Як у вашій установі відбуватиметься заміна тимчасово відсутнього працівника, зокрема керівника структурного підрозділу, слід прописати у положенні про структурний підрозділ. Це положення визначає основні завдання, обов’язки, права і відповідальність такого керівника. Окрему посадову інструкцію на нього не складайте (абз. 8, 12 п. 6 Загальних положень Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336).
За відсутності головного бухгалтера його обов’язки покладіть на:
заступника головного бухгалтера – за наявності такої посади у штаті;
іншого працівника цього підрозділу на підставі наказу керівника установи – якщо посади заступника головного бухгалтера у штаті немає (п. 17 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.2011 № 59).
Якщо відповідно до положення про підрозділ бухгалтерського обліку обов’язки головного бухгалтера виконує його заступник, наказ про покладання/виконання обов’язків головного бухгалтера (далі – наказ) на нього керівник установи не видає. Адже таку трудову функцію вже передбачають:
Заступник головного бухгалтера – це посадова особа, яка підписує документи із зазначенням своєї посади, ініціалів, прізвища (п. 53 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55; далі – Інструкція № 55).
Якщо у штаті посади заступника головного бухгалтера немає, на час відпустки, відрядження, хвороби головного бухгалтера керівник установи видає наказ, за яким обов’язки головного бухгалтера покладають на працівника підрозділу бухгалтерського обліку. Наказ керівник установи видає лише після того, як отримає згоду від працівника, що виконуватиме обов’язки головбуха.
У наказі пропишіть:
посаду, прізвище, ім’я, по-батькові працівника, який тимчасово виконуватиме обов’язки головного бухгалтера;
дату, з якої він виконуватиме ці обов’язки, та строк, протягом якого виконуватиме;
ділянки робіт/обов’язки головбуха для кожного працівника, якщо такі розподіляють між кількома працівниками;
Працівник, на якого поклали обов’язки головного бухгалтера, обов’язково має проставити власний підпис і дату, коли він ознайомився з наказом (абз. 3 п. 100 Інструкції № 55).
Коли оформлюється заміна головного бухгалтера на час відпустки або з інших причин, слід пам’ятати, що посада головного бухгалтера держоргану може належати до посад державної служби, а посади працівників підрозділу бухгалтерського обліку – до посад працівників, які виконують функції з обслуговування. Тож замінити головного бухгалтера може особа з числа держслужбовців, приміром, держслужбовець – керівник іншого структурного підрозділу.
Головний бухгалтер, який йде у відпустку/відрядження, зобов’язаний передати іншому працівникові за діючим розподілом усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі (п. 175 Інструкції № 55).
Отже, головного бухгалтера може заміняти або його заступник, або інший працівник бухгалтерської служби. За відсутності головного бухгалтера цей працівник підписуватиме документи за власними ініціалами, прізвищем та посадою «виконуючий обов’язки головного бухгалтера» (п. 53 Інструкції № 55).
Зазвичай право другого підпису мають дві особи:
головний бухгалтер;
заступник головного бухгалтера/інша особа, яка виконуватиме обов’язки головного бухгалтера за його відсутності.
Якщо наказ про право підпису визначає право другого підпису для заступника головбуха чи іншої особи, яка виконує обов’язки головбуха, змін до наказу не робіть. Також жодних змін не подавайте і до органу Казначейства, оскільки картка зі зразками підписів та відбиток печатки містить всіх осіб, які мають право першого та другого підписів. Як правило, ці особи мають електронний підпис та використовують його у порядку, який затвердив керівник установи.
Якщо обов’язки головного бухгалтера виконуватиме інша особа, до наказу про право підпису внесіть зміни і надайте цій особі право другого підпису на період, коли головбух буде тимчасово відсутній.
Тоді до органу Казначейства надайте:
тимчасову картку зі зразками підпису та відбитка печатки на особу, яка виконує обов’язки головного бухгалтера;
копію наказу про те, на кого покладаєте обов’язки головного бухгалтера.
Картку підписує керівник установи і головний бухгалтер. Особа, яка тимчасово виконуватиме обов’язки головного бухгалтера, має заздалегідь оформити електронний піпис. Адже за його відсутності вона не зможе ані підписати фінансову/бюджетну звітність, ані подати її до органу Казначейства.
Відомості про керівника і головного бухгалтера установи орган ДПС вносить до облікових даних платника податків.
Якщо змінюєте особу, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку, вам знадобиться форма 1-ОПП. Подайте її до органу ДПС протягом 10 днів з дня, коли змінили. У формі обов’язково проставте позначку «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (абз. 1 п. 9.3 розд. IX Порядку обліку платників податків і зборів, який Мінфін затвердив наказом від 09.12.2011 № 1588).
Її заповнюйте машинодруком або від руки друкованими літерами (ЗІР 119.01).
Також не забутьте подати органу ДПС Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Його подачу вимагає пункт 42.6 ПК та Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557.
Це повідомлення можна подати через Електронний кабінет, використовуючи ідентифікатор форми – J1391104.
Яка відповідальність за підпис документів
Будь-який документ, який передбачає підпис посадової особи, має підписати посадова особа у межах своїх повноважень (п. 48 Інструкції № 55).
Головний бухгалтер не може власноруч підписувати документи у період своєї відпустки або хвороби, оскільки на цей період не має посадових повноважень.
Такі вимоги не лише для паперових, а й для електронних документів. Тобто головний бухгалтер не може накладати електронний підпис на документ у період своєї відпустки чи хвороби. Інші особи не мають права накладати електронний підпис з персональними даними головного бухгалтера, адже його буде скомпрометовано.
Головний бухгалтер зобов’язаний забезпечити конфіденційність свого особистого ключа, унеможливити доступ інших осіб до нього, невідкладно повідомляти надавача електронних довірчих послуг про підозру або факт компрометації особистого ключа.
