Коли установа безоплатно отримує чи передає авто, здає його в оренду, відправляє або забирає з ремонту тощо, вона складає акт приймання-передачі транспортного засобу. Форми актів різняться залежно від мети передачі транспортного засобу. Розглянемо, у яких випадках і за якою формою складати ці акти.
Акт приймання-передачі транспортного засобу у разі внутрішнього переміщення
Пам’ятаємо, що транспортні засоби – це основні засоби. Тож коли передаємо транспортний засіб у межах установи між структурними підрозділами чи при зміні матеріально-відповідальних осіб, складаємо акт внутрішнього переміщення основних засобів.
Акт приймання-передачі транспортного засобу, отриманого безоплатно
Коли автомобіль, мотоцикл, мопед, велосипед отримуємо як безповоротну допомогу, дарунок чи гуманітарну допомогу або безоплатно отримуємо їх від іншої установи чи безоплатно передаємо іншій установі, складаємо акт прийому-передачі основних засобів.
Акт приймання-передачі транспортного засобу, який вийшов з ладу (на ремонт)
Якщо транспортні засоби вийшли з ладу чи їх доцільно модернізувати (наприклад, автомобіль у спецавтомобіль), акт приймання передачі автомобіля складаємо за формою акта передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів.
Після проведення відповідних робіт власними силами чи завдяки сторонній організації, складаємо акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів.
Хто складає і підписує акт приймання-передачі транспортного засобу
Коли автомобіль, мотоцикл, мопед, велосипед отримуємо як безповоротну чи гуманітарну допомогу, дарунок або безоплатно отримуємо чи передаємо їх іншій установі, акт приймання передачі транспортного засобу складає комісія, склад якої визначений у наказі керівника. Підписують його голова і члени комісії та матеріально-відповідальні особи. Акт затверджує керівник установи.
У разі переміщення між матеріально-відповідальними особами установи, акт внутрішнього переміщення основних засобів підписують матеріально-відповідальні особи і головний бухгалтер.
При передачі в ремонт, на реконструкцію, модернізацію і їх повернення, акт підписують матеріально-відповідальні особи, головний бухгалтер установи. Затверджує акт керівник.
Акт приймання-передачі транспортного засобу - зразок заповнення
Акт приймання-передачі автомобіля має реквізити:
назва установи;
її код ЄДРПОУ;
назва документа;
місце складання;
дата і номер акта.
Дату і номер акта зазначаємо після його:
підписання – якщо це внутрішнє переміщення;
затвердження керівником установи – якщо це безоплатні передача чи отримання, якщо транспортний засіб є гуманітарною чи безповоротною допомогою або дарунком, або акт приймання-передачі транспортного засобу складений для передачі на ремонт чи повернення з нього.
Для цих актів також спільними є реквізити:
назва об’єкта;
інвентарний номер;
первісна (переоцінена) вартість;
міцезнаходження.
Транспортний засіб – це специфічний основний засіб. Відомості про марку, модель, тип транспортного засобу, колір, номери двигуна, кузова, шасі зазначаємо у реквізиті «назва об’єкта» або реквізиті «коротка характеристика об’єкта».
Не важливо, чи це передача між установами, ремонтною організацією чи матеріально-відповідальними особами, під час кожної передачі слід звіряти держномер, номер двигуна, кузова, шасі з документами на передачу, паспортом транспортного засобу й іншими документами, які передають разом з автомобілем.
Якщо передача автомобілів, мотоциклів, мопедів чи велосипедів відбувається між установами чи організаціями, підприємствами, в акт приймання передачі транспортного засобу вписуємо назву юридичної особи, яка передає, і назву юридичної особи, яка приймає. Якщо передача між бюджетними установами, – обов’язково вказуємо суму зносу. При цьому в акті зазначаємо, які документи передають разом з транспортним засобом.
Який би акт за формою не був, обов’язково зазначаємо в ньому місцезнаходження автомобіля, мотоцикла, мопеда чи велосипеда у момент передачі.
У реквізиті «місцезнаходження» акта зазначаємо чітку інформацію про адресу будівлі (гаража) чи майданчика, номер бокса чи гаража, де знаходиться засіб.
Коли їх передаємо в ремонт, обов’язково зазначаємо назву юридичної особи, яка ремонтуватиме цей транспортний засіб або структурного підрозділу установи. Акт приймання передачі транспортного засобу бланк містить для цього відповідний реквізит. До такого акта додаємо дефектний акт або дефектну відомість.
Якщо транспортний засіб повертається з ремонту, у акті зазначаємо:
вартість ремонту;
період перебування його в ремонті;
перелік виконаних робіт.
Після проведеної модернізації чи реконструкції автомобіля, мотоцикла, мопеда чи велосипеда в акт приймання передачі транспортного засобу вписуємо зміни його характеристик. Матеріали, які отримуємо внаслідок ремонту, реконструкції, модернізації, теж відображаємо в акті за назвою, кількістю, вартістю одиниці і сумою з метою подальшого оприбуткування на баланс установи.
