Експерт з бухгалтерського обліку та оподаткування, м. Житомир
Є певні активи, які бюджетні установи не можуть обліковувати на балансі. Тож їм місце на позабалансових рахунках. З’ясуємо, як здійснювати позабалансовий облік в бюджетних установах для різних активів.
Позабалансовий облік застосовують до матеріальних цінностей або коштів у розрахунках, які перебувають в установі, але за критеріями визнання їх не можна вважати активами.
Для обліку таких ресурсів у бюджетних установах Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219 (далі – Порядок застосування Плану рахунків), передбачає у класі 0 «Позабалансові рахунки розпорядників бюджетних коштів та державних цільових фондів» такі рахунки:
01 «Орендовані основні засоби та нематеріальні активи»;
02 «Активи на відповідальному зберіганні»;
03 «Бюджетні зобов’язання»;
04 «Умовні активи»;
05 «Умовні зобов’язання, гарантії та забезпечення надані»;
06 «Гарантії та забезпечення отримані»;
07 «Списані активи»;
08 «Бланки документів суворої звітності»;
09 «Передані (видані) активи відповідно до законодавства».
Облік на позабалансових рахунках в установі стосується цінностей, які вона не контролює. Ведуть його за простою системою – записи проводять тільки на відповідному субрахунку одного позабалансового рахунку. При цьому не застосовують метод подвійного запису.
Зазначайте зміст і кількісно-вартісні показники таких операцій, як надходження, вибуття, використання, продаж матеріальних цінностей, бланків документів суворої звітності, утворення умовних, тобто непередбачених (потенційних) активів, списання з балансу майна внаслідок нестачі чи псування та дебіторської заборгованості (Порядок застосування Плану рахунків).
Далі розглянемо, які саме активи є об’єктами обліку позабалансових рахунків 01, 02, 04, 07 і які нормативні акти це визначають.
Деякі запаси, основні засоби чи біологічні активи, які установа використовує або зберігає, але права власності на них не має, перебувають на відповідальному зберіганні.
Оскільки такі активи не відповідають критеріям визнання активів, обліковуйте їх на субрахунку 021 «Активи на відповідальному зберіганні розпорядників бюджетних коштів» рахунку 02. На ньому відображайте дані про відповідальне зберігання:
1. товарно-матеріальних цінностей, які орган вищого рівня оплатив коштом державного або місцевих бюджетів, що відповідають одній з умов:
установа, яка прийняла їх, належить до його сфери управління, але утримується коштом інших бюджетів;
наукова установа активи придбала як спеціальне обладнання для виконання науково-дослідних і конструкторських робіт;
2. товарно-матеріальних цінностей, що перебувають на відповідальному зберіганні з інших підстав;
3. усіх видів обладнання і предметів, що знаходяться на спортивних стрільбищах, у тирах, кабінетах військової дисципліни навчальних закладів тощо.
Облік запасів, що відповідають критеріям визнання активів, здійснюйте на балансових субрахунках. Операції з запасами, що не відповідають критеріям визнання активів, обліковуйте на позабалансових субрахунках (п. 11 розд. ІІ Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11; далі – Методрекомендації з обліку запасів).
Господарські операції з запасами, які вам не належать та якими ви не можете розпоряджатися на свій розсуд, фіксуйте на субрахунку 021.
Операції з запасами, які Методрекомендації з обліку запасів (п. 11 і 12) та Порядок застосування Плану рахунків радять вести на позабалансовому субрахунку 021, дивіться у таблиці. Там ви знайдете також документи, якими оформлюють такі операції.
На субрахунку 021 обліковуйте також основні засоби, які установі не належать. Ними можуть бути особисті речі працівників, як-от годинник, чайник тощо. Адже працівники ними користуються з дозволу керівника. Хоча ці речі перебувають в установі, але активами установи вони не визнані.
Якщо ж установа орендує основний засіб у юридичної особи, ФОП чи у працівника за відповідним договором оренди з метою його використання для забезпечення виконання своїх функцій чи у господарській діяльності, необоротний актив відображайте на позабалансовому субрахунку 011 «Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів», а нематеріальний актив – на субрахунку 013 «Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів».
Позабалансовий облік умовних активів
Формулювання «умовні активи» говорить саме за себе. Хоча й активи, але не повноцінні, не визначені, лише потенційні. Залежно від майбутніх подій вони можуть стати активом установи або ні. Тому умовні активи установи обліковують на позабалансових рахунках.
Якщо ситуація зміниться, умовний актив, що ви обліковуєте на позабалансі, слід відобразити у складі активів та обліковувати на балансі. Також на суму їх вартості слід визнати дохід (п. 7 розд. ІІ Стандарту 128 «Зобов’язання», затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629).
Інформацію про наявність умовних (потенційних) активів узагальнюйте на субрахунках 041 «Умовні активи розпорядників бюджетних коштів», 043 «Тимчасово передані активи» рахунку 04 (Порядок застосування Плану рахунків).
На субрахунку 041 обліковуйте перехідні призи, прапори, кубки, які заснували різні установи та організації для нагородження команд-переможців. Обліковуйте їх тут протягом усього періоду, допоки вони знаходитимуться в установі.
На субрахунку 043 обліковуйте майно, яке:
вам передав орган виконавчої влади, що перебуває у стані реорганізації або ліквідації;
перебуває на тимчасово окупованій території та/або на території проведення антитерористичної операції тощо.
невідшкодовані нестачі і втрати від псування матеріальних цінностей.
Позабалансовий облік дебіторської заборгованості
Дебіторську заборгованість, яку списали з балансу через неплатоспроможність боржників, обліковуйте на субрахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість розпорядників бюджетних коштів» рахунку 07.
Спостерігайте за станом дебіторської заборгованості протягом трьох років із моменту списання. Не забувайте відслідковувати можливість її стягнути, якщо майновий стан неплатоспроможних дебіторів зміниться (п. 3.5 розд. IІІ Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372; далі – Порядок № 372) та Порядок застосування Плану рахунків.
Аналітичний облік за позабалансовим субрахунком 071 ведіть за боржниками.
Списану дебіторську заборгованість остаточно списуйте з субрахунку 071 після того, як надійдуть суми заборгованості або закінчиться строк обліку такої заборгованості.
Позабалансовий облік невідшкодованих нестач і втрат
До невідшкодованих нестач та втрати відносьте:
суми нестач і втрат від псування запасів понад норми природного убутку до прийняття рішення про конкретних винуватців. Їх визнавайте витратами звітного періоду;
запаси, що зіпсовані або наявність яких інвентаризація не підтвердила. Це трапляється, коли їх відсутність або псування не обгрунтовані нормами природного убутку, і керівник ще не вирішив, чи мають відшкодувати їх вартість винні особи (п. 13 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку запасів).
Суму, яку має відшкодувати винна особа, визначайте за такими нормативами (абз. 2, 3 п. 10 розд ІІ Методрекомендацій з обліку запасів):
статті 3, 7 Закону України «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні» від 12.07.2001 № 2658-III;
Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.1996 № 116;
Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 № 1891.
На субрахунку 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів» рахунку 07 обліковуйте (Порядок застосування Плану рахунків):
суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей;
цінності, що не повернули учням і студентам, яких відрахували згідно з наказом тощо.
Після встановлення осіб, які мають відшкодувати втрати запасів понад норми природного убутку, належну до відшкодування суму зараховуйте до складу дебіторської заборгованості і:
доходів – на суму фактичних витрат на відновлення (придбання) запасів;
розрахунків із бюджетом – на різницю між сумою, що має відшкодувати винна особа, і сумою фактичних витрат на відновлення (придбання) запасів.
Також означену суму списуйте з позабалансового рахунку. Тобто після того як встановите винних осіб, зменшуйте суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей на субрахунку 073 (абз. 4 п. 10 розд ІІ Методрекомендацій з обліку запасів; Порядок застосування Плану рахунків).
Аналітичний облік за позабалансовим субрахунком 073 ведіть за боржниками та випадками встановлення нестач і втрат від псування цінностей.
Позабалансовий облік в бюджетних установах й узагальнення інформації щодо руху бланків документів суворої звітності відбувається за субрахунком 081 «Бланки документів суворої звітності розпорядників бюджетних коштів» рахунку 08. Також на цьому субрахунку обліковуйте путівки, які отримали безоплатно від громадських, профспілкових та інших організацій.
Порядок застосування Плану рахунків також наголошує, що перелік документів, які відносяться до бланків документів суворої звітності, порядок їх зберігання й використання встановлюють відповідні нормативно-правові акти.
Аналітичний облік ведіть за кожним бланком та місцями їх зберігання. Залишок субрахунку 081 збільшуйте, коли до установи надходять (установа приймає на облік) бланки документів суворої звітності. Зменшуйте його після того, як використаєте бланки документів суворої звітності або спишете їх як непридатні чи такі, яких немає в наявності.
Звітність
Інформацію про рух та залишки активів на позабалансових субрахунках01, 02, 04, 07 зазначайте у рядках 1310 (1311, 1313), 1320 (1321), 1340 (1341, 1343), 1370 (1371, 1373) розділу ХІІІ «Розшифрування позабалансових рахунків», що містить форма 5-дс Примітки до річної фінансової звітності, затверджена наказом Мінфіну від 29.11.2017 № 977 та оновлена наказом від 09.12.2021 № 654.
