних вузлів, деталей, матеріалів та здачу їх на склад і оприбуткування на відповідних балансових рахунках. Зверніть увагу, на складові частини, що мають ідентифікаційні номери, сервісний центр МВС за зверненням установи має видати на такі складові частини довідки встановленого зразка (абз. 3 п. 45 Порядку 1388).
Коли процес списання транспортного засобу можна вважати завершеним
Процедура списання майна вважається закінченою з моменту, коли установа подала до органу управління звіт про списання майна за формою, яку затверджує додаток 3 до Порядку № 1314.
Такий звіт установа, на балансі якої обліковувався транспортний засіб, подає в місячний строк після того, як закінчить розбирати та оприбуткує вузли, деталі та металобрухт.
Якщо орган управління має зауваження до звіту, він повертає його установі для врахування зауважень. Установа має 10 робочих днів, щоб доопрацювати звіт та подати його на новий розгляд.
