Картка зі зразками підписів та відбитка печатки 2025: актуальний бланк та зразки заповнення. Розкажемо, коли подавати та як подавати картку. Маємо для вас інструкцію заповнення, з нею впораєтеся швидко і без помилок
У кожній установі за розпорядчим документом право першого та другого підписів надають щонайменше двом особам: керівнику установи і головному бухгалтеру. Зразки підписів цих осіб і відтиск печатки установи потрібно засвідчувати у спеціальному документі. Для цього призначена картка із зразками підписів та відбитка печатки. Розглянемо, коли і як її подавати.
Картка із зразками підписів — коли подавати картку 2025 року
Якщо ваша установа відкриває нові рахунки, до органу Казначейства потрібно подати картку зі зразками підписів.
Право першого підпису має керівник установи, якому відкривають рахунок, а також посадові особи, яких уповноважив керівник установи. Право другого підпису має головний бухгалтер та особи, яких також на те уповноважив керівник.
Зверніть увагу. Дані про керівника установи, наведені в картці зі зразками підписів та відбитка печатки, мають відповідати відомостям з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.
Нагадаємо, у кожній установі має бути наказ про право першого і другого підписів, у якому визначають:
кількість осіб, яким надали право підпису;
сферу дії підпису (які документи, які рахунки) — якщо декілька осіб мають право одного підпису;
хто має право підпису на час відпустки, хвороби керівника чи головного бухгалтера тощо.
До цього наказу вносьте зміни (чи видавайте новий наказ зі скасуванням попереднього), якщо:
надаєте новій особі (додатково до наявних) право підпису;
скасовуєте право підпису особи;
змінюєте особу, якій надавали право підпису;
особа, якій надали право підпису, звільняється;
призначаєте виконуючого обов’язки і надаєте право підпису;
тимчасово (на певний період) надаєте право підпису тощо.
Право першого підпису не можна надавати головному бухгалтеру чи іншій особі, у якої вже є право другого підпису. Право другого підпису не можна надавати особі, яка користується правом першого підпису.
Після того як внесли зміни до наказу — готуйте та подавайте нову картку до органу Казначейства. Якщо змінюють керівника чи головного бухгалтера установи, додатково інформуйте про це листом орган Казначейства не пізніше наступного робочого дня.
Нову картку зі зразками підписів усіх, хто має право першого і другого підписів подавайте:
у разі скасування права підпису;
звільнення особи;
надання новій особі права першого чи другого підпису;
у разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки керівника установи;
у разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки головного бухгалтера.
Нову картку із зразками підписів та відбитка печатки засвідчує:
у нотаріальному порядку (у населених пунктах, де немає нотаріусів, нову картку засвідчує уповноважена на це посадова особа ОМС);
підписами керівника (заступника керівника) та печаткою установи/організації, яка координує діяльність клієнта або якій клієнт підпорядкований, або до складу якої входить.
Нову картку установи, яка є головним розпорядником коштів державного бюджету, засвідчує підписом керівника та печаткою цієї установи.
Якщо звільняєте або призначаєте особу з правом першого чи другого підписів, до органу Казначейства подавайте картку протягом п’яти робочих днів із дня звільнення чи призначення цих осіб.
Якщо ж право першого чи другого підпису особі надають тимчасово — на певний період, у т. ч. у разі тимчасової заміни, до органу Казначейства потрібно подати тимчасову картку із зразком підпису тимчасово уповноваженої особи, у якій зазначають строк її дії. Картку засвідчуємо підписами керівника, головного бухгалтера та відбитком печатки. Ця картка додаткового засвідчення не потребує.
Якщо ж тимчасову картку надають у зв’язку з хворобою керівника установи чи головного бухгалтера, у тимчасовій картці не зазначають строк її дії. Її засвідчуємо підписом керівника (заступника керівника) та печаткою установи, якій клієнт підпорядкований або до складу якої входить.
У разі відсторонення особи, якій надано право першого підпису, від займаної посади та виконання обов’язків на підставі документів, що підтверджують факт відсторонення, до органів Казначейства подаємо у двох примірниках нову картка зі зразками підписів та відбитка печатки, засвідчену у нотаріальному порядку або підписом особи, яка має право першого підпису, та печаткою установи/організації, якій клієнт підпорядкований або до складу якої входить. Після набрання чинності відповідним рішенням щодо відсторонення керівника клієнт зобов’язаний не пізніше наступного робочого дня повідомити листом про це відповідний орган Казначейства.
Зверніть увагу. У разі подання нової картки (тимчасової картки) зі зразками підписів та відбитка печатки установа надає органу Казначейства новий перелік рахунків у двох примірниках, якими можуть розпоряджатися зазначені у новій картці (тимчасовій картці) особи, засвідчений підписами осіб, яким надано право першого і другого підписів, та відбитком печатки клієнта.
Бланк картки із зразками підписів та відбитка печатки
У 2025 році чинний бланк картки зі зразками підписів та відбитка печатки, який визначений у додатку 6 до Порядку відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 22.06.2012 № 758; у редакції наказу Мінфіну від 18.01.2024 № 23 (далі — Порядок № 758).
Як заповнити картку із зразками підписів та відбитка печатки
На титульному аркуші нова/тимчасова картка із зразками підписів обов’язково має містити відомості про:
установу;
організацію вищого рівня, якщо установа — розпорядник нижчого рівня;
орган Казначейства, в якому установа обслуговується.
На звороті нова картка містить:
назву установи;
відомості про осіб, яким надано право першого і другого підпису, їх зразки підписів, відтиск печатки;
відомості про особу, яка засвідчує нову картку.
На звороті тимчасова картка містить:
назву установи;
відомості про особу, якій надано тимчасове право першого чи другого підпису, її зразок підпису;
період, на який їй надано право підпису (не зазначається, якщо тимчасові повноваження надані у зв’язку з хворобою керівника чи головного бухгалтера установи);
підписи керівника установи та головного бухгалтера, які підписали тимчасову картку, та відбиток печатки установи (підпис керівника (заступника керівника) та печаткою установи, якій клієнт підпорядкований або до складу якої входить, — якщо тимчасові повноваження надані у зв’язку з хворобою керівника чи головного бухгалтера установи.
Для більшого розуміння наведемо зразки заповнення нової та тимчасової картки.
Як заповнити нову картку із зразками підписів та відбитком печатки для установи, головним розпорядником якої є виконавчий комітет міської ради, та в якій право першого підпису надано керівнику установи, право другого підпису надано головному бухгалтеру, дивіться у додатку 1.
Як заповнити тимчасову картку із зразками підписів та відбитком печатки для установи, головним розпорядником якої є виконавчий комітет міської ради, та в якій право другого підпису надали тимчасово працівнику бухгалтерії установи у зв’язку з відпусткою головного бухгалтера, дивіться у додатку 2.
Як подавати картку із зразками підписів в Казначейство
У Казначейство два примірники картки із зразками підписів подайте за супровідним листом. До цього листа додайте (на кожну особу, що зазначили у картці):
завірені копії документа, який підтверджує особу, її громадянство (паспорт);
завірені копії документів (наказ, протокол тощо), що підтверджують повноваження, призначення/звільнення, відсторонення зазначених у картці осіб, та копії документів щодо надання (тимчасового надання) права першого та другого підписів іншим посадовим особам установи;
інформацію про кваліфіковані електронні підписи та кваліфіковану електронну печатку (додаток 10 до Порядку № 758).
Як мають бути оформлені копії цих документів визначає пункт 6 розділу IV Порядку № 758.
Супровідний лист обов’язково має підписати особа, яка має право першого підпису і зразок підпису якої є у картці.
Для того щоб розмежувати осіб, які мають право розпоряджатися коштами на рахунках, на кожну картку подавайте ще один документ — Перелік рахунків (додаток 8 до Порядку № 758). Якщо таке розмежування робити не потрібно, у разі подачі картки із зразками підписів потрібно заново переоформити Перелік рахунків.
