Как вести учет запасов - субсчета, документация, проводки

RU UA
Автор
бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Учет запасов: ➤ группы учета ➤ субсчета и КЭКР ➤ оценка запасов ➤ документальное оформление ➤ проводки для учета запасов

✔ ЯК ПЕРЕДАТИ ДЕРЖМАЙНО НА ПОТРЕБИ ЗСУ

Запасы и группы учета

Учет запасов регулирует Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 «Запасы», утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 № 1202 (далее - НП (с) БУГС 123) и методрекомендации по их учету.

За НП (с) БУГС 123 до запасов относим активы, которые учреждение учитывает, чтобы:

  • реализовать, распределить или передать в будущем;
  • использовать в процессе деятельности;
  • использовать как сырье для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг.

Бухгалтерский учет запасов в бюджетных учреждениях 2020 распределяем по однородным группам (подгруппам). Каждой группе (подгруппе) соответствует отдельный cубсчет бухучета.

Так, производственные запасы распределены по подгруппам:

  • 1511 «Продукты питания»;
  • 1512 «Медикаменты и перевязочные средства»;
  • 1513 «Стройматериалы»;
  • 1514 «ГСМ»;
  • 1515 «Запасные части»;
  • 1516 «Тара»;
  • 1517 «Сырье и материалы»;
  • 1518 «Прочие производственные запасы».

Учет биологических активов ведем по новым правилам на отдельных субсчетах при условии, что эти активы учитываются по НП (с) БУГС 123, а не 136. Для их учета используем субсчета:

  • 1713 «Текущие биологические активы растениеводства»;
  • 1714 «Текущие биологические активы животноводства».

Есть запасы и в группе нефинансовых активов, которая тоже делится на подгруппы. Учет запасов в бюджетных учреждениях осуществляем по субсчетам:

  • 1811 «Готовая продукция»;
  • 1812 «МБП»;
  • 1814 «Государственные матрезервы и запасы»;
  • 1815 «Активы для распределения, передачи, продажи»;
  • 1816 «Другие нефинансовые активы».

Если запасы на хранении, их учитываем на забалансовом субсчете 021, если их похитили или они испортились - на 073.

Учет запасов правильный тогда, когда:

  • их стоимость можно достоверно определить;
  • учреждение в будущем получит экономическую выгоду от их использования или они имеют потенциал полезности.

Субсчета и КЭКР

Специфика бюджетного учреждения состоит в том, что оно планирует и осуществляет расходы, регистрирует бюджетные и финансовые обязательства, используя коды экономической классификации расходов (КЭКР). Поэтому сначала следует выяснить, по какому КЭКР запланировать средства для приобретения запасов.

Коди економічної класифікації видатків

Приобретаем активы, учитываем на субсчетах:

  • 1513-1518, 1812, 1814-1816 - по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь»;
  • 1511 - КЭКР 2210 или КЭКР 2230 «Продукты питания»;
  • 1512 - КЭКР 2210 или КЭКР 2220 «Медикаменты и перевязочные материалы».

Учет запасов предполагает обобщение на субсчетах бухучета не только их первоначальной стоимости, но и расходов на транспортировку, погрузку, разгрузку, доведение их до пригодного для использования состояния. Если эти расходы не входят в цену актива при его приобретении, учет ведем по вышеуказанным субсчетам, но оплату услуг сторонних организаций по транспортировке, погрузке, разгрузке или иных услугах проводим по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».

Если учреждение не является плательщиком НДС, сумму этого налога тоже включаем в первоначальную стоимость актива. Учреждение - плательщик НДС учитывает запасы, которые приобрели за средства спецфонда, без учета НДС. То есть налог не включаем в стоимость актива, а относим к налоговому кредиту. Расходы на уплату этого налога планируем по КЭКР 2800, а в бухучете отражаем на субсчете 6311 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам».

Оценка запасов в бухгалтерском учете

Запасы оприходуют по соответствующим субсчетам по первоначальной стоимости. Методика формирования первоначальной стоимости зависит от способа их получения.

Если учреждение товарно-материальные ценности (ТМЦ) приобрело, то их первоначальной стоимостью является себестоимость приобретенных ТМЦ плюс расходы на доведение их до состояния, в котором они пригодны для использования. То есть первоначальная стоимость включает непосредственную стоимость актива, сумму налогов, которые не возмещают, транспортно-заготовительных и других расходов.

Учет запасов в случае их безвозмездной передачи будет другим. Если учреждение получило ТМЦ от:

  • бюджетного учреждения, госоргана или органа местного самоуправления - первоначальной стоимостью будет балансовая стоимость запасов по данным бухгалтерского учета передатчика;
  • юридического или физического лица - первоначальной стоимостью будет справедливая стоимость на день получения. Учет запасов в бюджетных учреждениях проводим после получения от комиссии акта оценки, в которой указано их справедливую стоимость. Если они созданы собственными силами, первоначальной стоимостью будет производственная себестоимость, которую формируем за НП (с) БУГС 135.

В любом случае следует учитывать сопутствующие расходы. Приведем их в таблице.

Формирование первоначальной стоимости ЗАПАСОВ

вид расходов

способ получения

приобретенные

полученные безвозмездно

созданные собственными силами

Ввозная пошлина (на запасы, ввезенные из других стран)

+

+

-

Косвенные налоги, которые не возмещаем (НДС, акцизный сбор)

+

+

-

Транспортно-заготовительные расходы

+

+

-

Другие расходы на приобретение (получение) ТМЦ

+

+

-

Расходы по доведению их до состояния, в котором они пригодны для использования

+

+

+

Прямые расходы учреждения на создание, производство

-

-

+

Общепроизводственные расходы учреждения (переменные и постоянные распределенные)

-

-

+

Учет ТЗР по запасам

Запасы учитываем по наименованию или однородной группой или видом ТМЦ. То есть учет запасов будет поштучным или групповым.

Когда учреждение приобрело один вид ценностей, стоимость единицы запасов определяем делением первоначальной стоимости на количество единиц (штук, килограмм, грамм, центнеров, литров). Если учреждение приобрело несколько видов ценностей, ему следует правильно распределить транспортно-заготовительные расходы (ТЗР).

НП (С) БУГС 123 определено два способа учета ТЗР:

  • вариант 1 - ТЗР включаются со всеми расходами, понесенными на их приобретение, в состав первоначальной стоимости приобретения запасов. Этот подход используется, если можно достоверно определить суммы таких расходов, которые непосредственно относятся к приобретенных запасов. Его преимущество - точность. Недостаток - распределение надо делать по каждому приобретению ТМЦ. Данный метод подходит, если операции по приобретению ТМЦ единичные;
  • вариант 2 - ТЗР отражаются на отдельном субсчете, если они связаны с доставкой нескольких наименований, групп, видов запасов. Этот метод самый удобный, если приобретение ТМЦ учреждением осуществляется часто. Преимущество этого метода - распределение (списание ТЗР) осуществляется только в конце периода (месяца, квартала). Недостаток - меньшая точность, так как все ТЗР по всей группе запасов учитываются в одном «котле» - субсчета учета ТЗР.

Можно также применять оба подхода, но для разных групп запасов. Например, для приобретения сырья, материалов, ГСМ и других производственных запасов - вариант 2. А для приобретения МБП - вариант 1. Выбор выбранного варианта надо внести в Положение об учетной политике учреждения.

Если выбран вариант 2, то для учета ТЗР через Положение об учетной политике учреждения можно:

  • ввести субсчет 1519 «ТЗР по доставке производственных запасов учреждения», где учитывать ТЗР по всем производственным запасам (в официальном Плане счетов бухгалтерского учета в государственном секторе данный субсчет отсутствует)
  • создать аналитический счет по учету ТЗР по нужной группе. Например, 1517.1 «ТЗР по доставке сырья и материалов», где учитывать ТЗР только по сырью и материалам.

Номер счета особое значение в учете не играет - главное, это выделить ТЗР на отдельный субсчет или аналитический счет.

Если выбран метод учета на отдельном субсчете (вариант 2), то ежемесячно их сумму распределяем:

  • пропорционально стоимости запасов, которые учреждение использовало, передали или реализовало в отчетном месяце. В таком случае на субсчете учета ТЗР возможен остаток на конец месяца. Такое распределение можно осуществить на основе использования среднего % ТЗР;
  • или между суммой остатка запасов на конец отчетного месяца и суммой запасов, которые использовало, передало ли реализовало в отчетном месяце. В этом случае остатка ТЗР на субсчете их учета на конец месяца нет, ведь вся сумма будет распределена. Распределение осуществляем по составленной пропорции.

Из этих двух подходов рекомендуем выбирать именно первый - на основе среднего % ТЗР, ведь по второму подходом практически нивелируется преимущество использования отдельного субсчета.

Средний процент ТЗР определяется по формуле:

Средний % ТЗР

=

(ТЗР в нач. + ТЗР за месяц) × 100%

(Запасы в нач. + Запасы, поступившие за месяц)

В данной формуле ТЗР в нач. и ТЗР за месяц - это соответственно остаток по субсчету учета ТЗР и оборот по Дт по данному субсчету.

Сумма ТЗР, которую следует списать за месяц с субсчета их учета, определяется по формуле:

ТЗР, следует списать

=

Запасы, выбывших за месяц × Средний % ТЗР

Если запасы, которые были приобретены в течение месяца выбывают не полностью, то часть ТЗР по ним остается в остатке.

Выбытие запасов

В учетной политике бухгалтер прописывает для каждого вида ТМЦ метод его оценки в случае выбытия. Если матценности одинакового назначения и с аналогичными условиями использования, в учетной политике для них нужно определить один из трех методов на выбор:

  • по себестоимости первых по времени поступления запасов (ФИФО);
  • по средневзвешенной себестоимости;
  • по идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов.

Выбытие отражаем в мемориальном ордере 10 «Накопительная ведомость о выбытии и перемещении МБП». Учет продуктов питания и их выбытие отражаем в м/о 12 «Сведения накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания», а всех запасов (кроме МБП и продуктов питания) - в м/о 13 «Накопительная ведомость расходования производственных материалов».

Документальное оформление

Операции с ТМЦ нужно отразить в типовых формах:

  • С-1, С-2, ..., С-14 - по которым ведем учет запасов;
  • МШ-1, МШ-2, ..., МШ-8 - по которым ведем учет МБП.

Порядок составления этих форм определяют в соответствии с приказом Казначейства от 18.12.2000 № 130 и приказом Госкомстата от 22.05.1996 № 145.

База проводок по учету запасов

Операции с запасами отражаем в бухучете методом двойной записи по дебету и кредиту соответствующих субсчетов.

Содержание хозяйственной операции

Проводки

Дт

Кт

Поступление запасов

Оприходуем запасы (кроме операций внутриведомственной передачи)

1511-1518, 1812, 1814-1816

2113, 2116, 6211

Относим к первоначальной стоимости запасов затраты, связанные с приобретением, доведением до пригодного состояния

1511-1518, 1812, 1814-1816

Налоговый кредит по НДС (на условиях предоплаты)

6311

2113

Налоговый кредит по НДС (на условиях последующей оплаты)

6311

2116

Оприходуем ТМЦ (как гуманитарную или благотворительную помощь)

2313

7511

2117

2313

1511-1518, 1812, 1816

2117

Оприходуем ТМЦ, ранее не учтенные на балансе, излишки запасов, выявленных инвентаризацией

2313

7211

2117

2313

1511-1518, 1812, 1814-1816

2117

Оприходуем ТМЦ, полученные от списания других активов

2313

7211

2117

2313

1513-1518, 1812, 1816

2117

Выбытие запасов

Списываем запасы в связи с их выбытием (кроме операций внутриведомственной передачи)

8013, 8113, 8511

1511-1518, 1812, 1814-1816

Относим ТЗР в случае сбора их суммы на отдельном аналитическом счете

Списываем ТМЦ, приобретенные (изготовленные) в предыдущие отчетные годы, которые отчуждают путем реализации

5512

1511-1518, 1811-1812, 1814-1816

Списываем ТМЦ на создание новых активов (запасы, созданные собственными силами)

8113

1511, 1513, 1515-1518, 1812, 1816

Списываем запасы вследствие недостатка, естественной убыли

8013, 8113

1511-1518, 1812, 1814-1816

Дополнительно запись, когда виновников в недостатке не установлен (сумма недостачи)

073

-

Если они установлены:

  • сумма возмещенных убытков учреждения на восстановление ТМЦ

2115

7111

  • сумма возмещенных убытков бюджета

6312

Примеры учета запасов

Пример 1 (предоплата). Приобретение запасов бюджетным учреждением на условиях предварительной оплаты. Приобретено строительных материалов на сумму 36000 грн, в т.ч. НДС. ТЗР составило 500 грн (перевозчик - неплательщик НДС). Ситуацию рассмотрим для двух случаев:

  • бюджетное учреждение - неплательщик НДС;
  • бюджетное учреждение - плательщик НДС.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

Если бюджетное учреждение - неплательщик НДС

Уплачено авансом за строительные материалы (предоплата)

2113

2313

36000

Оплаченные авансом транспортные услуги

2113

2313

500

Получены и оприходованы строительные материалы

1513

6211

36000

Отражены ТЗР

1519 *

6211

500

Проведен зачет задолженностей с поставщиком строительных материалов **

6211

2113

36000

Проведен зачет задолженностей **

6211

2113

500

Если бюджетное учреждение - плательщик НДС

Уплачено авансом за строительные материалы (предоплата)

2113

2313

36000

Отражен налоговый кредит по НДС на основе зарегистрированной поставщиком налоговой накладной

6311

2113

6000

Оплаченные авансом транспортные услуги

2113

2313

500

Получены и оприходованы строительные материалы

1513

6211

30000

Отражены ТЗР

1519 *

6211

500

Произведен зачет задолженностей с поставщиком строительных материалов **

6211

2113

30000

Проведен зачет задолженностей с перевозчиком **

6211

2113

500

* 1519 - субсчет для учета ТЗР, введен Положением об учетной политике бюджетного учреждения;

** оформляем бухгалтерской справкой.

Пример 2 (наложенный платеж). Рассмотрим ту же ситуацию, что и в примере 1, но оплата производится после получения строительных материалов. Тоже 2 варианта:

  • бюджетное учреждение - неплательщик НДС;
  • бюджетное учреждение - плательщик НДС.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

Если бюджетное учреждение - неплательщик НДС

Получены и оприходованы строительные материалы

1513

6211

36000

Отражены ТЗР

1519 *

6211

500

Оплачено поставщику за строительные материалы **

6211

2313

36000

Оплачено перевозчику **

6211

2313

500

Если бюджетное учреждение - плательщик НДС

Получены и оприходованы строительные материалы

1513

6211

30000

Отражен налоговый кредит по НДС на основе зарегистрированной поставщиком налоговой накладной

6311

6211

6000

Отражены ТЗР

1519 *

6211

500

Оплачено поставщику за строительные материалы **

6211

2313

36000

Оплачено перевозчику **

6211

2313

500

* 1519 - субсчет для учета ТЗР, введен Положением об учетной политике бюджетного учреждения;

** оформляем бухгалтерской справкой.

Пример 3 (бесплатное получение запасов). Учреждение получило бесплатно продукты питания на сумму 25000 грн (гуманитарная помощь).

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

Получены и оприходованы от дарителя продукты питания, которые поступили как безвозвратная помощь (гуманитарная помощь)

1511

2117

25000

Отражен доход по необменных операций

2313

7511

25000

Увеличение регистрационного счета списано на расчеты с дарителем

2117

2313

25000

Отнесен на финрезультат выполнения сметы отчетного периода доход, полученный от необменных операций

7511

5511

25000

Пример 4 (использование запасов). Учреждение использовало продукты питания в столовой.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

Продукты списаны на материальные расходы учреждения

8013

1511

7000

Списана часть ТЗР на основе среднего процента ТЗР

8013

1519

100

Расходы отнесены на финрезультат выполнения сметы

5511

8013

7100

Пример 5 (оприходование излишков запасов после инвентаризации). В результате инвентаризации выявлены строительные материалы на сумму 3000 грн.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

Увеличен регистрационный счет и признан доход от оприходования активов, ранее не учтенных в балансе

2313

7112

3000

Увеличение регистрационного счета отнесено на условные расчеты (счет 2117 в данном случае используется как транзитный)

2117

2313

3000

Оприходован избыток строительных материалов

1513

2117

3000

Доходы от оприходования излишков отнесен на финрезультат сметы отчетного периода.

7112

5511

3000

Вебінарний марафон доя Дня бухгалтера

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді