Чому Пенсійний фонд може відмовити в оцифруванні трудових книжок

Відповідь

Процедура повного завершення оцифрування трудової книжки після подання заявником скан-копії документа підтверджується статусом звернення щодо стану його опрацювання. Перевірити стан опрацювання документів про трудову діяльність можна на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України:

• роботодавцю – у кабінеті страхувальника в розділі «Звернення» (відображено всі звернення роботодавця щодо кожного працівника із відображенням статусу обробки);
• застрахованій особі – в особистому кабінеті користувача в розділі «Мої звернення».

Що означають ті чи інші статуси звернення:

• статус звернення «Виконано» свідчить, що скан-копії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано;
• статус звернення «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки, не опрацьовано та потребує повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»);
• інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.

Як із 1 липня 2026 року роботодавців перевірятимуть щодо нормативу

Основними причинами скасування звернень з оцифрування трудових книжок є помилки, які допускають користувачі вебпорталу. Це трапляється у випадках, якщо скановані копії документів:

• не належать заявнику;
• зроблені не з оригіналів документів або в чорно-білому форматі;
• відскановані неналежним чином (обрізані дати, номери наказів тощо);
• наявне порушення вимог до оформлення трудової книжки:

• • відсутня скан-копія титульної сторінки трудової книжки;
  • відсутній підпис власника трудової книжки або запис про зміну ПІБ;
  • відсутня печатка установи або підпис відповідальної особи;

• в електронній формі звернення в даних особи наявні помилки.

За інформацією ГУ ПФУ в Донецькій області