Облік запасів: субрахунки, документація, проведення

Групи обліку запасів

Облік запасів урегульовує Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202 (далі – НП(с)БОДС 123) та Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, які затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.

За НП(с)БОДС 123 до запасів відносимо активи, які установа обліковує, аби:

• реалізувати, розподілити чи передати в майбутньому;
• використати в процесі діяльності;
• використати як сировину для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг.

Інструкція до нових форм податкової накладної та розрахунку коригування

В обліку запаси розподіляються за однорідними групами (підгрупами). Кожній групі (підгрупі) відповідає окремий cубрахунок бухгалтерського обліку.

Так, виробничі запаси розподілені за підгрупами:

• 1511 «Продукти харчування»;
• 1512 «Медикаменти та перев’язувальні засоби»;
• 1513 «Будівельні матеріали»;
• 1514 «Паливно-мастильні матеріали»;
• 1515 «Запасні частини»;
• 1516 «Тара»;
• 1517 «Сировина і матеріали»;
• 1518 «Інші виробничі запаси».

Облік біологічних активів ведемо за новими правилами на окремих субрахунках за умови, що ці активи обліковують за НП(с)БОДС 123, а не НП(с)БОДС 136 «Біологічні активи». Для їхнього обліку використовуються субрахунки:

• 1713 «Поточні біологічні активи рослинництва»;
• 1714 «Поточні біологічні активи тваринництва».

Військовий збір за ставкою 5%

Роз’яснення експерта допоможуть розібратися, коли та як утримувати військовий збір за новою ставкою — 5%.

Як утримувати з 1 грудня

Є запаси і в групі нефінансових активів, яка теж поділяється на підгрупи. Облік запасів у бюджетних установах здійснюється за субрахунками:

• 1811 «Готова продукція»;
• 1812 «Малоцінні швидкозношувані предмети» (МШП);
• 1814 «Державні матеріальні резерви й запаси»;
• 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу»;
• 1816 «Інші нефінансові активи».

Якщо запаси на зберіганні, то вони обліковуються на позабалансовому субрахунку 021 «Активи на відповідальному зберіганні розпорядників бюджетних коштів», якщо їх викрали чи вони зіпсувались, – на 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів».

Облік запасів правильний тоді, коли:

• їхню вартість можна достовірно визначити;
• установа у майбутньому отримає економічну вигоду від їхнього використання або вони мають потенціал корисності.

Річна фінзвітність: подаємо без помилок

• Річна бюджетна звітність: правила та форми
• Річна фінансова звітність за підсумками 2024 року в таблицях-підказках

Облік запасів: субрахунки й КЕКВ

Специфіка бюджетної установи полягає у тому, що вона планує та здійснює видатки, реєструє бюджетні й фінансові зобов’язання, використовуючи коди економічної класифікації видатків (КЕКВ). Тож спершу слід з’ясувати, за яким КЕКВ запланувати кошти для придбання запасів.

Якщо придбаваються активи, які обліковуються за субрахунками:

• 1513-1518, 1812, 1814-1816 – використовуються КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»;
• 1511 – КЕКВ 2210 або КЕКВ 2230 «Продукти харчування»;
• 1512 – КЕКВ 2210 або КЕКВ 2220 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали».

Облік запасів передбачає узагальнення на субрахунках бухгалтерського обліку не лише їхньої первісної вартості, а й витрат на транспортування, навантаження, розвантаження, доведення їх до придатного для використання стану. Якщо ці витрати не входять до ціни активу під час його придбання, облік ведемо за вищевказаними субрахунками, але оплату послуг сторонніх організацій з транспортування, навантаження, розвантаження чи інших послуг проводимо за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».

Якщо установа не є платником ПДВ, суму цього податку теж включаються до первісної вартості активу. Установа – платник ПДВ обліковує запаси, які придбали за кошти спецфонду, без врахування ПДВ. Тобто податок не включаються до вартості активу, а відносимо до податкового кредиту. Видатки на сплату цього податку плануються за КЕКВ 2800, а в бухгалтерському обліку відображаються на субрахунку 6311 «Розрахунки з бюджетом за податками і зборами».

Інвентаризація-2024 відповіді на гарячі запитання

• Комісія встановила пересортицю. Як врегулювати інвентаризаційну різницю?
• У якому розмірі МВО понесуть матеріальну відповідальність за нестачу?
• Як виправити помилки в інвентаризаційних документах?
• Комісія виявила основні засоби, які установа списала з балансу, але працівники все одно їх використовують. Що робити?
• Як заповнювати матеріали інвентаризації: від руки чи за допомогою комп’ютера?
• З ким із працівників можна укласти договір про повну матеріальну відповідальність?
• Як провести інвентаризацію розрахунків із дебіторами й кредиторами?
• Як під час інвентаризації видати або прийняти матеріальні цінності?

Оцінка запасів для їхнього обліку

Запаси оприбутковують за відповідними субрахунками за первісною вартістю. Порядок формування первісної вартості залежить від способу їхнього отримання.

Якщо установа товарно-матеріальні цінності (ТМЦ), які відповідають критеріям визнання запасів, придбала, то їхньою первісною вартістю є собівартість придбаних ТМЦ плюс витрати на доведення їх до стану, в якому вони придатні для використання. Тобто первісна вартість включає безпосередню вартість активу, суму податків, які не відшкодовують, транспортно-заготівельних й інших витрат.

Облік запасів у разі їхньої безоплатної передачі буде іншим. Якщо установа отримала ТМЦ від:

• бюджетної установи, держоргану чи органу місцевого самоврядування – первісною вартістю буде балансова вартість запасів за даними бухгалтерського обліку передавача;
• юридичної чи фізичної особи – первісною вартістю є справедлива вартість на день отримання. Облік запасів в бюджетних установах проводимо після отримання від комісії акту оцінки, у якій зазначено їхню справедливу вартість. Якщо вони створені власними силами, первісною вартістю буде виробнича собівартість, яка формується за правилами НП(с)БОДС 135 «Витрати».

У будь-якому випадку слід враховувати супутні витрати. Наведемо їх у таблиці нижче.

Облік ТЗВ щодо запасів

Запаси обліковуються за найменуванням або однорідною групою чи видом ТМЦ. Відповідно облік запасів буде поштучним або груповим.

Коли установа придбала один вид цінностей, вартість одиниці запасів визначається діленням первісної вартості на кількість одиниць (штук, кілограм, грам, центнерів, літрів). Якщо установа придбала кілька видів цінностей, їй слід правильно розподілити транспортно-заготівельні витрати (ТЗВ).

Зразки заповнення РК до ПН

Експерти журналу Головбух Бюджет підготували зразки заповнення розрахунку коригування до податкової накладної для різних ситуацій. 20 зразків, серед яких точно є той, що підійде саме вам.

СКАЧАТИ 20 ЗРАЗКІВ

НП(С)БОДС 123 визначено два способи обліку ТЗВ:

• варіант 1 – ТЗВ включаються з усіма витратами, понесеними на їхнє придбання, до складу первісної вартості придбання запасів. Цей підхід використовується, якщо можна достовірно визначити суми таких витрат, які безпосередньо відносяться до придбаних запасів. Його перевага – точність. Недолік – розподіл треба робити за кожним придбанням ТМЦ. Даний метод підходить, якщо операції з придбання ТМЦ поодинокі;
• варіант 2 – ТЗВ відображаються на окремому субрахунку, якщо вони пов’язані з доставкою кількох найменувань, груп, видів запасів. Цей метод найзручніший, якщо придбання ТМЦ установою здійснюється часто. Перевага цього методу – розподіл (списання ТЗВ) здійснюється лише в кінці періоду (місяця, кварталу). Недолік – менша точність, так як усі ТЗВ за цілою групою запасів обліковуються в одному «котлі» – субрахунку обліку ТЗВ.

Можна також застосовувати обидва підходи, але для різних груп запасів. Наприклад, для придбання сировини, матеріалів, паливно-мастильних матеріалів та інших виробничих запасів – варіант 2. А для придбання МШП – варіант 1. Вибір обраного варіанту треба внести до Положення про облікову політику установи.

Якщо обраний варіант 2, то для обліку ТЗВ через Положення про облікову політику установи можна:

• ввести субрахунок 1519 «ТЗВ з доставки виробничих запасів установи», де обліковувати ТЗВ за всіма виробничими запасами (у офіційному Плані рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі даний субрахунок відсутній);
• створити аналітичний рахунок з обліку ТЗВ за потрібною групою. Наприклад, 1517.1 «ТЗВ з доставки сировини і матеріалів», де обліковуються ТЗВ тільки, пов’язані з сировиною та матеріалами.

Номер рахунку особливого значення в обліку не грає – головне, це виокремити ТЗВ на окремий субрахунок чи аналітичний рахунок.

Якщо обрано метод обліку на окремому субрахунку (варіант 2), то щомісяця їхня сума розподіляється:

• пропорційно вартості запасів, які установа використала, передала чи реалізувала у звітному місяці. У такому разі на субрахунку обліку ТЗВ можливий залишок на кінець місяця. Такий розподіл можна здійснити на основі використання середнього % ТЗВ;
• або між сумою залишку запасів станом на кінець звітного місяця і сумою запасів, які використала, передала чи реалізувала у звітному місяці. У цьому разі залишку ТЗВ на субрахунку їхнього обліку на кінець місяця немає, адже уся сума буде розподілена. Розподіл здійснюється за складеною пропорцією.

ВИПЛАТИ ПРАЦІВНИКАМ

• Оплата праці держслужбовців — 2025
• Розрахунок середньої зарплати: відповіді фахівця Мінекономіки
• Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

З цих двох підходів краще обирати саме перший – на основі середнього % ТЗВ, адже за другим підходом практично нівелюється перевага використання окремого субрахунку.

Середній відсоток ТЗВ визначається за формулою:

У даній формулі ТЗВ на поч. та ТЗВ за місяць – це відповідно залишок за субрахунком обліку ТЗВ та оборот за Дт за даним субрахунком.

Сума ТЗВ, які слід списати за місяць з субрахунку їхнього обліку визначається за формулою:

Якщо запаси, які були придбані протягом місяця вибувають не повністю, то частина ТЗВ за ними залишається у залишку.

Вибуття запасів

В обліковій політиці бухгалтер прописує для кожного виду ТМЦ метод його оцінки у разі вибуття. Якщо матеріальні цінності однакового призначення й з аналогічними умовами використання, в обліковій політиці для них потрібно визначити один із трьох методів на вибір:

• собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);
• середньозваженої собівартості;
• ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів.

Професійна сертифікація бухгалтерів бюджетних установ — 2025

Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!

📢 Як стати бухгалтером-мрією кожного керівника

Вибуття МШП відображаються у меморіальному ордері 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП». Облік продуктів харчування та їхнього вибуття відображаються у м/о 12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування», а усіх інших запасів (крім МШП і продуктів харчування) – у м/о 13 «Накопичувальна відомість витрачання виробничих матеріалів».

Документальне оформлення операцій з запасами бюджетної установи

Універсальні бланки (форми) документів для обліку всіх ТМЦ, які визнанні запасами бюджетних установ, затверджені Наказом Мінфіну від 13.12.2022 р. № 431 «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання». Також цими же наказом затверджені й правила заповнення та оформлення даних форм – Порядок складання типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору (далі – Порядок № 431). Призначення документів для обліку запасів наведено у таблиці нижче.

До 2021 року також діяли окремі форми для обліку МШП, затверджені наказом Мінстату від 22.05.1996 р. № 145. Зараз наказ недіючий, тому для обліку МШП потрібно використовувати ті ж самі форми, що й для обліку інших запасів, тобто з Порядку № 431 (про це свідчить п. 1 ч. 5 Порядку № 431, у якому МШП згадуються при описі порядку використання накладної (вимоги)). Однак за бажання бюджетні установи можуть і далі використовувати ці спеціалізовані форми для МШП, але затвердити їх наказом про облікову політику або іншим внутрішнім документом (самі бланки можна навести у Додатку до такого наказу). Тоді спеціалізовані форми обліку МШП можуть бути такі:

• МШ-1 «Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)»;
• МШ-2 «Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів»;
• МШ-3 «Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)»;
• МШ-4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів»;
• МШ-5 «Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні»;
• МШ-6 «Особова картка №__ обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв»;
• МШ-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв»;
• МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів».

Ще один варіант – розробити власні форми обліку для певних груп запасів, тих же МШП.

Добірка статей від колишнього ревізора для керівника установи

• Чи покарають ревізори керівника за помилки бухгалтера
• Незаконне звільнення: чиїм коштом відгукнеться
• Шість ризиків для керівника в положенні про преміювання
• Працівник не виконав розпорядження керівника, тому не отримав премію. На чий бік став суд
• Що буде, якщо перешкоджати ревізії Держаудитслужби
• Чи завжди дії ревізорів правомірні
• Як неузгоджені норми законів не допомогли ревізорам підтвердити порушення
• Що робити, якщо ревізори вимагають повернути кошти до бюджету
• Чому виявлений ревізорами збіг графіків роботи не вирок

Облік запасів в бюджетних установах: проведення

Операції із запасами відображаються у бухгалтерському обліку методом подвійного запису за дебетом і кредитом відповідних субрахунків з використанням бухгалтерських проведень, які наведені у таблиці нижче. Якщо не може знайти потрібне проведення, то корисною також може бути Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, яка затверджена 29.12.2015 № 1219.

Приклади обліку запасів

Приклад 1 (попередня оплата). Придбання запасів бюджетною установою на умовах попередньої оплати. Придбано будівельні матеріали на суму 36000 грн, у т.ч. ПДВ. ТЗВ склали 500 грн (перевізник – неплатник ПДВ). Ситуації розглянемо для двох випадків:

• бюджетна установа – неплатник ПДВ;
• бюджетна установа – платник ПДВ.

Бухгалтерські проведення до даного прикладу наведені у таблиці нижче.

Приклад 2 (післяплата). Розглянемо ту ж саму ситуацію, що й у прикладу 1, але оплата здійснюється після отримання будівельних матеріалів. Теж два випадки:

• бюджетна установа – неплатник ПДВ;
• бюджетна установа – платник ПДВ.

Бухгалтерські проведення до даного прикладу наведені у таблиці нижче.

Приклад 3 (безплатне отримання запасів). Установа отримала безплатно продукти харчування на суму 25000 грн (гуманітарна допомога). Бухгалтерські проведення до даного прикладу наведені у таблиці нижче.

Приклад 4 (використання запасів). Установа використала продукти харчування у їдальні на суму 7100 грн, у т.ч. ТЗВ. Бухгалтерські проведення до даного прикладу наведені у таблиці нижче.

Приклад 5 (оприбуткування лишків запасів після інвентаризації). Внаслідок інвентаризації виявлені будівельні матеріали на суму 3000 грн. Бухгалтерські проведення до даного прикладу наведені у таблиці нижче.