Содержание статьи:Расходы будущих периодов – это отсроченные во времени признания расходы. Они возникают в одном отчетном периоде, но связанные по времени с другим отчетным периодом или доходом, который будет получен в таком периоде. Как правило, эти расходы возникают в результате предоплаты за работы или услуги.
Почему необходимо их признавать, объясняет ст. 4 Закона "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.1999 № 996 (далее — Закон о бухучете). По принципу начисления, определенному этим законом, расходы признают в учете в момент их возникновения без привязки к их оплате денежными средствами.
Например, если учреждение в декабре 2021 года заплатит за аренду легкового автомобиля на 2022 год, такие расходы нельзя признать в 2021 году, поскольку:
- фактически услуга по аренде будет предоставлена только в течение 2022 года;
- доходы, ради которых арендуется автомобиль, будут получены в 2022 году.
Поэтому в декабря 2020 года нужно признать расходы будущих периодов, а не расходы периода. В течение 2021 года расходы будущих периодов постепенно будут списывать на расходы периода.
Примеры расходов будущих периодов
Расходами будущих периодов являются, например:
- арендная плата, уплаченная вперед (если услуга будет получена в других отчетных периодах);
- подписка на периодические издания (газеты, журналы, справочные издания, информационные рассылки и т.п.), в т. ч. электронные (оплачивается в одном периоде, но фактически издания будут поступать в будущих периодах);
- оплата страховых полисов, например, уплата оплата автогражданки на следующий год или автокаско;
- оплата вперед услуг по использованию IT-продуктов, например, оплата лицензионного ключа к антивирусной программы или офисных продуктов, обновления программных продуктов и т.д.;
- оплата вперед интернет-услуг, использование постоянного IP-адреса, оплата вперед мобильной связи и т.п.;
- расходы на подготовку к сезонному производству (зарплата, расходы на ЕСВ, амортизация основных средств) и др.
На первый взгляд может показаться, что расходы будущих периодов — практически то же, что и дебиторская задолженность, которая является следствием предоплаты. Предоплата, а потом долг — предоставление услуги. Так, они близки, но не всегда.
Возьмем для примера расходы на подготовку к сезонному производству. Здесь нет предоплаты, а есть расходы, которые нельзя признавать в периоде их уплаты, так как касаются они будущего периода: зарплата работникам выплачивается независимо от того, когда заработает производство, которое готовится к запуску.
Таким образом, расходы будущих периодов и дебиторская задолженность по выданным авансам близки, но не тождественны. Первые бывают только по работам и услугам и никогда — по предварительной оплате за материальные объекты (товары, основные средства). Они как отдельный актив нуждаются в учете, поскольку механизм их признания и последующего списания позволяет распределять расходы между различными отчетными периодами.
Что не является расходами будущих периодов
Не являются расходами будущих периодов:
- предоплата товаров, независимо от того, в каком периоде их получат;
- предоплата работ, услуг, которые будут получены в том же отчетном периоде, в котором совершили эту оплату;
- предоплата за периодические издания, которую осуществляют библиотеки, так как для библиотеки газеты, журналы являются библиотечными фондами, а не информационными услугами. Библиотечные фонды для библиотеки являются основными средствами.
Мінфін оновив План рахунків та Типову кореспонденцію. Як бюджетні установи мають реагувати на ці оновлення — у публікації
Особенности расходов будущих периодов в бюджетных учреждениях
Расходы будущих периодов в бюджетных учреждениях имеют свои особенности:
- 2911 "Расходы будущих периодов распорядителей бюджетных средств" — это субсчет учета по Плану счетов, по которому эти расходы относятся к финансовым активам бюджетного учреждения;
- порядок их списания и признания должен содержать приказ об учетной политике бюджетного учреждения.
☛ 2911 – счет для учета расходов будущих периодов в бюджетных учреждениях
Последнее требует постановление КМУ "Об осуществлении предварительной оплаты товаров, работ и услуг, которые закупаются с бюджетных средств" от 23.04.2014 № 117 (далее — Постановление № 117). Она ограничивает срок предоплаты некоторых товаров, работ и услуг, куда попадают и платежи, которые следует трактовать как расходы будущих периодов.
Так, согласно пп. 5 п. 1 Постановления № 117 срок предоплаты периодических изданий бюджетными учреждениями составляет один год. Чтобы избежать двусмысленностей, стоит "перестраховаться" приказом об учетной политике.
Также расходы в бюджетных учреждениях имеют свои коды экономической классификации. Например, предоплата периодических изданий имеет код 2210 "Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (приказ Минфина от 12.03.2012 № 333). Такой же код имеет и оплата электронных изданий. Если осенью или в декабре учреждение оплачивает подписку на газету на следующий год, то сумма такой предоплаты и будет расходами будущих периодов.
Если же оплата и получение периодического издания происходит в один год, могут возникнуть противоречия. Например, оплата издание в I квартале 2021 года на второй квартал 2021 года. Ведь I и II квартал — это разные отчетные периоды, и в I квартале должны быть признаны расходы будущих периодов, которые затем будем списывать по 1/3 ежемесячно во II квартале на расходы периода.
Расходы будущих периодов в отчетности бюджетных учреждений
Нашли свое отражение расходы будущих периодов 2021 года в отчетности бюджетных учреждений, и не только финансовой. В таблице ниже приведены эти отчеты.
Отчет | Строка, в которой содержатся | Чем утвержден |
Строка 1200 “Расходы будущих периодов” | НП(С)БУГС 101 | |
Форма № 7д, № 7м (отчет о задолженности по бюджетным средствам) | Строка 2240 “Оплата услуг (кроме коммунальных)”* | Приложение 7 Порядка составления бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств |
*в отчете расходы будущих периодов попадают в категорию “дебиторская задолженность”.
Учет расходов будущих периодов
Рассмотрим теперь проводки для учета расходов будущих периодов в бюджетных учреждениях на примерах.
Пример 1. Учреждение подписалось на профессиональное издание в декабре 2021 года на 2022 год. Сумма проплаты: 6400 грн.
№ | Хозяйственная операция | Д-т | К-т | Сумма |
1 | Осуществлена предоплата электронного издания в декабре 2021 года | 2117 | 2313 | 6400,00 |
2 | Отнесена сумма предоплаты на расходы будущих периодов в декабре 2021 года | 2911 | 2117 | 6400,00 |
3 | Отнесено на расходы текущего отчетного периода (январь 2022-го) сумму предоплаты подписки на периодическое электронное издание (= 6400/12) | 8013, 8113 | 2911 | 533,33 |
4 | Отнесено на расходы текущего отчетного периода (февраль 2022-го) сумму предоплаты подписки на периодическое электронное издание (= 6400/12) | 8013, 8113 | 2911 | 533,33 |
Пример 2. Учреждение приобрело ключ к антивирусной программе 1 ноября 2021 года на 365 дней. Стоимость 2400 грн.
№ | Хозяйственная операция | Д-т | К-т | Сумма |
1 | Оплата за лицензионный ключ 1 ноября 2021 года | 2117 | 2313 | 2400,00 |
2 | Отнесено на расходы первые 2 месяца пользования ключом, касающиеся текущего года (= 2400 × 2 / 12) | 8013, 8113 | 2117 | 400,00 |
3 | Остальная сумма оплаты отнесена на расходы будущих периодов (2022 год) (2400 × 10 / 12) | 2911 | 2117 | 2000,00 |
4 | Отнесено на расходы текущего отчетного периода (январь 2022-го) сумму предоплаты стоимости лицензионного ключа (= 2400 / 12) | 8013, 8113 | 2911 | 200,00 |
Пример 3. Оплачена стоимость услуг аренды помещения в марте 2021 году на ІІ квартал 2021 года в сумме 3600 грн.
№ | Хозяйственная операция | Д-т | К-т | Сумма |
1 | Осуществлена оплата стоимости арендных услуг на II квартал | 2117 | 2313 | 3600,00 |
2 | Отнесено на расходы будущих периодов сумму оплаты услуг, так как она касается следующего отчетного периода | 2911 | 2117 | 3600,00 |
3 | Отнесено на расходы текущего отчетного периода (апрель 2021-го) сумму предоплаты стоимости услуг аренды (= 3600 / 3) | 8013, 8113 | 2911 | 1200,00 |
Пример 4. Оплачена стоимость услуг аренды помещения в январе 2021 года на I квартал 2021 года в сумме 3600 грн. Расходы будущих периодов в данном случае признаются, так как все происходит в пределах одного периода (квартала).
№ | Хозяйственная операция | Д-т | К-т | Сумма |
1 | Осуществлена оплата стоимости арендных услуг на II квартал | 2117 | 2313 | 3600,00 |
2 | Отнесено на расходы текущего отчетного периода (I квартал 2021 г.) сумму предоплаты стоимости услуг аренды | 8013, 8113 | 2117 | 3600,00 |
Инвентаризация расходов будущих периодов
Инвентаризацию расходов регулирует Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879. Согласно п. 10 этого положения инвентаризация расходов будущих периодов осуществляется за 3 месяца до наступления даты баланса.
На законодательном уровне снова как и по форме № 7д происходит отождествление расходов будущих периодов с дебиторской задолженностью и осуществить их инвентаризацию можно используя Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приказ Минфина от 17.06.2015 № 572).
В ходе инвентаризации могут быть выявлены, например, непризнание расходов будущих периодов и отнесение суммы платежа на расходы периода. Такие ошибки исправляют методом красного сторно.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
