Порядок списання основних засобів в бюджетних установах, бухгалтерські проводки, а також акт списання основних засобів з інструкцією заповнення – у статті.
В органах держвлади, місцевого самоврядування, установах, що ними створені, використовують і обліковують основні засоби. Для обліку основних засобів використовують НП(с)БОДС 121 «Основні засоби», методрекомендації по застосуванню цього стандарту та інші акти у сфері бухобліку.
Якщо основні засоби бюджетних установ непридатні для подальшого використання, установа їх списує. Для списання основних засобів, окрім зазначених актів, слід керуватись порядком списання об’єктів:
державної власності – який затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 № 1314 (далі – Порядок № 1314);
комунальної власності – який затверджений рішенням сесії відповідної місцевої ради.
Та перш ніж списувати основні засоби, з’ясуємо, коли у цьому є потреба.
Причини списання основних засобів
Перш за все слід чітко зрозуміти значення слова непридатний для подальшого використання. Це коли характеристики основного засобу неможливо відновити ремонтом, переоснащенням, реконструкцією або таке відновлення недоцільне з економічної точки зору. Як правило, мова йде про морально чи фізично зношені основні засоби, або пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха, або пошкоджені (за умови, що їх відновлення є економічно недоцільним) або зруйноване внаслідок надзвичайних ситуацій, воєнних дій або терористичних актів.
Також для списання основних засобів бюджетних установ слід упевнитись, що ці засоби неможливо продати чи безоплатно передати іншим. Тобто якщо основний засіб морально чи фізично зношений, але при цьому придатний для використання, це не привід його списувати. Його вартість можна переоцінити, його можна продати, передати безоплатно іншим установам, якщо це дозволяє закон, або ж реконструювати, технічно переоснастити тощо.
Водночас на період дії воєнного часу абзаци 6–8 пункту 4 Порядку № 1314 були зупинені. Вони стосуються майна, вартість якого становить більш як 50000 грн та яке не використовується, у т. ч. морально застаріле та фізично зношене. Тож наразі спростили процедуру для:
списання морально застарілого та фізично зношеного майна;
передачі майна, яке установою не використовується.
Така новація діє з 16.04.2024 та запроваджена постановою КМУ від 12.04.2024 № 427.
Отже, причини для списання основних засобів повинні бути вагомими. Найголовніша з них – основний засіб не відповідає критеріям визнання активом, тобто в майбутньому жодних економічних вигід від його використання не очікують або він втратив потенціал корисності для суспільства. При цьому вартість його відновлення тотожна чи перевищує вартість нового основного засобу.
Проводити списання основних засобів доцільно і тоді, коли ці основні засоби під час інвентаризації виявлені як нестача. Але в такому випадку бухгалтер обчислює розмір шкоди установи і бюджету і:
відносить її на рахунок винної особи для подальшого відшкодування;
зараховує на позабалансовий рахунок 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів» – якщо винної у нестачі особи встановити не вдалося.
У цьому разі списання основних засобів відбудеться, а от розмір шкоди або буде відшкодовано, або її обліковуватимуть на позабалансі до дня:
встановлення винної особи з подальшим відшкодуванням;
закриття провадження у справі.
Якщо мова йде про основні засоби, пошкоджені чи знищені під час війни, установа визначає шкоду, обсяг збитків:
за Порядком визначення шкоди та збитків, завданих Україні внаслідок збройної агресії російської федерації, затвердженим постановою КМУ від 20.03.2022 № 326;
Методикою визначення шкоди та обсягу збитків, завданих підприємствам, установам та організаціям усіх форм власності внаслідок знищення та пошкодження їх майна у зв’язку із збройною агресією російської федерації, а також упущеної вигоди від неможливості чи перешкод у провадженні господарської діяльності, затвердженої наказом Мінекономіки та Фонду державного майна від 18.10.2022 № 3904/1223.
Як правило, непридатне майно чи його нестачу виявляють у процесі інвентаризації. Якщо ж зникнення майна виявили в інший спосіб – все одно проводять інвентаризацію майна. Більше того – у терміновому порядку – на день виявлення такого факту. Таку вимогу встановлює пункт 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879. Після задокументування нестачі матеріали передають комісії зі списання майна.
Комісію утворює керівник установи для встановлення факту непридатності матеріальних цінностей, неможливості та/або неефективності проведення їх відновного ремонту чи неможливості їх використання іншим чином, а також для оформлення документів для списання основних засобів чи інших матеріальних цінностей. Склад комісії керівник затверджує на постійній основі або для кожного окремого випадку списання.
Зверніть увагу!Повноваження зі списання майна керівник також може передати інвентаризаційній комісії установи. У розпорядчому документі керівник визначає склад комісії та строки:
огляду основних засобів, а у разі нестачі – підготовки відповідних матеріалів до правоохоронних органів, а на суму нестачі і втрат – підготовки цивільного позову;
надання на погодження пакету документів;
надання на затвердження акта списання;
підготовки і надсилання органу управління звіту про списання тощо.
Як правило, головою комісії керівник установи визначає свого заступника, членами комісії – головного бухгалтера або його заступника, працівників інженерних, технічних, технологічних, будівельних, обліково-економічних та інших служб установи, а також залучених за вимогою суб’єкта управління представників та інших фахівців. Це прописана у пункті 9 Порядку № 1314 вимога для списання основних засобів державної власності.
Це важливо! Коли списуємо основний засіб, який перебуває під наглядом державних інспекцій, наприклад, автомобілі (у т. ч. автомобільні шини), нагрівальні котли, до складу комісії залучаємо представника відповідної інспекції (за його згодою; п. 10 Порядку № 1314).
Для списання основних засобів в бюджетних установах комісія підписує відповідний акт. Представник держінспекції його підписує або надає письмовий висновок про непридатність використання засобу, який буде невід’ємною частиною акта, що підписали члени комісії.
Щоб визначити непридатність майна, комісія:
1.
проводить інвентаризацію основних засобів, які пропонують списати, та за її результатами складає відповідний акт
2.
проводить огляд основних засобів з використанням необхідної технічної документації (технічних паспортів, поетажних планів, відомостей про дефекти тощо), а також даних бухгалтерського обліку
3.
визначає економічну (технічну) доцільність чи недоцільність відновлення та/або подальшого використання основних засобів, вносить відповідні пропозиції
4.
установлює конкретні причини для списання ОЗ
5.
визначає осіб, з вини яких відбулося передчасне вибуття основних засобів із експлуатації, вносить пропозиції щодо їх відповідальності
6.
визначає можливість продажу (передачі) цих засобів іншим установам або використання окремих вузлів, деталей, матеріалів, що можуть бути одержані від демонтажу, розбирання (ліквідації), списання основних засобів, встановлює їх кількість і вартість (абз. 5 п. 4 розділу VIII Методичних рекомендацій по застосуванню НП(с)БОДС 121)
За результатами роботи складається протокол засідання комісії, у якому зазначаються пропозиції щодо шляхів використання майна, списання якого за висновками комісії є недоцільним, заходи з відшкодування вартості майна, в результаті інвентаризації якого виявлена нестача, чи розукомплектованого. До цього протоколу додають:
акти списання основних засобів;
акт інвентаризації основних засобів, які пропонують списати;
акти технічного стану ОЗ;
інші документи (наприклад, копія акта про аварію, висновки відповідних інспекцій, державних органів тощо).
Огляд основних засобів, які є будівлями, спорудами та які пошкоджені, знищені внаслідок війни, потрібно проводити за Порядком проведення обстеження прийнятих в експлуатацію об’єктів будівництва, затвердженим постановою КМУ від 12.04.2017 № 257.
Усі вузли, деталі, матеріали та агрегати розібраного та демонтованого обладнання, придатні для ремонту іншого обладнання чи для подальшого використання, а також матеріали, отримані в результаті списання майна, оприбутковуються з відображенням на рахунках бухгалтерського обліку запасів. Отримані в результаті списання майна основні засоби оприбутковуються з відображенням на рахунках бухгалтерського обліку основних засобів. Непридатні для використання вузли, деталі, матеріали та агрегати оприбутковуються як вторинна сировина (металобрухт тощо).
Документи для списання основних засобів в бюджетних установах
Акт списання основних засобів комісія складає лише у випадку, коли вважає доречним списувати непридатне для використання майно.
Форма акту списання основних засобів (часткової ліквідації) затверджена наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818. У ньому комісія наводить:
відомості, які характеризують об’єкт основних засобів;
технічний стан і причини списання з деталізацією та;
висновок комісії, у т ч. щодо економічної/технічної недоцільності чи неможливості відновити основний засіб, який пропонують списати.
Також у цьому акті зазначають:
суму витрат зі списання та документ, що їх підтверджує;
кількість, вид, вартість цінностей, документи, що підтверджують їх оприбуткування;
результати списання основного засобу;
номер меморіального ордера, кореспонденція субрахунків, за якими відображено суми цих операцій у бухобліку.
До цього акта можуть додаватись як додатки:
акт про аварію – якщо непридатність основного засобу спричинена аварією;
відомості про обставини стихійного лиха – якщо саме воно стало причиною пошкодження чи знищення майна.
Однак акт списання основних засобів – це лише обгрунтування, чому краще списати. Списувати чи ні – остаточне рішення приймає керівник установи. Саме він затверджує (або не затверджує) цей акт, складений і підписаний головою і членами комісії.
Керівник затверджує акт, якщо основний засіб державної власності повністю амортизовано і його первісна (переоцінена) вартість не перевищує 50000 грн. При цьому основний засіб не є нерухомим майном. Якщо ця вартість більша чи мова йде про нерухоме майно, списання основних засобів слід погодити з органом управління. Лише після отримання відповідної згоди акт затверджує керівник установи.
Якщо це основний засіб комунальної власності, вартісна межа для погодження з органом управління може бути іншою або взагалі відсутньою. Потрібно детально вивчати порядок списання об’єктів комунальної власності. Якщо такого порядку немає, потрібно з’ясувати чи передавала місцева рада окремі повноваження щодо управління комунальним майном, у яких межах та на яких умовах (п. 31 ч. 1 ст. 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР). Якщо повноваження не передані, списувати ОЗ потрібно на відповідному пленарному засіданні місцевої ради.(п. 31 ч. 1 ст. 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР).
Щоб отримати від органу управління майном згоду на списання ОЗ, первісна вартість яких перевищує 50000 грн або які не повністю амортизовані, або які є нерухомим майном, установа надсилає відповідний лист-звернення. До нього вона додає:
техніко-економічне обгрунтування необхідності списання, в якому містяться економічні та/або технічні розрахунки, інформація про очікуваний фінансовий результат списання, напрями використання коштів, які передбачається одержати в результаті списання;
відомості про майно, яке комісія запропонувала списати;
акт інвентаризації такого майна;
акт його технічного стану, затверджений керівником установи (якщо списують основний засіб через його нестачу, такий акт не складають і не подають);
відомості про наявність обтяжень чи обмежень стосовно розпорядження цього майна;
відомості про земельну ділянку, на якій розташоване нерухоме майно, із зазначенням напрямів їх подальшого використання, та у разі наявності – копії відповідних підтвердних документів (державний акт на право постійного користування землею, кадастровий план, договір оренди землі тощо);
відомості про вчинення дій, спрямованих на визначення можливості застосування інших способів управління щодо нерухомого майна, зокрема вивчення попиту щодо їх відчуження, оренди, безоплатної передачі іншим суб’єктам господарювання;
документи, на підставі яких здійснюється будівництво або реконструкція чи технічне переоснащення діючих об’єктів – якщо майно списується у зв’язку з будівництвом, реконструкцією та технічним переоснащенням.
висновок спеціалізованої організації про технічний стан об’єкта нерухомості, що пропонується до списання, із визначенням витрат, необхідних для відновлення такого об’єкта – якщо вимагає суб’єкт управління.
Орган управління майном надає згоду на списання у формі наказу протягом 30 робочих днів з дня надходження цих документів. Якщо він не погоджує списання, установа отримує відповідний лист (абз. 2 п. 7 Порядку № 1314). За відсутності згоди основний засіб заборонено ліквідовувати і списувати з бухгалтерського обліку.
Далі порядок списання основних засобів передбачає, що після отримання дозволу на списання ОЗ та затвердження керівником відповідних актів основний засіб розбирають, демонтують. При цьому комісія зі списання контролює:
вилучення придатних вузлів, деталей, матеріалів та агрегатів, а також вузлів, деталей, матеріалів та агрегатів, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння;
визначення кількості і ваги дорогоцінних металів;
здачу на склад придатних, матеріалів, вузлів, брухту;
оприбуткування в бухгалтерському обліку.
Непридатні деталі, матеріали зі вмістом дорогоцінних металів здають суб’єктам господарювання, які провадять діяльність із збирання та первинної обробки брухту і відходів дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння.
Від реалізації металобрухту установа несе витрати на видобуток дорогоцінних металів чи каміння, отримує дохід від їх реалізації, частина якого є доходом бюджету.
Якщо потрібно демонтувати основні засоби такі як будівлі, споруди, які були пошкоджені чи знищені під час війни, установа має дотримати процедуру, визначену у Порядку виконання робіт з демонтажу об’єктів, пошкоджених або зруйнованих внаслідок надзвичайних ситуацій, воєнних дій або терористичних актів, затвердженого постановою КМУ від 19.04.2022 № 474.
Але спершу потрібно зафіксувати факт пошкоджень або руйнувань будівель, споруд, зумовлених збройною агресією рф, згідно з Порядком виконання невідкладних робіт щодо ліквідації наслідків збройної агресії російської федерації, пов’язаних із пошкодженням будівель та споруд, затвердженого постановою КМУ від 19.04.2022 № 473.
Списання основних засобів – проводки
Все що установа отримала від списання основних засобів, слід відобразити у бухгалтерському обліку. Так, інші основні засоби оприбутковуємо на субрахунки бухгалтерського обліку основних засобів. Придатні для ремонту матеріали, вузли, деталі, агрегати оприбутковуємо як запаси на субрахунках:
1513 «Будівельні матеріали»;
1515 «Запасні частини»;
1517 «Сировина і матеріали»;
1518 «Інші виробничі запаси».
Непридатні деталі, матеріали оприбутковуємо як вторинну сировину (брухт) на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».
Отримані від списання основних засобів запаси оприбутковуємо:
за чистою вартістю реалізації;
в оцінці можливого їх використання.
Цю оцінку визначаємо виходячи з вартості подібних запасів, які обліковує установа на своєму балансі, з урахуванням ступеня їх придатності до експлуатації. Витрати на ремонт отриманих матцінностей, які будуть використовуватися як запасні частини, включаємо до їх первісної вартості (п. 15 розд. ІІ Методрекомендацій до НП(с)БОДС «Запаси»).
Отримані матеріальні цінності, які оприбутковуємо і відображаємо на субрахунках 1513, 1515, 1517, 1518, визнаємо доходом спеціального фонду з відображенням їх суми за кредитом субрахунка 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі». А оприбуткований брухт – на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу» визнаємо доходом спеціального фонду з відображенням його суми за кредитом субрахунка 7211 «Дохід від реалізації активів».
Операції з оприбуткування матцінностей є надходженнями у натуральній формі, а тому їх:
проводять у межах планових показників в частині поточних видатків на придбання запасів;
відображають у бухгалтерському обліку виконання бюджету.
Для цього установа складає і подає до місцевого органу Казначейства довідку про надходження у натуральній формі. У ній вона відображає вартість цінностей, які отримані від списання основних засобів. На цьому наголошує і Казначейство (лист від 23.01.2018 № 16-08/75-1420). Форми довідок про надходження у натуральній формі для установ, які утримуються з державного і місцевих бюджетів, різні (див. таблицю).
Бюджет, з якого утримується установа
Форма довідки
Підстава
Державний
Додаток 38 до Порядку № 1407
П. 11.17 Порядку № 1407
Місцевий
Додаток 32 до Порядку № 938
П. 12.7 Порядку № 938
Скорочення:
Порядок № 1407 – Порядок казначейського обслуговування державного бюджету, затверджений наказом Мінфіну від 24.12.2012 № 1407;
Порядок № 938 – Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Мінфіну від 23.08.2012 № 938
Не пізніше останнього робочого дня місяця, у якому отримано цінності від списання основних засобів, цю довідку слід подати місцевому органу Казначейства (п. 11.17 Порядку № 1407, п. 12.7 Порядку № 938).
Фінансовий результат від списання ОЗ становитиме: сума отриманого доходу мінус залишкова вартість основних засобів, непрямих податків і витрат, пов’язаних з їх списанням. Майте на увазі, якщо акт списання затверджено керівником установи, бухгалтер на підставі цього акта списує з балансу установи:
первісну (переоцінену), балансову вартість;
суму накопиченого зносу.
Списання основних засобів (проводки) відобразимо у таблиці.
Списання основних засобів: проводки
Зміст господарської операції
Кореспонденція субрахунків
Д-т
К-т
Списуємо з балансу установи основний засіб на суму його:
зносу
1411
10
залишкової вартості
8411
10
Списуємо інвестиційну нерухомість на суму її:
зносу
1414
1010
залишкової вартості
8411
1010
Списуємо інвестиційну нерухомість у зв’язку з її реалізацією:
відносимо до запасів балансову вартість нерухомості
1815
1010
списуємо знос
1414
1010
відносимо до накопичених фінансових результатів балансової вартості інвестиційної нерухомості при переведенні її до складу запасів
51
5512
Списуємо з балансу установи основний засіб, вартість якого протягом експлуатації дооцінювали, на суму його:
зносу
1411
10
залишкової вартості
8411
10
суми дооцінок об’єкта основних засобів, який списуємо
5311
5512
Списання основних засобів, які придбано або безоплатно отримано за операціями з внутрішнього переміщення в межах одного органу управління майном, відображаємо:
списанням суми зносу
1411
10
списанням залишкової вартості
8411
10
віднесенням первісної вартості до накопичених фінансових результатів
51
5512
Якщо списання основних засобів відбулось в результаті крадіжки, нестачі і встановлено винних у цьому осіб, в обліку додатково відображаємо записи на:
суму шкоди установі, яку винна особа має погасити (витрати на відновлення/придбання)
2115
7111
суму шкоди, яку спрямовують до бюджету (в частині перевищення витрат на відновлення/придбання)
2115
6312
Якщо винні особи не встановлені, суми нестач основних засобів відображаємо на позабалансовому рахунку 073
