Досить поширені ситуації, коли з огляду на режим роботи та процеси в установі неможливо встановити звичайний 8-годинний робочий час. У цьому випадку на допомогу приходить підсумований облік робочого часу. Що це означає, де застосовується та як правильно здійснити документальне оформлення – читайте далі у статті.
Законодавчі акти, що регулюють підсумований облік робочого часу
Перш за все слід згадати статтю 61 КЗпП, яка говорить про те, що на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях, а також в окремих виробництвах, цехах, дільницях, відділеннях і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути дотримана встановлена для даної категорії працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, допускається за погодженням із первинною профспілковою організацією (профспілковим представником) підприємства, установи, організації запровадження підсумованого обліку робочого часу.
Якими внутрішніми документами запроваджується підсумований облік робочого часу
Пунктом 2 Методрекомендацій № 138 встановлено, що підсумований облік робочого часу встановлюється роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації, а у разі його відсутності може бути врегульовано колективним договором.
Проте не завжди в колективному договорі встановлено підсумований облік робочого часу. Що ж робити в цьому випадку? Ми рекомендуємо здійснити наступний порядок дій та підготувати такі документи:
Від імені керівника установи (організації) документально оформити подання профспілковому органу щодо узгодження запровадження та умов застосування підсумованого обліку робочого часу і графіків роботи (змінності).
Після погодження з профспілкою (трудовим колективом) видати наказ щодо запровадження підсумованого обліку робочого часу.
У наказі визначити:
з якої дати запроваджують підсумований облік;
для яких категорій працівників;
яким буде обліковий період;
за яким календарем обчислювати норму тривалості робочого часу: п’ятиденний чи шестиденний робочий тиждень;
тривалість, початок і кінець зміни та перерви;
хто та в який термін має ознайомити працівників про зміну режиму роботи.
Підсумований облік робочого часу і звичайний 8-годинний графік роботи: різниця
Головною особливістю підсумованого обліку робочого часу є те, що за цією системою встановлюється обліковий період, який може дорівнювати місяцю, кварталу, півріччю чи року, і саме для облікового періоду встановлюється нормальна кількість годин праці.
На практиці це означає, що якщо в установі встановлено обліковий період – півріччя, то нормальна кількість годин за I півріччя 2025 року складе (при 40-годинному робочому тижні):
184 (січень) + 160 (лютий) + 168 (березень) + 176 (квітень) + 176 (травень) + 168 (червень) = 1032 годин для даного облікового періоду
Зауважимо, що в рамках одного облікового періоду (квартал, півріччя, рік) при встановленому підсумованому обліку робочого часу для певної категорії працівників установа може не рахувати надурочні години, а здійснити оплату за них лише після закінчення цього періоду.
Підсумований облік робочого часу: приклад
Охоронець відпрацював протягом І півріччя 2025 року наступну кількість годин: 188 (січень) + 160 (лютий) + 168 (березень) + 176 (квітень) + 178 (травень) + 168 (червень). Загальна кількість відпрацьованого часу в рамках облікового періоду склала 1038 години. При цьому нормальна кількість годин робочого часу є іншою, як сумарно за період, так і за встановлений в установі обліковий період (півріччя). Проте, при встановленому підсумованому обліку робочого часу установа не зобов’язана щомісячно здійснювати оплату надурочних годин, вона це зробить один раз на півроку за результатами підрахунку відпрацьованого часу в рамках встановленого облікового періоду.
На нашому прикладі установа зобов’язана здійснити оплату лише шести надурочних годин (1038 – 1032).
Які документи необхідні при запровадженому підсумованому обліку робочого часу
Головним документом при запровадженому в установі підсумованому обліку робочого часу є графік змінності, який затверджує керівник установи (організації) та погоджує з профспілкою чи представниками трудового колективу.
Розробляючи графік змінності за Методрекомендаціями № 138 слід врахувати:
щоб перерва між змінами була не меншою подвійної тривалості часу роботи в попередній зміні (включаючи перерву на обід);
тривалість щотижневого безперервного відпочинку повинна бути не меншою ніж 42 години;
заборонено на одного працівника планувати роботу протягом 2 змін підряд.
Ще одним важливим документом для обліку робочого часу є табель виходів на роботу, в якому відображають кількість відпрацьованих працівником годин.
Підсумований облік робочого часу – графік змінності
У разі встановленого в установі підсумованого обліку робочого часу графік змінності має затверджуватись керівником установи за погодженням з профспілкою чи представниками трудового колективу, враховуючи норми статей 50, 51, 57–59, 66, 70 КЗпП.
Як правило, час початку та закінчення зміни, а також міжзмінна перерва встановлюються Правилами внутрішнього трудового розпорядку та наказом про впровадження підсумованого обліку робочого часу.
Тривалість перерви під час зміни у разі підсумованого обліку робочого часу встановлюється тривалістю не більше 2 годин, при цьому перерва не включається до робочого часу. Якщо ж перерву встановити неможливо – працівнику дають можливість приймати їжу протягом робочого часу.
Графіки роботи на обліковий період мають передбачати дні щотижневого відпочинку, та кількість вихідних днів за графіками роботи (змінності) не повинна бути меншою, ніж кількість повних тижнів облікового періоду (п. 9 Методрекомендацій № 138).
Залучення до роботи за підсумованим обліком робочого часу окремих категорій працівників
Оскільки при підсумованому обліку робочого часу часто виникають ситуації, коли зміна триває цілодобово, в т. ч. в нічний час, відповідно до статті 176 КЗпП до роботи за таким графіком забороняється залучати наступні категорії працівників:
вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до трьох років;
Оплата праці за підсумованим обліком робочого часу у разі відсутності надурочних годин здійснюється за загальним правилом. Проте, розрахунок надурочних має певні особливості. Розглянемо їх на прикладі, що був наведений вище.
Як було вказано, протягом облікового періоду (півріччя) охоронець відпрацював надурочно шість годин. При цьому, його посадовий оклад протягом січня–квітня становив 12 000 грн., а протягом квітня – червня – 14 000 грн.
Статтею 106 КЗпП встановлено, що оплата праці надурочних годин у разі підсумованого обліку робочого часу здійснюється в подвійному розмірі годинної ставки.
Розрахуймо разом штатну чисельність працівників та кількість осіб з інвалідністю, аби не наразитися на штраф, та виправити помилку, якщо вже її припустилися.
Давайте розрахуємо суми оплати надурочних годин. Для цього необхідно взяти розмір посадового окладу, що діє на кінець облікового періоду (червень), і поділити його на середньомісячну норму годин за обліковий період. Отриманий результат є розміром годинної ставки.
Визначимо спочатку середньомісячну норму годин за обліковий період. Для цього норму годин для облікового періоду І півріччя 2025 року (1032 год) розділимо на кількість місяців у обліковому періоді – 172 год.
Годинну ставку можна визначити у два способи:
81,40 грн (14000 грн ÷ 172 год) – розмір посадового окладу ділимо на середньомісячну кількість годин облікового періоду;
81,40 грн (14000 грн × 6 ÷ 1032 год) – розмір посадового окладу множимо на кількість місяців у обліковому періоді та ділимо на норму годин облікового періоду.
Спосіб розрахунку годинної ставки доцільно прописати у положенні про оплату праці. Тим самим унормуєте розрахунок і жоден ревізор чи інспектор не зможе заперечити його.
Надурочні години оплачуємо за подвійною годинною ставкою – 162,80 грн (81,40 грн × 2).
Оскільки протягом облікового періоду (півріччя) охоронець відпрацював надурочно шість годин, сума оплати – 976,80 грн (162,80 грн × 6 год).
