Для этого работодатель:
- выдает распорядительный документ;
- составляет смету расходов;
- знакомит работника с условиями служебной поездки;
- выдает работнику аванс.
По возвращении его с командировки:
- проверяет и принимает от работника авансовый отчет на командировку;
- проводит окончательный расчет по расходам в командировке;
- оплачивает работнику дни служебной поездки.
Поэтому рассмотрим все подробно.
Відрядження - розмір добових та сума витрат на найм житла 2021
Основание для приказа про командировку
Прежде чем отправить в служебную поездку, руководитель учреждения должен выдать соответствующий распорядительный документ, как правило, приказ на командировку. Именно с этим документом следует обязательно ознакомить работника, которого отправляют в служебную поездку, и выдать ему на руки заверенную копию приказа.
Обратите внимание! Копия этого приказа будет подтверждать, что работник временно находится на соответствующей территории в связи со служебной поездкой, и в соответствии с подпунктом «б» подпункта 268.2.2 Налогового кодекса Украины не является плательщиком туристического сбора. А это 0,5-1% стоимости проживания, которую работнику по возвращении из командировки ни при каких обстоятельствах не возместят.
В приказе обязательно указываются:
- цель служебной поездки;
- задачи (при необходимости);
- пункт назначения;
- название юридического лица, к которому работник должен прибыть для выполнения служебного задания (предприятие, учреждение и т.п.);
- вид транспорта;
- источник финансового обеспечения расходов (если за счет учреждения - "возместить", если за счет командированного - "за деньги");
- название населенного пункта.
Цель служебной поездки обязательно должна подтверждать связь этой поездки с основной деятельностью учреждения. Эта связь также подтверждаться и документально (п. 1 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 № 59; далее - Инструкция № 59). При отсутствии такой связи контролирующие органы могут считать такую поездку не служебной и, соответственно, все расходы, понесенные работником в командировке и возмещенные учреждением, - незаконными.
Такими документами могут быть:
- положение об учреждении;
- должностная инструкция, которая предусматривает командировки работника (например, для отчетности главному распорядителю);
- приглашение от учреждения, в которое отправляют работника и деятельность которой сравнительно одинакова с деятельностью учреждения;
- договор на выполнение работ или оказание услуг, заключенный с учреждением;
- другие документы, подтверждающие желание установить гражданско-правовые отношения с учреждением (например, командировки для заключения договора);
- документы, подтверждающие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах или других мероприятиях, проводимых по тематике, связанной с деятельностью учреждения.
Также в распорядительном документе о служебной поездке руководитель учреждения может установить дополнительные ограничения в части использования средств, которые выданы работнику на командировку. Например, ограничить стоимость проживания, бытовых услуг, транспортных и других расходов во время служебной поездки или уточнить вид транспорта, способ оплаты его стоимости во избежание лишних расходов бюджетных средств.
Если речь идет о заграничной служебной поездке, сначала следует получить соответствующее приглашение из-за рубежа, в частности, для участия в переговорах или конференции, заключении соглашения о сотрудничестве и тому подобное. Вместе с приглашением обязательно следует подать копию приглашения с переводом. На основании этих документов руководитель учреждения издает приказ о командировке и утверждает техническое задание, в котором определяет цель выезда за границу, задачи и ожидаемые результаты служебной поездки, срок и условия пребывания за границей.
Смета расходов на командировку
Составляя смету расходов, следует помнить о расходах, которые возмещают по результатам служебной поездки. Приведем их в таблице.
Расходы на командировку 2021 во время служебной поездки возмещают (+) или нет (-)
Составляющие затрат | Командировки | |
в пределах Украины | за рубеж | |
Суточные | + | + |
Проезд (в т. ч. расходы на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов, оплату аэропортных сборов, пользование постельными принадлежностями в поездах и т.д.) | + | + |
Проживание в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях | + | + |
Бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья и т.д.) | + | + |
Бронирование мест в гостиницах (мотелях) для командировки | + | + |
Страховой полис жизни или здоровья командированного работника | - | + |
Оформление разрешения на въезд (визы) | - | + |
Оформление загранпаспорта | - | + |
Указанные в таблице составляющие расходов желательно выделить в смете расходов с указанием суммы их стоимости. Или же если смету расходов не составляют, их отражают в справке-расчете на выданный аванс, составленной в произвольной форме. Стоимость расходов отражается в:
- национальной валюте (грн) - если командировках в пределах Украины;
- национальной валюте (грн) - для служебной поездки за границу по расходам, которые проводят на территории Украины;
- национальной валюте государства, в которое командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте (доллар США, евро) - для расходов, осуществленных в валюте.
Такого мнения и Минфин (письмо от 21.05.2014 № 31-07250-06-29 / 12181).
Если по условиям приглашения командированный работник будет питаться за счет принимающей стороны, сумму суточных расходов определяют в процентах сумм суточных расходов для соответствующего государства согласно п. 2 Приложения 1 к постановлению КМУ від 02.02.2011 № 9 «О суммах и составе расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» ( далее - Постановление № 98):
- 80% - при однократном;
- 55% - двухразовом;
- 35% - трехразовом питании.
В день приезда к месту командировки (выезда), если работник не питался за счет принимающей стороны, суточные выплачиваются в полном размере.
⚡️ У програмі: ►Виплати. ►Утримання. ►Податки. ►Звіти + ❤️Офіційний СЕРТИФІКАТ
Ознакомление работника с условиями служебной поездки
Учреждение обязано ознакомить работника с:
- приказом о служебной поездке;
- сметой расходов или справкой-расчетом на выданный аванс;
- порядком отчетности по предоставленному авансу и проведенными во время командировки затратами – по приказу Минфина «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 28.09.2015 № 841 ( далее - Приказ № 841);
- ограничениями, которые определены Инструкцией № 59 и Постановлением № 98;
- перечнем документов, подтверждающих соответствующие расходы.
То есть работник должен осознавать, в каких ценовых пределах во время командировки он может оплачивать проезд, проживание и т.д. Для этого его знакомят с размером суточных расходов и предельным размером на наем жилого помещения, определенным в приложении 1 к Постановлению № 98, и сметой расходов.
Обязательно следует оговориться, что стоимость алкогольных напитков, табачных изделий, суммы «чаевых», оплата зрелищных мероприятий, проезда на такси во время командировки учреждение ни при каких обстоятельствах не возместит работнику. Это его личные расходы. А стоимость бытовых услуг, включенных в счета на оплату стоимости проживания в местах проживания (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья) возместят в пределах 10% суммы суточных расходов.
Если во время командировки работник проводит расходы в безналичной форме, сбор за перевод денежных средств электронными средствами (комиссия платежной системы) возместят только при наличии выписки с карточного счета или другого документа на бумажном носителе, подтверждающего сумму уплаченного сбора.
Если же работника направляют в командировку за границу ему следует сообщить, что для возмещения затрат:
- на оформление страхового полиса работник должен предоставить оригинал страхового полиса с отметкой об уплате страхового платежа;
- связанных с получением визы (консульский сбор и т.д.), работник должен позаботиться о получении дубликатов этих документов, ведь их оригиналы предоставляют с пакетом документов в визовый центр для получения визы;
- суточных расходов при въезде в страны командировки, с которыми установлен визовый режим, командированный работник должен позаботиться чтобы в его загранпаспорте должностное лицо, осуществляющее пограничный контроль, проставило соответствующие отметки о пересечении государственной границы. Поскольку такие отметки проставляют исключительно по обращению лица.
Выдача работнику аванса
Командированному работнику аванс учреждение выдает в валюте, указанной в смете расходов или справке-расчете на выданный аванс. Выдают в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек (єто изменения к п. 4 раздела I Инструкции № 59 по приказу Минфина 13.04.2020 г.. № 155). Аванс может выдаваться наличными только, если командировка осуществляется от государственного органа или военного формирования при осуществлении разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности (обновленный п. 4 раздела I Инструкции № 59).
Если речь идет о командировке за границу, учреждению сначала следует открыть в учреждении банка два счета:
- в национальной валюте;
- в иностранной валюте (валюте выплаты аванса).
После этого оно предоставляет в орган Казначейства справку банка об открытии счета учреждению для учета операций в иностранной валюте (абз. 3 п. 11.1 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.2012 № 938). Для командировки за границу и выплаты аванса работнику в валюте, учреждение представляет в орган Казначейства платежное поручение на перечисление бюджетных средств в национальной валюте с соответствующих счетов, открытых учреждению в органе Казначейства, на счета, открытые в учреждении банка, для покупки иностранной валюты на межбанковском валютном рынке Украины. Для этой командировки учреждение может выдать работнику аванс в иностранной валюте только после поступления средств на счет в иностранной валюте. Поэтому, чтобы вовремя выплатить работнику аванс об открытии счетов в учреждении банка, следует позаботиться заранее.
Командированному работнику желательно также оформить в учреждении банка счет в иностранной валюте для зачисления средств в виде аванса на командировку и использования с применением платежной карточки.
Отчет про командировку
По возвращении из служебной поездки работник обязан отчитаться об использовании выданного ему аванса. Для этого он подает в бухгалтерию учреждения отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена Приказом № 841 (далее - Отчет), вместе с документами, подтверждающими его расходы во время служебной поездки. Отчет работник составляет в национальной валюте, то есть в гривнах. Рассмотрим в какие сроки он должен подать этот отчет.
Термины для отчетности
Сроки для отчета зависят от того, в какой форме работнику выдан аванс на командировку: наличными или по безналу. Поэтому по возвращении из служебной поездки работник подает Отчет до окончания:
- пятого банковского дня - если получил аванс наличными из кассы учреждения;
- третьего банковского дня - если получил наличные с применением платежных карточек;
- десятого банковского дня - если расчеты проводились во время командировки в безналичной форме (как правило, этот срок применяют при использовании корпоративной карточки).
- трех банковских дней - возвращение аванса, который был выдан на заграничную командировку, но оно не произошло и работник не уехал.
Отсчет срока вычисляем после завершения командировки - с банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы. Стоит напомнить, что такие же сроки для возврата остатка неиспользованного аванса.
Прием Отчета
В Отчете работник отмечает на титульном листе:
- наименование учреждения, его код ЕГРПОУ;
- наименование отдела и должности;
- свою фамилию, имя, отчество и налоговый номер;
- цель командировки;
- номер и дату документа, по которому он получил аванс, и его сумму;
- общую сумму расходов, понесенных во время служебной поездки;
- сумму остатка или перерасхода (при наличии);
- количество документов, которые добавляет в отчет и которые подтверждают расходы.
На обратной стороне Отчета работник отмечает:
- дату документа, какие расходы он подтверждает, сумму расходов (в разрезе каждого документа);
- суточные расходы и их сумму;
- общую сумму расходов, понесенных во время командировки;
- дату составления Отчета и свою подпись.
Бухгалтер проверяет правильность заполнения Отчета, наличие документов, подтверждающих расходы, после чего принимает его. А работнику выдает расписку, что Отчет принят на проверку. В ней указывает фамилию и инициалы работника, дату получения отчета, сумму расходов, количество документов (приложенных к отчету), собственную подпись.
Проверка Отчета
Проверку начинаем с пересчета суточных расходов, сравнивая даты командировки по приказу с билетами на проезд, подтверждающие выбытие и возвращение работника. Суточные расходы не требуют документального подтверждения. За каждый календарный день пребывания работника в командировке (включая день выбытия и день прибытия) работнику выплачиваются суточные.
Если речь идет о заграничной служебной поездке, суточные возмещают по приказу о командировке и при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника за границей (первичные или другие документы, подтверждающие фактическое нахождение за границей работника - отметки пограничных служб о пересечении границы, проездные документов, счета на проживание и т.д.). Если этого нет, суточные работнику не возмещают за весь период пребывания во время командировки за границей.
Затем проверяем, являются ли добавленные в отчет документы подлинниками, а не копиями, подтверждают ли они стоимость расходов, указанных в Отчете.
На основании оригиналов возмещают стоимость:
- транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в т. ч. если командировка по электронным билетам при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта;
- счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию работника, во время командировки, в т. ч. бронирование мест в местах проживания и тому подобное.
Если проезд (перелет) проведено по электронному билету, основанием для возмещения его стоимости является наличие следующих документов:
- оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего приобретение авиабилета (квитанция к приходному кассовому ордеру, расчетный чек, платежное поручение, расчетная квитанция, кассовый чек, выписка с карточного счета);
- распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом командировки (маршрут/квитанция);
- оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный при онлайн-регистрации на авиарейс.
Если посадочный талон уничтожено, потеряно или он испортился, расходы на приобретение электронного авиабилета для командировки возмещают с разрешения руководителя при условии предоставления оригинала справки авиаперевозчика. В ней должно быть указаны сведения о:
- состоянии заказа;
- статусе электронного билета;
- факте использования электронного билета полностью по определенному маршруту.
В случае электронного авиабилета, который работник использовал частично во время командировки, в Отчет следует добавить письмо (акт, справка) о возвращении авиабилета, составленное компанией-продавцом. В этом документе компания-продавец должен указать:
- фамилию и инициалы работника;
- стоимость перелета;
- сумму возвращенных средств;
- комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвращением частично использованного билета.
Если проезд к месту командировки и/или назад осуществлено поездом по электронному проездному/перевозочному документу, его возмещают на основании:
- посадочного документа, распечатанного на бумажном носителе, - стоимость проезда;
- перевозочного документа, распечатанного на бумажном носителе, - стоимость перевозки багажа;
- документа на услуги, распечатанного на бумажном носителе, - стоимость услуги, оказанной во время командировки (например, резервирование мест в вагоне поезда, пользование постелью и т.п.);
- документ на возвращение, распечатанный на бумажном носителе, - если работник вернул электронный проездной/перевозочный документ.
В случае проезда автобусом по электронному билету, расходы возместят на основании:
- проездного документа, распечатанного на бумажном носителе, - расходы на его приобретение для командировки;
- документа на возвращение, распечатанного на бумажном носителе, или письмо (акт, справка) о его возвращении - затраты на его возвращение.
В документе возвращения компания-продавец обязательно указывает сумму возвращенных средств и сумму комиссионных и других сборов, которые оплатил работник в связи с возвращением электронного билета.
Если во время командировки работник возвращает проездной документ на любой транспорт, расходы в связи с его возвращением возмещают с разрешения руководителя при наличии:
- уважительной причины для возврата проездного документа (например, отменено служебную поездку, уменьшено ее продолжительность в период нахождения работника в командировке и т.п.);
- документа, подтверждающего стоимость этих расходов.
Расходы, понесенные работником во время командировки и не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов), учреждение не возмещает.
За время задержки в командировке без уважительных причин работнику не возмещают суточные расходы, расходы за найм жилого помещения и другие. С разрешения руководителя учреждения может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале. При этом общий срок командировки не может превышать 60 к. дн.
Окончательный расчет по расходам
Если работник не использовал предоставленный ему для служебной поездки аванс, в Отчете работник указывает сумму остатка. Ее он должен внести в кассу учреждения или перечислить на соответствующий счет учреждения в сроки, определенные для подачи Отчета работником.
В случае, если расходы, понесенные во время командировки, не покрываются суммой аванса, в Отчете работник указывает сумму перерасхода. Эту сумму работнику учреждение должно выплатить до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета.
Оплата труда за дни служебной поездки
Оплата командировки осуществляется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, согласно условиям трудового и коллективного договора. Дни командировки в дороге, если они приходятся на рабочие дни, работнику оплачивают на общих основаниях как за выполненную работу.
Для оплаты дней командировки избирается наибольшая из двух величин (ч. 4 ст. 121 КЗоТ, а также письмо Минсоцполитики от 05.03.2012 г.. № 204/13 / 184-12):
- Среднедневная зарплата за последние 2 месяца;
- Дневная зарплата работника в месяце командировки.
Исключение - государственные служащие. Для них оплата всегда осуществляется на основе дневной зарплаты. Причиной этого является норма ч. 5 ст. 42 Закона "О государственной службе" от 10.12.2015 г.. № 889. За ней по госслужащим на весь период командировки сохраняется должность и зарплата. Это значит что оплачивать дни командировки можно только на основе дневной зарплаты, а не средней. Такая же позиция содержится и в письме Минсоцполитики от 08.11.2016 г.. № 1584/13 / 84-16.
Расчет среднедневной осуществляется на основании Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.1995 № 100.
Если работник в командировке заболел, за дни болезни ему начислят:
- оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности - за счет учреждения;
- пособие по временной нетрудоспособности - за счет ФСС.
При этом за все дни болезни ему возместят суточные расходы, расходы на найм жилья (если лечение не в стационаре). Зарплату начислят только за дни командировки (рабочие), не приходящиеся на дни болезни.
Также следует помнить, если работник временно задержался в командировке без уважительных на то причин, зарплату за дни задержки ему не начислят. Если задержка по уважительным причинам, есть подтверждающие документы, получено соответствующее разрешение руководителя учреждения, за дни задержки в командировке (рабочие) работнику следует начислить заработную плату.
