Електронний підпис за відсутності головного бухгалтера

Головний бухгалтер відсутній – як бути з підписанням звітності?

Ситуація, коли в установі тимчасово відсутній головний бухгалтер, а звітність треба підписати – цілком звичайна. Він може бути у відпустці, на лікарняному, відрядженні чи навіть звільнився, а нового ще не оформили. Однак, звітність треба здавати, податкові накладні реєструвати і т.д.

Варіант з підписанням звітності лише директором (керівником) установи не підходить, так як у бюджетних установ, на відміну від звичайних підприємств, не може бути ведення бухгалтерського обліку керівником (ч. 4 ст. 8 Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996). Отже, залишається тільки оформити електронний підпис для старшого бухгалтера або іншої особи, яка виконує обов’язки головного бухгалтера за його відсутності.

Увага: Керівник бюджетної установи не може підписувати звітність замість головного бухгалтера - в бюджетних установах ведення обліку керівником заборонено.

Отримайте -40% на Експрес-курс для керівників та фахівців бухгалтерської служби

Як оформити електронний підпис на старшого бухгалтера?

Для оформлення електронного підпису старшому бухгалтеру:

1. Звертаємося до акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК), який видавав колишні електронні цифрові підписи (ЕЦП). Скоріше за все це був АЦСК ДКСУ. Можливо, треба буде написати заяву та оплатити виготовлення нового електронного підпису у вигляді спеціального файлу або ж більш захищеного кваліфікованого електронного підпису (КЕП) на спеціальній флешці-носії, яку у побуті називають «токен». Тут усе залежить від правил сервісного центру та вартості його послуг. Бажано отримувати саме КЕП, так як колишні ЕЦП без захищеного носія можна буде використовувати лише до 07.11.2020 р. Окрім цього, ДПС про використання електронного підпису на незахищеному носії постійно нагадує повідомленнями у електронному кабінеті.

2. Після отримання підпису необхідно подати повідомлення про нього до ДПС за формою з додатку 2 Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, наказ Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок № 557). З податківцями уже мав бути підписаний Договір про визнання електронних документів. Він залишається чинним. Необхідно подати лише згадане повідомлення в електронному вигляді (п. 11 розд ІІІ Порядку № 557). Сертифікат повідомлення в електронному кабінеті має код J(F)1391103. З цього приводу є індивідуальна податкова консультація ГУ ДФС у Дніпропетровській області від 05.11.2019 р. № 1191/ІПК/04-36-04-01-16.

Направити повідомлення до ДПС недостатньо – слід ще дочекатися електронної квитанції про його отримання.

Школа Головбуха для бюджетних установ Оберіть та підвищіть кваліфікацію та отримайте офіційний сертифікат

• Всеукраїнська професійна сертифікація бухгалтерів — 2020 ►РЕВІЗІЇ ►БУХОБЛІК ►ЗВІТНІСТЬ
• Організація роботи бухгалтерської служби ►ПЕРВИНКА ►БУХОБЛІК ►ЗАРПЛАТА
• Антикризові заходи та оплата роботи в умовах карантину ►ЗАРПЛАТА ►ПУБЛІЧНІ ЗАКУПІВЛІ ►ПОДАТКИ ►ШТРАФИ

Форма повідомлення про надання інформації щодо КЕП

З згаданому повідомленні з додатка 2 Порядку № 557 у відповідних графах вказується:

• ПІБ бухгалтера, якому надається право підпису електронних документів;
• ідентифікаційний код бухгалтера (номер облікової картки платника податку);
• номер паспорта;
• посада, наприклад, старший бухгалтер, бухгалтер;
• тип підпису «бухгалтер»;
• виконавець – ЕЦП особи, який накладений на сформоване Повідомлення (роз’яснення ДПС у 135.03 ЗІР). Так як таких осіб декілька – див. нижче, то один з них має бути виконавцем. Наприклад, як виконавця можна поставити старшого бухгалтера, якому зробили уже електронний підпис, або й самого керівника.

У повідомленні можна зазначити й декількох бухгалтерів, яким надається право підпису.

Підписується повідомлення наступним чином (роз’яснення ДПС у 135.03 ЗІР):

• спершу накладаються електронні підписи усіх осіб, які включені до повідомлення, у порядку черговості їх внесення. Тобто лише підпис бухгалтера, якому делегується право підпису, якщо він один;
• потім – електронний підпис особи, яка підписувала Заяву про приєднання до Договору (керівника) про визнання електронних документів. Цю Заяву подавали ще при укладанні Договору – у ній зразки перших електронних підписів. Як правило, на Заяві є електронний підпис керівника установи;
• останньою накладається електронна печатка, якщо вона наявна.

Бухгалтерський облік отримання електронного підпису

У бухгалтерському обліку бюджетних установ можливо кілька підходів до обліку електронних підписів.

Варіант 1 – отримали електронний підпис як файл. Захищеного носія немає. По-перше, виділити його як нематеріальний актив можна лише, якщо його вартість виділена у видатковій накладній від АЦСК. Скоріше за все він «розчинився» у вартості наданих сервісних послуг за актом прийому-передачі й окремо не виділений. У такому разі слід нарахувати витрати на обслуговування і все. Для витрат використайте рахунок 8013 «Матеріальні витрати».

Якщо ж електронний підпис виділений у накладній окремо, то тоді можна показати нематеріальний актив в обліку, але й то лише на позабалансовому рахунку 013 «Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів».

⚡️ Передплатіть журнал «Головбух: Бюджет» на 2020 рік на дуже вигідних умовах

Ми стараємося допомогти усім бухгалтерам у цей нестабільний час, тому надаємо знижку до 40% на передплату журналу. "Головбух: Бюджет" — це ваш друг та порадник у вирішенні робочих питань.

Хочу журнал зі знижкою

Варіант 2 – отримали кваліфікований електронний підпис токен, тобто на захищеному носії (флешці). Тут теж можуть бути варіанти:

• МШП – малоцінні швидкозношувані предмети (у балансі – запаси). Даний варіант щодо флешок є рекомендаціях Казначейства від 11.11.2011 р. № 17-08-729-4393;
• МНМА – малоцінні необоротні матеріальні активи (у балансі – основні засоби).

Найбільше правильний все ж таки останній варіант. Пояснюємо чому:

• МНМА – строк служби більше 1 року. Флешки-токени експлуатуються не один рік. Крім того, електронний підпис на флешці спеціалісти АЦСК у разі потреби можуть «затерти» й записати новий. Носій при цьому залишиться колишній. Виходить, що така флешка – необоротний актив, так як її строк служби більший за рік. Флешка не може бути з цієї причини у складі оборотних активів – запасів (МШП);
• токен з КЕП все ж таки досить цінний об’єкт. За ним треба вести належний облік. На основні засоби, у т.ч. МНМА, заводяться й інвентарні картки й він постійно знаходиться на обліку. По МШП облік простіший, ніж по МНМА і МШП одразу списуються при їх видачі працівникам. І якщо звичайні флешки ще можна поставити на облік як МШП, керуючись згаданими рекомендаціями Казначейства, то флешку з КЕП, яку слід добре пильнувати, – буде не обачно.

Враховуючи важливість флешок-токенів, унікальність кожного електронного підпису, їй треба присвоїти навіть не номенклатурний, що дозволяється для МНМА, а саме інвентарний номер, як у основних засобів.

Вартість флешок-токенів близько 650-950 грн. Є й дорожчі, але все в межах 6000 грн, що відповідає обмеженню по вартості для МНМА.

Увага: Флешка-токен відповідає усім критеріям необоротних активів та підпадає під дію НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» і тому має обліковуватися як МНМА (рахунок 1113).

За КЕКВ для флешок-токенів підходить КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Там є споріднені за суттю речі – калькулятори (теж електронний пристрій), іграшки (можуть бути такими), певний інвентар. Через це для флешок КЕКВ 2210 цілком підходить.

Щодо ПДВ, то по токенам, нематеріальним активам ПДВ немає через звільнення для комп’ютерних програм та засобів криптографічного захисту інформації (п. 26¹ підрозд. 2 Перехідних положень ПКУ).

Корисне про облік:

• Облік основних засобів
• Облік нематеріальних активів
• Облік запасів

Бухгалтерські проведення з придбання електронного підпису

Наостанок наведемо типові бухгалтерські проведення з придбання електронних підписів і токенів.