бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
З’ясуємо, що таке витрати майбутніх періодів та все про їхній бухгалтерський облік, зокрема облік передплати за оренду, періодичні видання, ліцензію за використання програмного забезпечення.
Витрати майбутніх періодів – це витрати, які відстрочені у часі свого визнання. Такі витрати виникають в одному звітному періоді, але пов’язані у часі з майбутнім звітним періодом або періодами, а також тим доходом, який буде отриманий у майбутньому. Як правило, витрати майбутніх періодів виникають у результаті попередньої оплати за роботи чи послуги, які будуть надані у майбутніх періодах. Однак не є витратами майбутніх періодів попередня оплата за товари, основні засоби, нематеріальні активи, виробничі запаси та інші активи.
Наприклад, якщо установа в грудні 2024 року сплатить за оренду легкового автомобіля на 2025 рік, такі витрати не можна визнати у 2024 році, оскільки:
фактично послуга з оренди буде надана лише впродовж 2025 року;
доходи, заради яких орендується автомобіль, будуть отримані у 2025 році.
Тож у грудні 2024 року потрібно визнати витрати майбутніх періодів, а не витрати періоду. Впродовж 2025 року витрати майбутніх періодів поступово мають бути списані на витрати періоду.
Витрати майбутніх періодів в бюджетних установах – приклад
Витратами майбутніх періодів у бюджетників можуть бути, наприклад:
орендна плата, яка сплачена наперед, – так як послуга буде отримана в інших звітних періодах;
підписка на періодичні видання (газети, журнали, довідкові видання, інформаційні розсилки тощо), у т. ч. електронні, – так як сплачується в одному періоді, але фактично видання будуть надходити в майбутніх періодах;
оплата страхових полісів, наприклад, сплата автоцивілки на наступний рік чи автокаско;
оплата наперед послуг з використання IT-продуктів, наприклад, оплата ліцензійного ключа до антивірусної програми чи офісних продуктів, оновлення програмних продуктів тощо;
сплата наперед інтернет-послуг, використання постійної IP-адреси, оплата наперед мобільного зв’язку тощо;
У чому відмінність між витратами майбутніх періодів та заборгованістю за сплаченим авансом?
При поверховому ознайомленні може здатися, що витрати майбутніх періодів – це практично те саме, що й дебіторська заборгованість, яка є наслідком попередньої оплати. Адже після попередньої оплати виникає борг – необхідність надання послуги. Так, вони близькі, але не завжди.
По-перше, не завжди витрати майбутніх періодів виникають унаслідок сплаченого авансу. Візьмемо для прикладу витрати на підготовку до сезонного виробництва. Тут немає попередньої оплати, а є витрати, які не можна визнавати у періоді їхньої сплати, так як стосуються вони майбутнього періоду: зарплата працівникам виплачується незалежно від того, коли запрацює виробництво, що готується до запуску.
По-друге, витрати майбутніх періодів можуть списуватися, тобто відноситися на поточні витрати, впродовж декількох періодів, а не одного. При визнанні авансу, як правило, надання послуги, виконання робіт тощо відбувається в межах одного майбутнього періоду. Однак, якщо такий майбутній період один, а отже якогось тривалого розподілу проводити не треба, то замість витрат майбутніх періодів в обліку можна показати й заборгованість за сплаченим авансом. Тоді обидва підходи в обліку рівноцінні. У такому разі все залежить від облікової політики установи щодо подібних господарських операцій та професійної думки самого бухгалтера. Якогось впливу на фінансовий результат бюджетної установи у такому разі все одно не буде.
По-третє, є ще одна відмінність, про яку вже згадувалось – витрати майбутніх періодів бувають тільки за роботами і послугами та ніколи за попередньою оплатою за матеріальні об’єкти (товари, основні засоби, виробничі запаси) та нематеріальні активи.
Виходить, що витрати майбутніх періодів та дебіторська заборгованість за виданими авансами близькі, але не тотожні. Витрати майбутніх періодів як окремий актив потрібні в обліку, оскільки механізм їхнього визнання та подальшого списання дозволяє розподіляти витрати між різними звітними періодами. Найкраще витрати майбутніх періодів в бухгалтерському обліку підходять, коли таких майбутніх періодів розподілу кілька – два та більше.
Що не належить до витрат майбутніх періодів
Не є витратами майбутніх періодів попередня оплата за:
товари, основні засоби, виробничі запаси та інші матеріальні цінності та нематеріальні активи – незалежно від того, у якому періоді їх отримають. Тут узагалі немає витрат, є майбутнє оприбуткування активу;
робіт, послуг, які будуть отримані в тому самому звітному періоді, у якому здійснили цю оплату. Тут просто немає майбутнього періоду;
періодичні видання, яку здійснюють бібліотеки, так як для бібліотеки газети, журнали є бібліотечними фондами, а не інформаційними послугами. Бібліотечні фонди для бібліотеки є основними засобами, тобто у майбутньому відбуваються не витрати, а оприбуткування активів.
Витрати майбутніх періодів в бюджетних установах 2024 мають свої особливості:
2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів» – це субрахунок обліку за Планом рахунків, за яким ці витрати належать до фінансових активів бюджетної установи;
Так, за п. 1 Постанови № 1070 термін попередньої оплати періодичних видань бюджетними установами становить не більше 12 місяців. Аби уникнути двозначностей, варто «перестрахуватися» наказом про облікову політику.
Також витрати у бюджетних установах мають свої коди економічної класифікації. Наприклад, попередня оплата періодичних видань має код 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, яка затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 № 333). Такий же код має й оплата електронних видань. Якщо восени чи в грудні установа сплачує підписку на газету на наступний рік, то сума такої попередньої оплати й стає витратами майбутніх періодів.
Якщо ж оплата й отримання періодичного видання відбувається в одному році, то слід дотримуватися такого ж підходу. Наприклад, передплата бухгалтерського видання, яка здійснена у ІІ кварталі 2024 року на ІІІ квартал 2024 року. Адже ІІ та ІІІ квартали – це різні звітні періоди, а тому й у ІІ кварталі мають бути визнані витрати майбутніх періодів, які потім списуються частинами у ІІІ кварталі на витрати періоду – по 1/3 щомісяця (липень, серпень і вересень).
☛ 2911 – субрахунок для обліку витрат майбутніх періодів у бюджетних установах
Витрати майбутніх періодів – бухгалтерський облік та звітність
Знайшли своє відображення витрати майбутніх періодів 2024 року у звітності бюджетних установ, і не тільки фінансовій. У таблиці нижче наведено ці звіти.
ВИТРАТИ МАЙБУТНІХ ПЕРІОДІВ У ЗВІТНОСТІ БЮДЖЕТНОЇ УСТАНОВИ
*у звіті інформація про витрати майбутніх періодів потрапляють у категорію «Дебіторська заборгованість» (графи 4, 5, 6 та 7)
Витрати майбутніх періодів – проводки
Розглянемо тепер проводки для обліку витрат майбутніх періодів у бюджетних установах на прикладах.
Приклад 1. Установа передплатила професійне видання у грудні 2024 року на 2025 рік. Сума проплати: 24000 грн.
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
1
здійснена попередня оплата електронного видання у грудні 2024 року
2117
2313
24000,00
2
віднесено суму попередньої оплати на витрати майбутніх періодів у грудні 2025 року
2911
2117
24000,00
3
віднесено на витрати поточного звітного періоду (січень 2025) суму попередньої оплати підписки на періодичне електронне видання (= 2000/12)
8013,
8113
2911
2000,00
4
віднесено на витрати поточного звітного періоду (лютий 2025) суму попередньої оплати підписки на періодичне електронне видання (= 2000/12)
8013,
8113
2911
2000,00
...
і т.д. щомісяця (березень-грудень 2025)
8013,
8113
2911
2000,00
Приклад 2. Установа придбала ключ до антивірусної програми 15 травня 2024 року на 365 днів. Вартість 4800 грн.
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
1
сплата за ліцензійний ключ 01 травня 2024 року
2117
2313
4800,00
2
віднесено на витрати перші 2 місяці користування ключем, що стосуються поточного року (= 4800 × 2/12)
8013,
8113
2117
800,00
3
решта суми оплати віднесена на витрати майбутніх періодів (2024 рік), які потім будуть поступово списуватися впродовж липня 2024-квітня 2025 (= 4800× 10/12)
2911
2117
4000,00
4
віднесено на витрати поточного звітного періоду (липень 2024) суму попередньої оплати вартості ліцензійного ключа (= 4000/12)
8013,
8113
2911
333,33
5
віднесено на витрати поточного звітного періоду (серпень 2024) суму попередньої оплати вартості ліцензійного ключа (= 4000/12)
8013,
8113
2911
333,33
6
і т.д. щомісяця (вересень 2024-квітень 2025)
8013,
8113
2911
333,33
Приклад 3. Оплачена вартість послуг оренди приміщення у червні 2024 року на ІІІ квартал 2024 року у сумі 36000 грн.
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
1
здійснена оплата вартості орендних послуг на ІІІ квартал
2117
2313
36000,00
2
віднесено на витрати майбутніх періодів суму оплати послуг, так як вона стосується наступного звітного періоду
2911
2117
36000,00
3
віднесено на витрати поточного звітного періоду (липень 2024) суму попередньої оплати вартості послуг оренди (= 36000/3)
8013,
8113
2911
12000,00
4
віднесено на витрати поточного звітного періоду (серпень 2024) суму попередньої оплати вартості послуг оренди (= 36000/3)
8013,
8113
2911
12000,00
5
віднесено на витрати поточного звітного періоду (вересень 2024) суму попередньої оплати вартості послуг оренди (= 36000/3)
8013,
8113
2911
12000,00
Приклад 4. Сплачена вартість послуг оренди приміщення у січні 2024 року на І квартал 2024 року у сумі 36000 грн. Витрати майбутніх періодів у даному випадку не визнаються, так як все відбувається в межах одного періоду (кварталу).
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
1
здійснена оплата вартості орендних послуг на І квартал
2117
2313
36000,00
2
віднесено на витрати поточного звітного періоду (І квартал 2024) суму попередньої оплати вартості послуг оренди
8013,
8113
2117
36000,00
Інвентаризація витрат майбутніх періодів
Інвентаризація витрат майбутніх періодів здійснюється за 3 місяці до настання дати балансу (п. 10 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, яке затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879). При цьому знову, як і у формі № 7д, відбувається ототожнення витрат майбутніх періодів з дебіторською заборгованістю – здійснити їхню інвентаризацію можна використовуючи Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (наказ Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572).
В ході інвентаризації можуть бути виявлені помилки щодо обліку витрат майбутніх періодів, наприклад, їхнє невизнання та віднесення всієї суми здійсненого платежу на витрати періоду. Такі помилки виправляються методом червоного сторно.
Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!
