Электронная подпись при отсутствии главного бухгалтера

RU UA
Бывают ситуации, когда при отсутствии главного бухгалтера отчеты формирует старший бухгалтер. Нужна ли в таком случае ЭЦП для старшего бухгалтера или он может использовать ЭЦП директора? Учет приобретения электронной подписи (токена) и алгоритм его обновления - вопросы данной консультации.

Главный бухгалтер отсутствует - как быть с подписанием отчетности?

Ситуация, когда в учреждении временно отсутствует главный бухгалтер, а отчетность надо подписать - вполне обычная. Он может быть в отпуске, на больничном, командировке или даже уволился, а нового еще не оформили. Однако, отчетность надо сдавать, налоговые накладные регистрировать и т.д.

Вариант с подписанием отчетности только директором (руководителем) учреждения не подходит, так как у бюджетных учреждений, в отличие от обычных предприятий, не может быть ведение бухгалтерской отчетности руководителем (ч. 4 ст. 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г.. № 996 ). Итак, остается только оформить электронную подпись для старшего бухгалтера или другого лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера во время его отсутствия.

Внимание: Руководитель бюджетного учреждения не может подписывать отчетность вместо главного бухгалтера - в бюджетных учреждениях ведение отчетности руководителем запрещено.

Отримайте -40% на Експрес-курс для керівників та фахівців бухгалтерської служби

Как оформить электронную подпись на старшего бухгалтера?

Для оформления электронной подписи старшему бухгалтеру:

1. Обращаемся в аккредитованный центр сертификации ключей (АЦСК), который выдавал и другие электронные цифровые подписи (ЭЦП). Скорее всего, это был АЦСК ГКСУ. Возможно, надо будет написать заявление и оплатить изготовление новой электронной подписи в виде специального файла или более защищенной квалифицированной электронной подписи (КЭП) на специальной флешке, которую в обиходе называют «токен» . Здесь все зависит от правил сервисного центра и стоимости его услуг. Желательно получить именно КЭП, так как бывшие ЭЦП без защищенного носителя можно будет использовать только до 07.11.2020 г.. Кроме того, ГНС об использовании электронной подписи на незащищенном носителе постоянно напоминает сообщениями в электронном кабинете.

2. После получения подписи необходимо подать сообщение о нем в ГНС по форме из приложения 2 Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами, приказ Минфина от 06.06.2017 г. № 557 (далее - Порядок № 557). С налоговиками уже должен был быть подписан Договор о признании электронных документов. Он остается в силе. Необходимо подать только упомянутое сообщение в электронном виде (п. 11 разд ИИИ Порядка № 557). Сертификат сообщение в электронном кабинете имеет код J (F) 1391103. По этому вопросу есть индивидуальная налоговая консультация ГУ ДФС в Днепропетровской области от 05.11.2019 г. № 1191/ИПК/04-36-04-01-16.

Направить сообщение в ГНС недостаточно - нужно еще дождаться электронной квитанции о его получении.

Форма уведомления о предоставлении информации по КЭП

С упомянутом сообщении из приложения 2 Порядка № 557 в соответствующих графах указывается:

  • ФИО бухгалтера, которому предоставляется право подписи электронных документов;
  • идентификационный код бухгалтера (номер учетной карточки налогоплательщика);
  • номер паспорта;
  • должность, например, старший бухгалтер, бухгалтер;
  • тип подписи «бухгалтер»;
  • исполнитель - ЭЦП лица, которая ставится на сформированном Сообщении (разъяснение ГНС в 135.03 ОИР). Так как таких лиц несколько - см. ниже, то один из них должен быть исполнителем. Например, как исполнителя можно поставить старшего бухгалтера, которому сделали уже электронная подпись, или самого руководителя.

В сообщении можно отметить и нескольких бухгалтеров, которым предоставляется право подписи.

Подписывается Сообщение следующим образом (разъяснение ГНС в 135.03 ОИР):

  • сначала накладываются электронные подписи всех лиц, включенных в сообщение, в порядке очередности их внесения. То есть только подпись бухгалтера, которому делегируется право подписи, если он один;
  • потом - электронная подпись особы, которая подписывала заявление о присоединении к Договору (руководителя) о признании электронных документов. Это заявление подавали еще при заключении Договора - в нем образцы первых электронных подписей. Как правило, на заявлении есть электронная подпись руководителя учреждения;
  • последней накладывается электронная печать, если она имеется.

Бухгалтерский учет получения электронной подписи

В бухгалтерском учете бюджетных учреждений возможно несколько подходов к учету электронных подписей.

Вариант 1 - получили электронную подпись как файл. Защищенного носителя нет. Во-первых, выделить его как нематериальный актив можно только, если его стоимость выделена в расходной накладной от АЦСК. Скорее всего, она «растворилась» в стоимости предоставленных сервисных услуг по акту приема-передачи и отдельно не выделена. В таком случае следует начислить расходы на обслуживание и все. Для расходов используйте счет 8013 «Материальные расходы».

Если же электронная подпись выделена в накладной отдельно, то тогда можно показать нематериальный актив в учете, но и то только внебалансовом счету 013 «Арендованные нематериальные активы распорядителей бюджетных средств».

Вариант 2 - получили квалифицированную электронную подпись токен, то есть на защищенном носителе (флешке). Здесь тоже могут быть варианты:

  • МБП - малоценные быстроизнашивающиеся предметы (в балансе - запасы). Данный вариант по флешкам есть в рекомендациях Казначейства от 11.11.2011 г. № 17-08-729-4393;
  • МНМА - малоценные необоротные материальные активы (в балансе - основные средства).

Правильным будет все же последний вариант. Объясняем почему:

  • МНМА - срок службы более 1 года. Флешки-токены эксплуатируются не один год. Кроме того, электронную подпись на флешке специалисты АЦСК в случае необходимости могут «стереть» и записать новую. Носитель при этом останится прежний. Получается, что такая флешка - необратимый актив, так как ее срок службы больше года. Флешка не может быть по этой причине в составе оборотных активов - запасов (МБП);
  • токен с КЭП все же достаточно ценный объект. За ним следует вести надлежащий учет. На основные средства, в т.ч. МНМА, заводятся инвентарные карточки и он постоянно находится на учете. По МБП учет проще, чем по МНМА, и МБП сразу списываются при их выдаче работникам. И если обычные флешки еще можно поставить на учет как МБП, руководствуясь упомянутыми рекомендациями Казначейства, то флешку с КЭП, за которой нужно следить, - будет не осмотрительно.

Учитывая важность флешек-токенов, уникальность каждой электронной подписи, ей нужно присвоить даже не номенклатурный, что разрешается для МНМА, а именно инвентарный номер, как для основных средств.

Стоимость флешек-токенов около 650-950 грн. Есть и дороже, но все в пределах 6000 грн, что соответствует ограничению по стоимости для МНМА.

Внимание: Флешка-токен соответствует всем критериям необоротных активов, подпадает под действие НП(С)БУГС 121 «Основные средства» и поэтому должна учитываться как МНМА (счет 1113).

По КЭКР для флэшок-токенов подходит КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Там есть родственные по сути вещи - калькуляторы (тоже электронное устройство), игрушки (могут быть таковыми), определенный инвентарь. Поэтому для флешек КЭКР 2210 вполне подходит.

Что касается НДС, то по токенам, нематериальным активам НДС нет из-за освобождения для компьютерных программ и средств криптографической защиты информации (п. 261 подразд. 2 Переходных положений НКУ).

Бухгалтерские проводки по приобретению электронной подписи

Приведем типичные бухгалтерские проводки по приобретению электронных подписей и токенов.

Суть хозяйственной операции

проводки

Сумма, грн

Дт

кт

Приобретение КЭП на флешке-токене

Получено целевое финансирование для покупки электронной подписи

2313

5411

925

Полученная флешка-токен с АЦСК

1312

6211

925

Оплачено за подпись АЦСК

6211

2313

925

Введено флешку-токен в эксплуатацию (выдано бухгалтеру)

1113

1312

925

Начисленная амортизация по методу 50/50

8014

1412

462,50

Отнесены расходы по амортизации на финрезультат выполнения сметы отчетного периода

5511

8014

462,50

Приобретение электронной подписи на незащищенных носителях

Получено целевое финансирование на приобретение электронной подписи из соответствующего бюджета

2313

5411

250

Начисленные расходы по услугам АЦСК

8013

6211

250

Оплачены услуги АЦСК

6211

2313

250

Отнесены расходы по услугам АЦСК на финрезультат выполнения сметы отчетного периода

5511

8013

250

Отражен нематериальный актив (ЭЦП), которым пользуется учреждение - если его стоимость была выделена в накладной

013

300


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"

Вебінарний марафон доя Дня бухгалтера

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді