бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Працівники бюджетних установ часто мають виконувати обов’язки інших — тимчасово відсутніх або відсторонених. Як оформити та нарахувати доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього/відстороненого працівника? Від окладу за якою посадою встановлювати доплату? Пояснюємо на прикладі робочої ситуації.
Типова ситуація. Директор закладу дошкільної освіти поклав обов’язки тимчасово відстороненого працівника двірника на помічника вихователя. Посадовий оклад помічника вихователя за штатним розписом – 4345 грн (5-й тарифний розряд ЄТС). Також йому виплачується доплата за використання дезінфікуючих засобів – 10%. Посадовий оклад двірника – 3195 грн (1-й тарифний розряд ЄТС).
Як оформити роботу та оплатити її? Зверніть увагу, що додає питань те, що тарифний розряд працівника, якого замінюють, – нижчий за основну роботу працівника, який буде тимчасово виконуючим обов’язки (ТВО).
Взагалі виконання таких обов’язків можна оформити у три способи:
встановлюють відповідну доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (далі – доплата за ТВП);
або оформляють як роботу за внутрішнім сумісництвом;
використовують взаємозамінність за посадовою інструкцією. Це коли у посадовій інструкції визначений обов’язок виконувати роботу тимчасово відсутнього працівника. Доплати за таку роботу немає і працівник виконує її у робочий час.
Однак ще є альтернативні варіанти:
прийняти на роботу іншого працівника за строковим трудовим договором. Однак це не завжди можна просто зробити – посада може вимагати проведення конкурсу;
перевести іншого працівника на посаду відсутнього. Однак це можливо, коли можна обійтися без роботи за минулою посадою, а посада, на яку переводять є рівнозначною чи вищою, або ж працівник може відмовитися на переведення на нижчу посаду. Крім того, така посада стає вільною й треба про неї повідомляти Центр зайнятості.
Документальне оформлення виконання обов’язків тимчасово відсутнього/відстороненого працівника
Перед тим, як нараховувати якісь доплати працівнику, який буде виконувати обов’язки тимчасово відсутнього/відстороненого працівника, треба його оформити. Керуватися слід нормами таких документів:
Постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад) від 04.12.1981 р. № 1145 (далі – Постанова № 1145; продовжує діяти, хоча вилучена з сайту ВР, так як немає заміни);
Інструкція Держкомпраці СРСР від 14.05.1982 р. № 53-ВЛ, яка роз’яснює Постанову № 1145 (далі – Інструкція № 1145; продовжує діяти, хоча вилучена з сайту ВР, так як немає заміни);
Згадані радянські російськомовні документи до сих пір чинні (!), адже не замінені українськими аналогами (див. Постанова ВР від 12.09.1991 р. № 1545). Також ще є галузеві угоди та профільне для певної бюджетної сфери законодавство (ОМС, держслужбовці, військові і т.д.).
Для оформлення необхідно:
отримати клопотання від того працівника, якого будуть тимчасово заміняти. Воно не обов’язкове, але його можна оформити у вигляді доповідної/службової записки. У ньому має бути пропозиція щодо бажаної кандидатури працівника, який буде його заміняти;
попередньо запитати про згоду працівника, який замінятиме. Поки що «на словах» – для нормальних відносин у колективі;
видати наказ (розпорядження) керівника установи про тимчасове виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника іншим працівником. Це уже обов’язково;
отримати письмову згоду від працівника, який буде тимчасово виконувати обов’язки іншого. Це вже теж обов’язково. Варіантів тут два – простий, працівник ставить підпис і дату внизу наказу (розпорядження) та робить надпис «Не заперечую». Або ж другий – він пише заяву на ім’я керівника, в якій висловлює свою згоду щодо виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги. Заяву можна написати і до наказу керівника.
Обов’язково від майбутнього ТВО отримайте заяву про згоду або підпис з «Не заперечую» під наказом про призначення
Зміст наказу про виконання обов’язків тимчасово відсутнього/відстороненого працівника
У такому наказі(розпорядженні) має бути:
хто виконуватиме обов’язки, його посада за основним місцем роботи;
чиї обов’язки він буде виконувати (ПІБ та посада відсутнього працівника);
період виконання таких обов’язків;
розмір доплати за ТВП, яка встановлюється, якщо питання її розміру не врегульовано колективним договором (див. про неї далі);
перелік дозволених функцій, які будуть виконуватися, або обмеження (заборона) щодо виконання певних обов’язків – якщо керівник вважає за потрібне. Якщоього не зробити, то передбачається, що тимчасові обов’язки будуть виконуватися згідно посадової інструкції відсутнього працівника;
вказівки щодо інструктажу тимчасово виконуючого обов’язки з його посадовими обов’язками. Хто та в який термін має ознайомити працівника з його тимчасовими обов’язками. Як правило, це та особа, яку він буде заміняти, або керівник підрозділу.
У колективних договорах бюджетників, як правило, повторюють дану умову «до 50%». Це значить, що керівник обов’язково у наказі має визначити точний рівень доплати. І це може бути не 50%, а менше, наприклад, 25% або 10%. Зробити це слід в залежності від складності виконуваної роботи того працівника, якого будуть заміняти.
За якою посадою беруться ті відсотки доплати (%) – того працівника, який замінює, чи того, якого замінюють – керуємося колективним договором і наказом керівника. Проблема тут в тому, що це може бути % від посадового окладу ТВП (п. 10 Постанови № 1145). Однак у галузевих угодах і колективному договорі може бути прописано й інакше. Також у Листах Мінсоцполітики від 25.03.2010 р. № 319/13/84-10 та від 07.09.2010 р. № 784/13/84-10 мова йде про % від окладу за основною посадою. Листи мають рекомендаційний характер і стосуються тих бюджетників, кому зарплата нараховується за ЄТС (роз’яснюють пп. «3» п. 3 Постанови № 1298). Крім того, є окремі норми для:
Отже, бухгалтеру слід керуватися, в першу чергу, колективним договором і наказом керівника, які мають враховувати генеральні угоди профспілок та галузеві особливості.
У бюджетників з оплатою за ЄТС, держслужбовців і працівників держорганів та ОМС доплата за ТВП встановлюється як % окладу відсутнього/відстороненого працівника
Зверніть увагу, що доплата за ТВП не встановлюється, якщо:
у посадовій інструкції працівника прописано виконання обов’язків у разі відсутності певного свого колеги;
тимчасову роботу виконують керівник установи, його заступники, керівники структурних підрозділів та їхні заступники (пп. 3 п. 3 Постанови № 1298).
Однак це не значить, що таким працівникам узагалі не можна нічого доплачувати за додаткову роботу. На період роботи за ТВП їм можна зробити місячну премію, надбавку за напруженість/інтенсивність роботи тощо. А можна й нічого не доплачувати – все на розсуд керівника установи. Керівний склад, як правило, й так має такі премії, надбавки.
Доплату за тимчасово відсутнього/відстороненого працівника не встановлюють, якщо виконання його обов’язків передбачено посадовою інструкцією працівника
При нарахуванні зарплати працівникам, які заміняють інших, зверніть увагу, що доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника враховується при визначенні доплати до мінімальної зарплати. По-суті, встановлення такої доплати за додаткові обов’язки зменшує доплату до мінімалки.
Щодо надбавок і доплат, які мав працівник, якого заміняють, – будьте обережні, так як «автоматом» вони не переходять, якщо прив’язані до певної посади, а не виконуваної роботи (див. далі розбір ситуації та нарахування доплати за використання дезінфікуючих засобів).
Виконання обов’язків тимчасово відсутнього/відстороненого працівника і внутрішнє суміщення – у чому різниця
Враховуючи плутанину між цими поняттями зверніть увагу:
виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника(ТВП) – це тимчасова заміна одного працівника іншим на той період, коли особа, яку заміняють, хворіє, перебуває у відрядженні, відпустці тощо (п. 1 Інструкції № 1145, а також лист Мінпраці). При цьому внутрішньо ця посада, на якій заміняють, вважається зайнятою. Також посади осіб, яка заміняє та яку заміняють, можуть бути як однакові, так і різні;
внутрішнє суміщення – це виконання роботи за посадою у штатному розписі, яка, по-перше, вакантна. По-друге, така посада є іншою стосовно основної посади. По-третє, для такої робити слід встановити окремі години та відображати таку роботу у табелі обліку робочого часу окремо.
Виконання обов’язків ТВП, внутрішнє сумісництво та тимчасове заступництво (замісництво) – різні речі
Також виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника може здійснюватися за двох варіантів:
без звільнення від своїх основних обов’язків – це той варіант, який розглядаємо у даній консультації;
зі звільненням від своїх основних обов’язків. Таку ситуацію ще називають тимчасовим заступництвом або тимчасовим замісництвом (див. п. 2, 3 листа Мінпраці від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11, п. 1 Роз’яснення № 30/39) і використовують доволі рідко. Тоді робота оплачується інакше, не через доплату як % до окладу, а через доплати різниці між окладами, зі збереженням усіх премій, доплат/надбавок за посадою особи, яку заміщують. Однак штатним заступникам і помічникам різниця не доплачується. Це складний у оформленні варіант, який потребує згоди організації, якій підпорядкована установа.
Як правило, тимчасове заступництво (замісництво) використовується, коли потрібно виконувати службові обов’язки за посадою іншого працівника, яка більш відповідальна, має більший тарифний розряд, робота пов’язана з виконанням адміністративних, розпорядчих функцій. Це може бути ситуація, коли треба оформити заміщення тривалий час керівника установи, який звільнився, а його роботу буде виконувати особа, яка не булазаступником чи помічником. Наприклад, оформлення ТВО ректора університету на професора чи декана університету, який не є проректором (до проведення виборів ректора).
Працівник у відпустці: ким замінити та як оплатити
Як організувати заміну працівника, що пішов у відпустку залежить від строку відпустки, обсягу роботи, посадової інструкції тощо. Оплату за заміну передбачає КЗпП. Однак не всім.
Перекласти обов’язки відпускника на інших працівників можна по-різному. Керівник установи може використати такі форми організації праці:
виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;
тимчасове заступництво (заміщення).
Якщо працівник пішов у відпустку надовго, на цей період керівник установи може укласти строковий трудовий договір або з працівником установи, або зі сторонньою особою.
Працівник, який тимчасово виконує обов’язки відсутнього працівника, разом зі своєю основною роботою, яка передбачена трудовим договором, виконує протягом робочого дня обов’язки тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП). Тому під час вибору працівника на заміну слід врахувати наявність у нього часу на додаткові обов’язки.
Керівник установи не має права вимагати від працівника виконувати роботу, не обумовлену трудовим договором (ст. 31 КЗпП). Тож перш ніж навантажити працівника додатковими обов’язками, керівник має отримати від нього заяву про згоду виконувати додатковий обсяг робіт. На підставі заяви керівник видає наказ (розпорядження), в якому зазначає:
посаду (професію), за якою працівник виконуватиме додаткову роботу;
перелік тимчасових функцій, які тимчасово повинен виконувати працівник;
період виконання тимчасових функцій і конкретні обсяги;
розмір установленої доплати.
З наказом працівник ознайомлюється під підпис.
Увага: якщо умова про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника від самого початку прописана в посадовій інструкції працівника, який його замінятиме, то заява про згоду на виконання додаткової роботи від співробітника не знадобиться. Не треба буде видавати й окремого наказу.
Якщо працівник виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника, йому належить доплата.
Конкретний розмір доплати кожен роботодавець визначає в колективному договорі. Доплата може бути встановлена не лише у фіксованому розмірі, а й у процентному співвідношенні до тарифної ставки, окладу відсутнього працівника.
Якщо розмір доплати не прописаний у колективному договорі, керівник установи може прописати його в наказі про покладання обов’язків відсутнього працівника.
Розраховуємо розмір доплати за обов’язки тимчасово відсутнього/відстороненого працівника
Повернемося до ситуації, яку було наведено на початку (помічник вихователя з окладом 4345 грн тимчасово виконує обов’язки двірника, у якого оклад 3195 грн, доплата за використання дезінфікуючих засобів – 10%). Якщо директор закладу дошкільної освіти наказом встановить помічнику вихователя доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього/відстороненого двірника в розмірі 50% посадового окладу помічника вихователя (за основною посадою) і ці функції працівник виконуватиме протягом місяця, то доплата за зазначену роботу становитиме:
4345 грн × 50% = 2172,50 грн.
Доплату за використання дезінфікуючих засобів у даній ситуації не нараховуємо. Справа в тому, що така доплата встановлюється за переліком посад, які попередньо затверджуються колективним договором або іншим внутрішнім документом по установі. Особа, яка заміняє двірника залишається на посаді помічника вихователя. За роботу двірником за пп. «3» п. 3 Постанови № 1298 доплата обмежується розміром 50% посадового окладу. Це і все. Якихось інших доплат ні Постанова № 1298, ні згадані раніше Постанова № 1145 або Інструкція № 1145 не передбачають.
Однак зверніть увагу, що для даної ситуації:
керівник може у такому ж розмірі призначити премію. Звичайно, якщо це дозволяє існуючий фонд оплати праці;
колективним договором / генеральною угодою профспілок можуть бути визначені кращі умови. Наприклад, отримання усіх надбавок і доплат, які призначалися тому працівнику, якого тимчасово замінюють;
можливим рішенням є оформити сумісництво. Тоді доплата буде все одно, так як працівник буде одночасно на 2-х посадах (див. далі).
При вирішення питання надбавок/доплат тимчасово відсутнього працівника керуйтеся, в першу чергу, колективним договором та внутрішніми документами, які встановлюють таку надбавку/доплату
Загальна сума заробітної плати, яку слід виплатити помічнику вихователя, у цьому випадку становитиме:
4345 + 2172,50 = 6517,50 грн
Зверніть увагу, що зарплата вийшла менша за мінімальну зарплату квітня 2024 року. Це 8000 грн. Виходить, що ще й треба донарахувати доплату до мінімальної зарплати:
8000 – 6517,50 = 1482,50 грн
У цілому працівник отримає:
4345 +2172,50 +1482,50 = 8000 грн
Виходить, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього/відстороненого працівника у даному випадку помічнику вихователя взагалі не вигідно, адже навіть якби він їх не виконував, то отримав би однаково. У нього просто була б більшою доплата до мінімальної зарплати:
8000 – 4345 = 3655 грн
Результат за місяць помічника вихователя без доплати за виконання додаткових обов’язків був би:
4345 + 3655 = 8000 грн.
Ті ж самі 8000 грн.
Працівнику може бути невигідним виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника, якщо за основним місцем у нього є доплата до мінімалки. Цю проблему можна вирішити премією або оформленням сумісництва
Зверніть увагу!Також ви можете оформити виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника як роботу за сумісництвом. Обидва способи – законні. Однак є різниця в сумах, які отримає працівник. Який спосіб обрати – вирішує установа з огляду на свої фінансові можливості.
Як альтернатива у даній ситуації помічника вихователя можна оформити двірником як внутрішнього сумісника. Наприклад, на 0,5 ставки двірника строком на 1 місяць. Тоді за ним зберігається доплата за використання дезінфікуючих засобів, так як він за таких умов працює на посаді двірника, а не просто виконує його обов’язки. Якщо посада двірника є у переліку тих осіб, які отримують в установі доплату за використання дезінфікуючих засобів, то й помічнику викладача вона буде нараховуватися.
Крім того, доплата за використання дезінфікуючих засобів не входить до мінімальної зарплати та нараховується понад її розмір (лист Мінсоцполітики від 17.03.2017 р. № 737/0/101-17/28).
У результаті зарплата буде такою (без доплати за дезінфікуючі засоби):
4345 + 3195 = 7540 < 8000 грн
Доплата до мінімальної зарплати:
8000 – 7540 = 460 грн
Зарплата з урахуванням доплати за дезінфікуючі засоби, яка не входить до складу мінімальної зарплати, а тому збільшує загальну суму зарплати:
На відміну від оформлення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, оформлення сумісництва вимагає обов’язкової заяви від майбутнього сумісника.
Ненарахування доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника – це порушення мінімальних державних гарантій щодо оплати праці. За це можна отримати штраф від Держпраці за ст. 265 КЗпП – 2 мінімальні зарплати на момент виявлення порушення (у квітні-грудні 2024 року – 16 000 грн). Такі випадки були на практиці.
