Работники бюджетных учреждений часто должны исполнять обязанности других - временно отсутствующих или отстраненных не вакцинированных. Как оформить и начислить доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего/отстраненного работника? От оклада по какой должности устанавливать доплату? Объясняем на примере рабочей ситуации.
Образцы документов для вас:
Типичная ситуация. Директор заведения дошкольного образования возложил обязанности временно отсутствующего дворника на помощника воспитателя в июне 2021 года. Должностной оклад помощника воспитателя по штатному расписанию - 3631 грн (5-й тарифный разряд). Также ему выплачивается доплата за использование дезинфицирующих средств - 10%. Должностной оклад дворника - 2670 грн (1-й тарифный разряд).
Как оформить работу и оплатить ее? Обратите внимание, что добавляет вопросов то, что тарифный разряд работника, которого заменяют, - ниже основной работы работника, который будет временно исполняющим обязанности (ВИО).
Вообще выполнение таких обязанностей можно оформить тремя способами:
- устанавливают соответствующую доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника (далее - доплата за ВИО)
- оформляют как работу по внутреннему совместительству;
- используют взаимозаменяемость по должностной инструкциии. Это когда в должностной инструкции определена обязанность выполнять работу временно отсутствующего работника. Доплаты за такую работу нет, и работник выполняет ее в рабочее время.
Однако еще есть альтернативные варианты:
- принять на работу другого работника по срочному трудовому договору. Однако это не всегда можно просто сделать - должность может потребовать проведения конкурса;
- перевести другого работника на должность отсутствующего. Однако это возможно, когда можно обойтись без работы по текущей должности, а должность, на которую переводят является равнозначной или выше, или же работник может отказаться от перевода на низшую должность. Кроме того, такая должность становится свободной и надо о ней сообщать в Центр занятости.
Однако мы рассмотрим только первые два.
Усі цифри для розрахунків із працівниками у 2021-му
Документальное оформление выполнения обязанностей временно отсутствующего работника
Перед тем, как начислять какие-то доплаты работнику, который будет выполнять обязанности временно отсутствующего работника, надо его оформить. Руководствоваться следует нормами следующих документов:
Упомянутые советские документы до сих пор действующие (!), ведь не заменены украинскими аналогами (см. Закон от 12.09.1991 г. № 1545). Также еще есть отраслевые соглашения и профильное для определенной бюджетной сферы законодательства (ОМС, госслужащие, военные и т.д.).
Для оформления необходимо:
- получить ходатайство от того работника, которого будут временно заменять. Оно не обязательно, но его можно оформить в виде докладной/служебной записки. В нем должно быть предложение о желаемой кандидатуре работника, который будет его заменять;
- предварительно запросить согласие работника заменять. Пока "на словах" - для нормальных отношений в коллективе;
- издать приказ (распоряжение) руководителя учреждения о временном исполнении обязанностей временно отсутствующего работника другим работником. Это уже обязательно;
- получить письменное согласие от работника, который будет временно исполнять обязанности другого. Это уже тоже обязательно. Вариантов здесь два - простой работник ставит подпись и дату внизу приказа (распоряжения) и делает надпись «Не возражаю». Или второй - он пишет заявление на имя руководителя, в котором выражает свое согласие по выполнению обязанностей временно отсутствующего коллеги.
Обязательно от будущего ВИО получите заявление о согласии или подпись с «Не возражаю» под приказом о назначении
Пройдіть навчання та будьте впевненні у своїх розрахунках. У програмі: ✍ як припинити або подовжити умови роботи ✍ як виплатити карантинні відпускні ✍ як відсторонення та простій впливають на лікарняні
Содержание приказа о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника
В таком приказе (распоряжении) должно быть:
- кто будет исполнять обязанности, его должность по основному месту работы;
- чьи обязанности он будет выполнять (ФИО и должность отсутствующего работника)
- период выполнения таких обязанностей;
- размер доплаты за ВИО, которая устанавливается, если вопрос ее размера не урегулирован коллективным договором (см. о нем ниже)
- перечень разрешенных функций, которые будут выполняться, или ограничений (запретов) по выполнению определенных обязанностей - если руководитель считает нужным. Если не сделать, то предполагается, что временные обязанности будут выполняться согласно должностной инструкции отсутствующего работника;
- указания по инструктажу временно исполняющего обязанности по его должностным обязанностям. Кто и в какой срок должен ознакомить работника с его временными обязанностями? Как правило, это лицо, которое он будет заменять, или руководитель подразделения
Устанавливаем доплату за обязанности временно отсутствующего работника
Какой-то "автоматической" и фиксировано доплаты за выполнение обязанностей в законодательстве нет. В ст. 105 КЗоТ упоминается лишь общее требование установить работнику доплату на условиях, предусмотренных коллективным договором. Для тех бюджетников, которым зарплата начисляется на основании ЕТС размер доплаты ограничивается до 50% должностного оклада (пп. "3" п. 3 постановления КМУ от 30.08.2002 № 1298 «Об оплате труда работников на основании Единой тарифной сетки разрядов и коэффициентов по оплате труда работников учреждений, заведений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы», далее - Постановление № 1298).
В коллективных договорах бюджетников, как правило, повторяют данное условие "до 50%". Это значит, что руководитель обязательно в приказе должен определить точный уровень доплаты. И это может быть не 50%, а меньше, например, 25% или 10%. Сделать это следует в зависимости от сложности выполняемой работы того работника, которого будут заменять.
⚡️ У програмі: ►Виплати. ►Утримання. ►Податки. ►Звіти + ❤️Офіційний СЕРТИФІКАТ
По какой должности берутся те проценты доплаты (%) - того работника, который заменяет, или того, которого заменяют - руководствуемся коллективным договором и приказом руководителя. Проблема здесь в том, что это может быть % от должностного оклада отсутствующего (п. 10 Постановления № 1145). Однако в отраслевых соглашениях и коллективном договоре может быть прописано и иначе. Также в Письмах Минсоцполитики от 25.03.2010 г. № 319/13/84-10 и от 07.09.2010 г. № 784/13/84-10 речь идет о % от оклада по основной должности. Письма носят рекомендательный характер и касаются тех бюджетников, кому зарплата начисляется по ЕТС (пп. "3" п. 3 Постановления № 1298). Кроме того, есть отдельные нормы для:
Итак, бухгалтеру следует руководствоваться, в первую очередь, коллективным договором и приказом руководителя, которые должны учитывать генеральные соглашения профсоюзов и отраслевые особенности.
У бюджетников с оплатой по ЕТС, госслужащих и работников госорганов и ОМС доплата за ВПТ устанавливается как % оклада отсутствующего работника
Обратите внимание, что доплата не устанавливается, если:
- в должностной инструкции работника прописано исполнения обязанностей в случае отсутствия определенного своего коллеги;
- временную работу выполняют руководитель учреждения, его заместители, руководители структурных подразделений и их заместители (пп. 3 п. 3 Постановления № 1298).
Однако это не значит, что таким работникам вообще нельзя ничего доплачивать за дополнительную работу. На период замены им можно сделать месячную премию, надбавку за напряженность/интенсивность работы и тому подобное. А можно и ничего не доплачивать - все на усмотрение руководителя учреждения. Руководство, как правило, и так имеет эти премии, надбавки.
Доплату за временно отсутствующего работника не устанавливают, если выполнение его обязанностей предусмотрено должностной инструкцией работника
При начислении зарплаты работникам, заменяющим других, обратите внимание, что доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника учитывается при определении доплаты к минимальной зарплате. По сути, установление такой доплаты за дополнительные обязанности уменьшает доплату к минималке.
По надбавкам и доплатам, которые имел работник, которого заменяют, - будьте осторожны, так как "автоматом" они не переходят, если привязаны к определенной должности, а не выполняемой работе (см. ниже разбор ситуации и начисление доплаты за использование дезинфицирующих средств).
На що вплинуть нові соцстандарти із грудня 2021 ►►►Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника и внутреннее совмещение - в чем разница?
Учитывая путаницу между этими понятиями обратите внимание:
- выполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ВОР) - это временная замена одного работника другим на тот период, когда лицо, заменяют, болеет, находится в командировке, отпуске и т.д. (п. 1 Инструкции № 1145, а также письмо Минтруда). При этом внутренне эта должность, на которой заменяют, считается занятой. Также должности лиц, которое заменяет и которого заменяют, могут быть как одинаковые, так и различные;
- внутреннее совмещение - это выполнение работы по должности в штатном расписании, которая, во-первых, вакантна. Во-вторых, такая должность есть другой по отношению к основной должности. В-третьих, здесь следует установить отдельные часы и показывать в табеле учета рабочего времени отдельно.
Выполнение обязанностей ВОР, внутреннее совместительство и временное заместительство - разные вещи
Также выполнение обязанностей временно отсутствующего работника может осуществляться в двух вариантах:
- без освобождения от своих основных обязанностей – это тот вариант, который рассматриваем в данной консультации;
- с освобождением от своих основных обязанностей. Такую ситуацию называют временным заместительством (см. п. 2, 3 письма Минтруда от 21.07.2011 г. № 590/13/84-11, п. 1 Разъяснения № 30/39) и используют довольно редко. Тогда работа оплачивается иначе, не через доплату как % к окладу, а через доплаты разницы между окладами, с сохранением всех премий, доплат/надбавок по должности лица, которое замещают. Однако штатным заместителям и помощникам разница не доплачивается. Это сложный в оформлении вариант, который требует согласия организации, которой подчинено учреждение.
Как правило, временное заместительство используется, когда нужно выполнять служебные обязанности по должности другого работника, более ответственной, имеющей больший тарифный разряд, работа связана с выполнением административных, распорядительных функций. Это может быть ситуация, когда нужно оформить замещение на длительное время руководителя учреждения, который уволился, а его работу теперь будет выполнять лицо, которое не было заместителем или помощником. Например, оформление замещения ректора университета на профессора или декана университета, который не является проректором (до проведения выборов ректора).
Рассчитываем размер доплаты за обязанности временно отсутствующего работника
Вернемся к ситуации, которая была приведена в начале. Если директор заведения дошкольного образования приказом установит помощнику воспитателя доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего дворника в размере 50% должностного оклада помощника воспитателя (по основной должности) и эти функции работник будет выполнять в течение месяца, то доплата за указанную работу составит:
3631 грн × 50% = 1815,50 грн.
Доплату за использование дезинфицирующих средств в данной ситуации не начисляем. Дело в том, что такая доплата устанавливается по перечню должностей, которые предварительно утверждаются коллективным договором или иным внутренним документом по учреждению. Лицо, которое заменяет дворника остается в должности помощника воспитателя. За работу дворником по пп. "3" п. 3 Постановления № 1298 доплата ограничивается 50% должностного оклада. Это и все. Никаких других доплат ни Постановление № 1298, ни упомянутые ранее Постановление № 1145 или Инструкция № 1145 не предусматривают.
Однако обратите внимание, что для данной ситуации:
• руководитель может в таком же размере назначить премию. Конечно, если это позволяет существующий фонд оплаты труда;
• коллективным договором/генеральным соглашением профсоюзов могут быть определены лучшие условия. Например, получение всех надбавок и доплат, которые предназначались тому работнику, которого временно заменяют;
• возможным решением является оформить совместительство. Тогда доплата будет, так как работник будет одновременно на 2-х должностях (см. далее).
При решении вопроса надбавок/доплат временно отсутствующего работника руководствуйтесь в первую очередь, коллективным договором и внутренними документами, устанавливающими такую надбавку/доплату
Общая сумма заработной платы, которую следует выплатить помощнику воспитателя, в этом случае составит:
3631 + 1815,50 = 5446,50 грн.
Обратите внимание, что зарплата вышла меньше минимальной зарплаты 2021 года. Это 6000 грн. Получается, что еще надо доначислить доплату до минимальной зарплаты:
6000 - 5446,50 = 553,50 грн
В целом работник получит: 3631 +1815,50 +553,50 = 6000 грн.
Неповний робочий час & середній заробіток: як оформити, щоб не втратити грошей
Получается, что выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в данном случае помощнику воспитателя вообще не выгодно, ведь даже если бы он их не выполнял, то получил бы одинаково. У него просто была бы большей доплата до минимальной зарплаты:
6000 – 3631 = 2369 грн
Результат за месяц помощника воспитателя без доплаты за выполнение дополнительных обязанностей был бы:
3631 + 2369 = 6000 грн.
Те же 6000 грн.
Работнику может быть невыгодным выполнять обязанности временно отсутствующего работника, если по основному месту у него есть доплата к минималке. Эту проблему можно решить премией или оформлением совместительства
Обратите внимание! Также вы можете оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника как работу по совместительству. Оба способа - законны. Однако разница в суммах, которые получит работник. Какой способ выбрать - решает учреждение, учитывая свои финансовые возможности.
Альтернативный вариант - совмещение
В качестве альтернативы в данной ситуации помощника воспитателя можно оформить дворником как внутреннего совместителя. Например, на 0,5 ставки дворника сроком на 1 месяц. Тогда за ним сохраняется доплата за использование дезинфицирующих средств, так как он при таких условиях работает в должности дворника, а не просто выполняет его обязанности. Если должность дворника входит в перечень лиц, которые получают в учреждении доплату за использование дезинфицирующих средств, то и помощнику преподавателя она будет начисляться.
Кроме того, доплата за использование дезинфицирующих средств не входит в минималку и насчитывается сверху (письмо Минсоцполитики от 17.03.2017 г. № 737/0 /101-17/28).
В отличие от оформления выполнения обязанностей временно отсутствующего работника оформления совместительства требует обязательногой заявления от будущего совместителя.
В нашей ситуации суммарная зарплата помощника преподавателя и по совместительству дворника в июне 2021 тогда получится:
3631 + 2670 × 0,5 + 2670 × 0,5 × 0,1 + (6000 - 3631 - 2670 × 0,5) = 3631 + 1335+ 133,50 + 1034 = 6133,50 грн.
Получилось больше на 133,50 грн, чем предыдущий вариант, хотя оплата временной работы начислена по более низкому окладу. Произошло это за счет доплаты за использование дезинфицирующих средств и доплаты к минималке.
Ответственность
Неначисление доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника - это нарушение минимальных государственных гарантий по оплате труда. За это можно получить штраф от Гоструда по ст. 265 КЗпП в размере 2 минимальных зарплат на момент выявления нарушения (в январе-ноябре 2021 - 12000 грн). Такие случаи были на практике.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
