Перш ніж розкрити тему розрахунку ПДФО з відпускних, пригадаємо основні правили надання відпустки працівникові і його оплати.
Отже, право на оплачувані дні відпочинку має кожен працівник, що знаходиться в офіційних трудових відносинах, при чому як на основному місці, так і за сумісництвом. Строк відпустки – не менше 24 календарних днів на рік. Про це подбали Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) і Закон «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504 (далі – Закон про відпустки).
Остання відпустка, зрозуміло, не оплачується, а з іншими доведеться бухгалтеру все порахувати. Розрахувати відпускні, утримати податки, нарахувати ЄСВ та врешті-решт усе виплатити. Тепер переходимо до короткої інструкції.
Сума відпускних = Середньоденна зарплата × Календарні дні відпустки
Зверніть увагу, що святкові і неробочі дні у календарні дні відпустки не входять, тобто їх не рахують і не оплачують. Перелік таких святково-неробочих днів є у ст. 73 КЗпП (11 днів на рік).
Для визначення середньоденного заробітку скористаємося такою формулою:
Середньоденна зарплата = Сумарний дохід за минулі 12 місяців перед відпусткою ÷ 354
У вищенаведеній формулі цифра 354 – це кількість днів на рік за мінусом святкових і неробочих днів, тобто 354 = 365 – 11. При цьому будьте уважні, коли розрахунковий період захоплює лютий високосного року – тоді днів буде 355. Однак, якщо розрахунковий період охоплює:
лютий високосного року, то кількість днів на рік за мінусом святкових і неробочих буде 355;
із загальної кількості днів, які беруть участь в розрахунку, віднімаємо: дні, на які взята відпустка за свій рахунок (тривалість таких відпусток – див. ст. 25 і 26 Закону про відпустки), дні відпустки для догляду за дитиною до 3-х років, а також дні простою;
в загальну суму річного доходу для розрахунку включаємо: нараховану зарплату («брудними», тобто податки віднімати не треба), суми нарахованих відпускних, відрядних, лікарняних і декретних;
премії відносимо до тих місяців, за які вони були нараховані, а не виплачені;
якщо заробітку за 12 місяців не було, то розрахунок проводимо на основі тарифної ставки (посадового окладу).
Згідно зі ст. 21 Закону про відпустки виплатити відпускні потрібно за 3 дні до відпустки. Тобто відкласти виплати та сплату податків не вийде. А перед цим ще слід порахувати усі податки, аби їх разом сплатити.
Відпускні оподатковуються, як заробітна плата. У тім, це і є частина заробітної плати. Так, за пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, яка затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 р. № 5 (далі – Інструкція № 5), відпускні – це частина так званої додаткової зарплати. Отже, відпускні входять у базу оподаткування податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) на підставі пп. 164.2.2 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).
☛ Відпускні – це частина зарплати
Ставка оподаткування відпускних та інших складових зарплати – 18% (п. 167.1 ПКУ).
При розрахунку ПДФО за наявності відпускних зверніть увагу на такі нюанси:
відпускні, як і інша зарплата, враховуються у суму доходу при визначенні права на податкову соціальну пільгу (ПСП), пп. 169.4.1 ПКУ;
оподатковуємо ПДФО повністю всю суму відпускних, яка була нарахована, навіть якщо вони захоплюють декілька місяців (так звані перехідні відпускні). Оподатковуємо всі відпускні, так як ПДФО слід утримати й сплатити у бюджет при виплаті відпускних.
Якраз остання ситуація з перехідними відпускними викликає найбільше питань. Якщо у працівника нема й не може бути ПСП, то проблем немає ніяких: утримали ПДФО з усієї суми та сплатити в момент виплати відпускних. Однак, якщо у працівника є чи потенційно може бути ПСП, то тоді будьмо уважними. У наступному місяці потрібно:
зробити розподіл перехідних відпускних помісячно. Це витікає з пп. 1.6.1 Інструкції № 5, де прямо вказано про те, що відпускні розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. У пп. 169.4.1 ПКУ також мова йде про застосування ПСП до доходів, які нараховані протягом звітного податкового місяця;
зробити перерахунок ПДФО. Перевірити за кожним місяцем, чи не виникає права на ПСП. Може так статися, що у місяці виходу у відпустку через більшу суму доходу з вини відпускних працівник втратив ПСП. Однак після розподілу може виявитися, що дохід якраз у межах ліміту. Надміру сплачений ПДФО враховуємо у зменшення суми податку за звітний період, у якому робили перерахунок.
Додамо, що останню процедуру – перерахунок ПДФО – можна робити одразу наступного місяця. За пп. 169.4.3 ПКУ перерахунок можна робити будь-коли. Однак у кінці року та при звільненні вона обов’язкова (пп. 169.4.2 ПКУ).
☛ Перехідні відпускні спричиняють необхідність перерахунку ПДФО для працівників, які користуються ПСП
Пропорційний розподіл відпускних між місяцями здійснити просто – слід порахувати спершу кількість днів відпустки, яка припадає на кожний місяць. Наприклад, працівник має відпустку з 24 червня по 09 липня 2024 року. На червень з цього періоду припадає 7 днів. На липень тоді припадає 9 днів. Загальна тривалість відпустки – 16 днів. Сума відпускних нехай 18000 грн. Тоді маємо такі результати пропорційного розподілу відпускних:
відпускні за червень = 18000×7/16 = 7875 грн;
відпускні за липень = 18000×9/16 = 10125 грн.
Утримуємо ВЗ з відпускних
Військовий збір (ВЗ) утримуємо теж з усієї суми нарахованих відпускних. Ставка така ж, як і для решти зарплати – 1,5% (пп. 1.3 п. 161 Підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ). Відмінність від ПДФО у тому, що ПСП при розрахунку ВЗ не застосовується, а тому й потреби у перерахунку немає.
☛ З відпускних утримуються ПДФО (18%) та ВЗ (1,5%)
Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) на відміну від ПДФО та ВЗ не зменшує суму до виплати працівнику, а нараховується на фонд оплати праці, у т.ч. й на відпускні. Тобто нарахуванні й сплата ЄСВ – це витрати установи. ЄСВ нараховується за стандартними для зарплати ставками:
22% – на відпускні звичайного працівника;
8,41% – відпускні особи з інвалідністю.
Однак помісячний розподіл суми відпускних для цілей ЄСВ обов’язковий. Зверніть увагу на дотриманням мінімальної бази ЄСВ (це мінімальна зарплата відповідного місяця) у таких ситуаціях:
місяць виходу з відпустки – у працівника сума доходу може виявитися менше, аніж звичайно. Наприклад, через брак премії тощо;
відпускні захопили весь місяць. Тобто окрім відпускних у працівника взагалі немає доходу за місяць. Якщо сума відпускних, що припадає на такий місяць, менша за мінімальну базу, то також визначається ЄСВ-різниця. Винятку тут немає.
При порівнянні з мінімальною базою ЄСВ враховується результат пропорційного розподілу відпускних. ЄСВ-різницю (різницю між фактичною й мінімально базою) можна визначити будь-якого наступного місяця та донарахувати ЄСВ. Штрафів у такому разі немає.
Наприклад, працівнику, який весь липень 2024 року був у відпустці, нарахували 7800 грн відпускних за такий місяць. Інших нарахувань у нього немає. ЄСВ-різниця – 200 грн (= 8000 – 7800), де 8000 грн – мінімальна база ЄСВ для липня 2024. ЄСВ = 7800×0,22 + 200×0,22 = 1716 + 44 = 1760 грн. Зверніть увагу, що доплата до мінімальної зарплати у даному разі не нараховується, так як відпускні – це виплата за невідпрацьований час.
☛ При нарахуванні відпускних стежимо за дотриманням мінімальної бази ЄСВ. У разі перехідних відпускних це можна визначити лише після їхнього пропорційного розподілу між місяцями
Строки сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ
Усі податки сплачуємо в бюджет одночасно з виплатою відпускних (пп. 168.1.2 ПКУ).
Відпускні у Податковому розрахунку показуємо таким чином:
у Додатку 4ДФ (ПДФО/ВЗ). Окремо не виділяються й входять у цифру заробітної плати. Ознака доходу відповідно та ж сама, що й у решти зарплати – «101». Для утриманих й виплачених ПДФО й ВЗ використовуємо стандартні графи 4, 4а, 5 і 5а. Перехідні відпускні в Додатку 4ДФ показуємо в кварталі, в якому вони нараховані і виплачені;
у розділі 1 основної частини (сукупний ЄСВ). Також окремо від решти зарплати не відділяються. Відпускні «розчиняються» в інших сумах;
у Додатку Д1 (ЄСВ). Тут для відпускних слід відвести окремий рядок, а якщо вони перехідні, то й два чи більше рядків у тому ж самому Додатку Д1 (за місяць нарахування відпускних). Таким чином, відпускні відображаються окремо від решти зарплати. Крім того, вони мають свій код типу нарахувань – «10» (графа 09). Кожний з таких рядків повинен мати різний номер місяця у періоді, за який вони нараховуються (графа 10). Кількість календарних днів перебування у трудових відносинах – заповнюємо лише, якщо окрім відпускних у працівника інших нарахувань у цьому Додатку Д1 немає.
Розглянемо для наочності розрахунок відпускних і заповнення Податкового розрахунку за ними на простому прикладі, коли відпустка зачіпає лише один місяць. Більш складну ситуацію – відображення у Податковому розрахунку перехідних відпускних – усі приклади знайдете у консультації Перехідні відпускні: податки, звітність, зразки.
☛ Відпускні від зарплати відокремлюються лише у Додатку Д1 Податкового розрахунку
Працівник іде у відпустку з 05.07.2024 по 28.07.2024 (24 дні). Йому нарахували 12500 грн відпускних та 3200 грн решти заробітної плати за липень 2024 року. Розрахунок податків матиме такий вигляд:
загальна нарахована сума = 12500 + 3200 = 15700 грн;
ПДФО = 15700 грн × 0,18 = 2826 грн;
ВЗ = 15700 грн × 0,015 = 235,50 грн;
ЄСВ = 15700 грн × 0,22 = 3454 грн (у т.ч. з зарплати – 704 грн, з відпускних – 2750 грн).
Тоді сума до виплати = 15700 – 2826 – 235,50 = 12638,50 грн.
Заповнені Додатки 4ДФ та Д1 для даної ситуації наведено у файлах нижче.
