Как вести учет запасов - субсчета, документация, проводки

Запасы и группы учета

Учет запасов регулирует Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 «Запасы», утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 № 1202 (далее - НП (с) БУГС 123) и методрекомендации по их учету.

За НП (с) БУГС 123 до запасов относим активы, которые учреждение учитывает, чтобы:

• реализовать, распределить или передать в будущем;
• использовать в процессе деятельности;
• использовать как сырье для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг.

Бухгалтерский учет запасов в бюджетных учреждениях 2020 распределяем по однородным группам (подгруппам). Каждой группе (подгруппе) соответствует отдельный cубсчет бухучета.

Так, производственные запасы распределены по подгруппам:

• 1511 «Продукты питания»;
• 1512 «Медикаменты и перевязочные средства»;
• 1513 «Стройматериалы»;
• 1514 «ГСМ»;
• 1515 «Запасные части»;
• 1516 «Тара»;
• 1517 «Сырье и материалы»;
• 1518 «Прочие производственные запасы».

Учет биологических активов ведем по новым правилам на отдельных субсчетах при условии, что эти активы учитываются по НП (с) БУГС 123, а не 136. Для их учета используем субсчета:

• 1713 «Текущие биологические активы растениеводства»;
• 1714 «Текущие биологические активы животноводства».

Есть запасы и в группе нефинансовых активов, которая тоже делится на подгруппы. Учет запасов в бюджетных учреждениях осуществляем по субсчетам:

• 1811 «Готовая продукция»;
• 1812 «МБП»;
• 1814 «Государственные матрезервы и запасы»;
• 1815 «Активы для распределения, передачи, продажи»;
• 1816 «Другие нефинансовые активы».

Если запасы на хранении, их учитываем на забалансовом субсчете 021, если их похитили или они испортились - на 073.

Учет запасов правильный тогда, когда:

• их стоимость можно достоверно определить;
• учреждение в будущем получит экономическую выгоду от их использования или они имеют потенциал полезности.

⚡ Мінфін оновив нормативку з бухобліку в державному секторі

• Чи вносити зміни до облікової політики ⏩

Субсчета и КЭКР

Специфика бюджетного учреждения состоит в том, что оно планирует и осуществляет расходы, регистрирует бюджетные и финансовые обязательства, используя коды экономической классификации расходов (КЭКР). Поэтому сначала следует выяснить, по какому КЭКР запланировать средства для приобретения запасов.

Коди економічної класифікації видатків

Приобретаем активы, учитываем на субсчетах:

• 1513-1518, 1812, 1814-1816 - по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь»;
• 1511 - КЭКР 2210 или КЭКР 2230 «Продукты питания»;
• 1512 - КЭКР 2210 или КЭКР 2220 «Медикаменты и перевязочные материалы».

Учет запасов предполагает обобщение на субсчетах бухучета не только их первоначальной стоимости, но и расходов на транспортировку, погрузку, разгрузку, доведение их до пригодного для использования состояния. Если эти расходы не входят в цену актива при его приобретении, учет ведем по вышеуказанным субсчетам, но оплату услуг сторонних организаций по транспортировке, погрузке, разгрузке или иных услугах проводим по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».

Если учреждение не является плательщиком НДС, сумму этого налога тоже включаем в первоначальную стоимость актива. Учреждение - плательщик НДС учитывает запасы, которые приобрели за средства спецфонда, без учета НДС. То есть налог не включаем в стоимость актива, а относим к налоговому кредиту. Расходы на уплату этого налога планируем по КЭКР 2800, а в бухучете отражаем на субсчете 6311 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам».

Оценка запасов в бухгалтерском учете

Запасы оприходуют по соответствующим субсчетам по первоначальной стоимости. Методика формирования первоначальной стоимости зависит от способа их получения.

Если учреждение товарно-материальные ценности (ТМЦ) приобрело, то их первоначальной стоимостью является себестоимость приобретенных ТМЦ плюс расходы на доведение их до состояния, в котором они пригодны для использования. То есть первоначальная стоимость включает непосредственную стоимость актива, сумму налогов, которые не возмещают, транспортно-заготовительных и других расходов.

Учет запасов в случае их безвозмездной передачи будет другим. Если учреждение получило ТМЦ от:

• бюджетного учреждения, госоргана или органа местного самоуправления - первоначальной стоимостью будет балансовая стоимость запасов по данным бухгалтерского учета передатчика;
• юридического или физического лица - первоначальной стоимостью будет справедливая стоимость на день получения. Учет запасов в бюджетных учреждениях проводим после получения от комиссии акта оценки, в которой указано их справедливую стоимость. Если они созданы собственными силами, первоначальной стоимостью будет производственная себестоимость, которую формируем за НП (с) БУГС 135.

В любом случае следует учитывать сопутствующие расходы. Приведем их в таблице.

⚡ОБЛІКОВА ПОЛІТИКА НА ВІДМІННО

• Що таке облікова політика, які має складові, як погоджувати та змінювати її ⏩
• Які норми прописати у положенні про облікову політику бюджетних установ ⏩
• Зразок Положення про облікову політику бюджетної установи ⏩

Учет ТЗР по запасам

Запасы учитываем по наименованию или однородной группой или видом ТМЦ. То есть учет запасов будет поштучным или групповым.

Когда учреждение приобрело один вид ценностей, стоимость единицы запасов определяем делением первоначальной стоимости на количество единиц (штук, килограмм, грамм, центнеров, литров). Если учреждение приобрело несколько видов ценностей, ему следует правильно распределить транспортно-заготовительные расходы (ТЗР).

НП (С) БУГС 123 определено два способа учета ТЗР:

• вариант 1 - ТЗР включаются со всеми расходами, понесенными на их приобретение, в состав первоначальной стоимости приобретения запасов. Этот подход используется, если можно достоверно определить суммы таких расходов, которые непосредственно относятся к приобретенных запасов. Его преимущество - точность. Недостаток - распределение надо делать по каждому приобретению ТМЦ. Данный метод подходит, если операции по приобретению ТМЦ единичные;
• вариант 2 - ТЗР отражаются на отдельном субсчете, если они связаны с доставкой нескольких наименований, групп, видов запасов. Этот метод самый удобный, если приобретение ТМЦ учреждением осуществляется часто. Преимущество этого метода - распределение (списание ТЗР) осуществляется только в конце периода (месяца, квартала). Недостаток - меньшая точность, так как все ТЗР по всей группе запасов учитываются в одном «котле» - субсчета учета ТЗР.

Можно также применять оба подхода, но для разных групп запасов. Например, для приобретения сырья, материалов, ГСМ и других производственных запасов - вариант 2. А для приобретения МБП - вариант 1. Выбор выбранного варианта надо внести в Положение об учетной политике учреждения.

Если выбран вариант 2, то для учета ТЗР через Положение об учетной политике учреждения можно:

• ввести субсчет 1519 «ТЗР по доставке производственных запасов учреждения», где учитывать ТЗР по всем производственным запасам (в официальном Плане счетов бухгалтерского учета в государственном секторе данный субсчет отсутствует)
• создать аналитический счет по учету ТЗР по нужной группе. Например, 1517.1 «ТЗР по доставке сырья и материалов», где учитывать ТЗР только по сырью и материалам.

Номер счета особое значение в учете не играет - главное, это выделить ТЗР на отдельный субсчет или аналитический счет.

Если выбран метод учета на отдельном субсчете (вариант 2), то ежемесячно их сумму распределяем:

• пропорционально стоимости запасов, которые учреждение использовало, передали или реализовало в отчетном месяце. В таком случае на субсчете учета ТЗР возможен остаток на конец месяца. Такое распределение можно осуществить на основе использования среднего % ТЗР;
• или между суммой остатка запасов на конец отчетного месяца и суммой запасов, которые использовало, передало ли реализовало в отчетном месяце. В этом случае остатка ТЗР на субсчете их учета на конец месяца нет, ведь вся сумма будет распределена. Распределение осуществляем по составленной пропорции.

Из этих двух подходов рекомендуем выбирать именно первый - на основе среднего % ТЗР, ведь по второму подходом практически нивелируется преимущество использования отдельного субсчета.

Средний процент ТЗР определяется по формуле:

В данной формуле ТЗР в нач. и ТЗР за месяц - это соответственно остаток по субсчету учета ТЗР и оборот по Дт по данному субсчету.

Сумма ТЗР, которую следует списать за месяц с субсчета их учета, определяется по формуле:

Если запасы, которые были приобретены в течение месяца выбывают не полностью, то часть ТЗР по ним остается в остатке.

⚡️ УРЯД ЗМІНИВ ДЕЯКІ БЮДЖЕТНІ ПРОЦЕДУРИ

• Як застосовувати норми БК в умовах воєнного стану❓

Выбытие запасов

В учетной политике бухгалтер прописывает для каждого вида ТМЦ метод его оценки в случае выбытия. Если матценности одинакового назначения и с аналогичными условиями использования, в учетной политике для них нужно определить один из трех методов на выбор:

• по себестоимости первых по времени поступления запасов (ФИФО);
• по средневзвешенной себестоимости;
• по идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов.

Выбытие отражаем в мемориальном ордере 10 «Накопительная ведомость о выбытии и перемещении МБП». Учет продуктов питания и их выбытие отражаем в м/о 12 «Сведения накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания», а всех запасов (кроме МБП и продуктов питания) - в м/о 13 «Накопительная ведомость расходования производственных материалов».

Документальное оформление

Операции с ТМЦ нужно отразить в типовых формах:

• С-1, С-2, ..., С-14 - по которым ведем учет запасов;
• МШ-1, МШ-2, ..., МШ-8 - по которым ведем учет МБП.

Порядок составления этих форм определяют в соответствии с приказом Казначейства от 18.12.2000 № 130 и приказом Госкомстата от 22.05.1996 № 145.

База проводок по учету запасов

Операции с запасами отражаем в бухучете методом двойной записи по дебету и кредиту соответствующих субсчетов.

Передплата 2022 Каталог БУХГАЛТЕРІЯ

• Головбух: Бюджет
• Головбух: Праця та зарплата
• Комплект журналів «ВСЕ ДЛЯ БЮДЖЕТУ»

Примеры учета запасов

Пример 1 (предоплата). Приобретение запасов бюджетным учреждением на условиях предварительной оплаты. Приобретено строительных материалов на сумму 36000 грн, в т.ч. НДС. ТЗР составило 500 грн (перевозчик - неплательщик НДС). Ситуацию рассмотрим для двух случаев:

• бюджетное учреждение - неплательщик НДС;
• бюджетное учреждение - плательщик НДС.

Пример 2 (наложенный платеж). Рассмотрим ту же ситуацию, что и в примере 1, но оплата производится после получения строительных материалов. Тоже 2 варианта:

• бюджетное учреждение - неплательщик НДС;
• бюджетное учреждение - плательщик НДС.

Пример 3 (бесплатное получение запасов). Учреждение получило бесплатно продукты питания на сумму 25000 грн (гуманитарная помощь).

Пример 4 (использование запасов). Учреждение использовало продукты питания в столовой.

Пример 5 (оприходование излишков запасов после инвентаризации). В результате инвентаризации выявлены строительные материалы на сумму 3000 грн.