Як правильно розрахувати оподатковання відпускні та як їх показати у податковій звітності? Знайдете тут коротке керівництво до дій.
Перш ніж розкрити тему розрахунку ПДФО з відпускних, пригадаємо основні правили надання відпустки працівникові і його оплати.
Отже, право на оплачувані дні відпочинку має кожен працівник, що знаходиться в офіційних трудових відносинах, при чому як на основному місці, так і за сумісництвом. Строк відпустки – не менше 24 календарних днів на рік. Про це подбали Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) і Закон “Про відпустки” від 15.11.1996 р. № 504 (далі – Закон про відпустки).
Можливі види відпусток визначені ст. 4 Закону про відпустки, а саме:
- щорічні;
- додаткові
- у зв’язку з навчанням;
- соціальні, наприклад відпустка “на дітей”;
- творчі;
- для підготовки та участі в змаганнях;
- без збереження зарплати.
Остання відпустка, зрозуміло, не оплачується, а з іншими доведеться бухгалтеру все порахувати. Розрахувати відпускні, утримати податки, нарахувати ЄСВ та врешті-решт усе виплатити. Тепер переходимо до короткої інструкції.
Розраховуємо відпускні
Як нараховуються відпускні, визначаємо по Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженому постановою Кабміну від 08.02.1995 р. № 100 (далі – Порядок № 100). За його п. 2 розрахунок можна подати у вигляді простої формули:
Сума відпускних = Середньоденна зарплата × Календарні дні відпустки
Зверніть увагу, що святкові і неробочі дні у календарні дні відпустки не входять, тобто їх не рахують і не оплачують. Перелік таких святково-неробочих днів є у ст. 73 КЗпП (11 днів на рік).
Для визначення середньоденного заробітку скористаємося такою формулою:
Середньоденна зарплата = Сумарний дохід за минулі 12 місяців перед відпусткою ÷ 354
У вищенаведеній формулі цифра 354 – це кількість днів на рік за мінусом святкових і неробочих днів, тобто 354 = 365 – 11. При цьому будьте уважні, коли розрахунковий період захоплює лютий високосного року – тоді днів буде 355.
Щодо розрахункового періоду (12 місяців), то рахують його так:
- нехай вихід у відпустку – 5 липня 2021 року;
- розрахунковий період тоді липень 2020 – червень 2021.
У такому разі будь-який дохід, який стосується липня 2021 року у розрахунку участі не бере, так як він поза розрахунковим періодом.
При цьому важливо пам’ятати, що:
- із загальної кількості днів, які беруть участь в розрахунку, віднімаємо: дні, на які взята відпустка за свій рахунок (тривалість таких відпусток – див. ст. 25 і 26 Закону про відпустки), дні відпустки по догляду за дитиною до 3-х років, а також дні простою;
- в загальну суму річного доходу для розрахунку включаємо: нараховану зарплату (“брудними”, тобто податки віднімати не треба), суми нарахованих відпускних, відрядних, лікарняних і декретних;
- премії відносимо до тих місяців, за які вони були нараховані, а не виплачені;
- якщо заробітку за 12 місяців не було, то розрахунок проводимо на основі тарифної ставки (посадового окладу).
Додамо, що компенсація невикористаної відпустки розраховується аналогічно відпускним. Усе те саме.
Виплачуємо відпускні
Згідно зі ст. 21 Закону про відпустки виплатити відпускні потрібно за 3 дні до відпустки. Тобто відкласти виплати та сплату податків не вийде. А перед цим ще слід порахувати усі податки, аби їх разом сплатити
Утримуємо ПДФО з відпускних
Відпускні оподатковуються, як заробітна плата. У тім, це і є частина заробітної плати. Так, за пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 р. № 5 (далі – Інструкція № 5), відпускні – це частина так званої додаткової зарплати. Отже, відпускні входять у базу оподаткування податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) на підставі пп. 164.2.2 ПКУ.
☛ Відпускні – це частина зарплати
Ставка оподаткування відпускних та інших складових зарплати – 18% (пп. 167.1 ПКУ).
При розрахунку ПДФО за наявності відпускних зверніть увагу на такі нюанси:
- відпускні, як і інша зарплата, враховуються у суму доходу при визначенні права на податкову соціальну пільгу (ПСП), пп. 169.4.1 ПКУ;
- оподатковуємо ПДФО повністю всю суму відпускних, яка була нарахована, навіть якщо вони захоплюють декілька місяців (так звані перехідні відпускні). Оподатковуємо всі відпускні, так як ПДФО слід утримати й сплатити у бюджет при виплаті відпускних.
Якраз остання ситуація з перехідними відпускними викликає найбільше питань. Якщо у працівника нема й не може бути ПСП, то проблем немає ніяких: утримали ПДФО з усієї суми та сплатити в момент виплати відпускних. Однак, якщо у працівника є чи потенційно може бути ПСП, то тоді будьмо уважними. У наступному місяці потрібно:
- зробити розподіл перехідних відпускних помісячно. Це витікає з пп. 1.6.1 Інструкції № 5, де прямо вказано про те, що відпускні розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. У пп. 169.4.1 ПКУ також мова йде про застосування ПСП до доходів, які нараховані протягом звітного податкового місяця;
- зробити перерахунок ПДФО. Перевірити по кожному місяцю, чи не виникає права на ПСП. Може так статися, що у місяці виходу у відпустку через більшу суму доходу з вини відпускних працівник втратив ПСП. Однак після розподілу може виявитися, що дохід якраз у межах ліміту. Надміру сплачений ПДФО враховуємо у зменшення суми податку за звітний період, у якому робили перерахунок.
Додамо, що останню процедуру – перерахунок ПДФО – можна робити одразу наступного місяця. За пп. 169.4.3 ПКУ перерахунок можна робити будь-коли. Однак у кінці року та при звільненні вона обов’язкова (пп. 169.4.2 ПКУ).
☛ Перехідні відпускні спричиняють необхідність перерахунку ПДФО для працівників, які користуються ПСП
Пропорційний розподіл відпускних між місяцями здійснити просто – слід порахувати спершу кількість днів відпустки, яка припадає на кожний місяць. Наприклад, працівник має відпустку з 22 червня по 4 липня 2021 року. На червень з цього періоду припадає 9 днів, але рахується лише 8 днів, так як 28 червня є святковим днем (День Конституції). На липень тоді припадає 4 дні. Загальна тривалість відпустки – 12 днів. Сума відпускних нехай 12000 грн. Тоді маємо такі результати пропорційного розподілу відпускних:
- відпускні за червень = 12000×8/12 = 8000 грн;
- відпускні за липень = 12000×4/12 = 4000 грн.
Утримуємо ВЗ з відпускних
Військовий збір (ВЗ) утримуємо теж з усієї суми нарахованих відпускних. Ставка така ж, як і для решти зарплати – 1,5% (пп. 1.3. п. 161 Підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ). Відмінність від ПДФО у тому, що ПСП при розрахунку ВЗ не застосовується, а тому й потреби у перерахунку немає.
☛ З відпускних утримуються ПДФО (18%) та ВЗ (1,5%)
Ви класний бухгалтер і ревізії, бухоблік, звітність вас не лякають? Покажіть свій результат - пройдіть самоперевірку власних знань!
Нараховуємо ЄСВ на відпускні
Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) на відміну від ПДФО та ВЗ не зменшує суму до виплати працівнику, а нараховується на фонд оплати праці, у т.ч. й на відпускні. Тобто нарахуванні й сплата ЄСВ – це витрати установи. ЄСВ нараховується за стандартними для зарплати ставками:
- 22% – на відпускні звичайного працівника;
- 8,41% – відпускні особи з інвалідністю.
Однак помісячний розподіл суми відпускних для цілей ЄСВ обов’язковий. Зверніть увагу на дотриманням мінімальної бази ЄСВ (це мінімальна зарплата відповідного місяця) у таких ситуаціях:
- місяць виходу з відпустки – у працівника сума доходу може виявитися менше, аніж звичайно. Наприклад, через брак премії тощо;
- відпускні захопили весь місяць. Тобто окрім відпускних у працівника взагалі немає доходу за місяць. Якщо сума відпускних, що припадає на такий місяць, менша за мінімальну базу, то також визначається ЄСВ-різниця. Винятку тут немає (роз’яснення податківців з їх офіційного Вісника).
При порівнянні з мінімальною базою ЄСВ враховується результат пропорційного розподілу відпускних. ЄСВ-різницю (різницю між фактичною й мінімально базою) можна визначити будь-якого наступного місяця та донарахувати ЄСВ. Штрафів у такому разі немає.
Наприклад, працівнику, який весь липень 2021 року був у відпустці, нарахували 5800 грн відпускних за такий місяць. Інших нарахувань у нього немає. ЄСВ-різниця – 200 грн (= 6000 – 5800), де 6000 грн – мінімальна база ЄСВ для липня 2021. ЄСВ = 5800×0,22 + 200×0,22 = 1276 + 44 = 1320 грн. Зверніть увагу, що доплата до мінімальної зарплати у даному разі не нараховується, так як відпускні – це виплата за невідпрацьований час.
☛ При нарахуванні відпускних стежимо за дотриманням мінімальної бази ЄСВ. У разі перехідних відпускних це можна визначити лише після їх пропорційного розподілу між місяцями
Строки сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ
Усі податки сплачуємо в бюджет одночасно з виплатою відпускних (пп. 168.1.2 ПКУ).
Відпускні у податковій звітності
Відпускні у Зарплатному звіті (він же – Податковий розрахунок) показуємо таким чином:
- у Додатку 4ДФ (ПДФО/ВЗ). Окремо не виділяються й входять у цифру заробітної плати. Ознака доходу відповідно та ж сама, що й у решти зарплати – “101”. Для утриманих й виплачених ПДФО й ВЗ використовуємо стандартні графи 4, 4а, 5 і 5а. Перехідні відпускні в Додатку 4ДФ показуємо в кварталі, в якому вони нараховані і виплачені (роз’яснення ДПС ЗІР 103.25);
- у розділі 1 основної частини (сукупний ЄСВ). Також окремо від решти зарплати не відділяються. Відпускні “розчиняються” в інших сумах;
- у Додатку Д1 (ЄСВ). Тут для відпускних слід відвести окремий рядок, а якщо вони перехідні, то й два чи більше рядків у тому ж самому Додатку Д1 (за місяць нарахування відпускних). Таким чином, відпускні відображаються окремо від решти зарплати. Крім того, вони мають свій код типу нарахувань – “10” (графа 09). Кожний з таких рядків повинен мати різний номер місяця у періоді, за який вони нараховуються (графа 10). Кількість календарних днів перебування у трудових відносинах – заповнюємо лише, якщо окрім відпускних у працівника інших нарахувань у цьому Додатку Д1 немає.
Розглянемо для наочності розрахунок відпускних і заповнення Зарплатного звіту по ним на простому прикладі, коли відпустка зачіпає лише один місяць. Більш складну ситуацію – відображення у Податковому розрахунку перехідних відпускних – усі приклади знайдете у консультації Перехідні відпускні 2021: податки, звітність, зразки.
☛ Відпускні від зарплати відокремлюються лише у Додатку Д1 Податкового розрахунку
⚡️Експерт врахував найпоширеніші питання, що хвилювали бухгалтера під час минулої звітності. Тож цю здамо без помилок! А відмінників за результатами теста у статті нагороджуємо СЕРТИФІКАТОМ⚡️
Приклад нарахування ПДФО з відпускних
Працівник іде у відпустку з 05.07.2021 по 28.07.2021 (24 дні). Йому нарахували 8500 грн відпускних та 1200 грн решти заробітної плати за липень 2021 року. Розрахунок податків матиме такий вигляд:
- загальна нарахована сума = 8500 + 1200 = 9700 грн;
- ПДФО = 9700 грн × 0,18 = 1746 грн;
- ВЗ = 9700 грн × 0,015 = 145,50 грн;
- ЄСВ = 9700 грн × 0,22 = 2134 грн.
Тоді сума до виплати = 9700 – 1746 – 145,50 = 7808,50 грн.
Заповнені Додатки 4ДФ та Д1 для даної ситуації наведено у файлах нижче.
Відпускні у Додатку 4ДФ
Скачати
Відпускні у Додатку Д1
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
