Відомості про трудову діяльність через представника: проєкт змін від ПФУ

Проєктом постанови ПФУ, який оприлюднили на сайті СПО профспілок пропонують викласти в новій редакції пункти 3 та 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (далі — Порядок № 11-1).

Змінами прагнуть надати можливість представнику застрахованої особи подати до територіального органу ПФУ відомості про трудову діяльність, якщо особа особисто позбавлена такої можливості. Наприклад:

• особа не має можливості особисто відвідати територіальний орган ПФУ або скористатися електронними сервісами ПФУ, бо перебуває за кордоном;
• особа несе службу в ЗСУ тощо.

Позабалансовий облік і відкриті асигнування: огляд змін від Мінфіну

Що планують змінити у Порядку № 11-1

Відомості про трудову діяльність працівника можна буде подавати до територіального органу ПФУ:

• особисто працівником при пред’явленні документів, що посвідчують особу, або представником працівника  при пред’явленні документів, що посвідчують особу представника та його повноваження діяти від імені особи, яку він представляє, а також засвідчених копій документів, що дають змогу територіальному органу ПФУ ідентифікувати особу, яку він представляє;
• через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Лікарняні та декретні: правила обчислення — 2026

Приклади для різних ситуацій

Відомості про трудову діяльність працівника зможе подавати сам працівник або його представник особисто до територіального органу ПФУ у вигляді оригіналів трудової книжки, документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 № 637.

Відомості про трудову діяльність працівника можна буде подати через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу. За періоди до набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX відомості варто подати одним із таких способів:

• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
• в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Індексація-2026: практичний інтенсив для бухгалтера-бюджетника

Подавати відомості в електронній формі з обов’язковим накладанням КЕП через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі варто, якщо в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутні відомості про:

• прийняття на роботу;
• переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу;
• звільнення;
• поновлення на роботі;
• призупинення / відновлення дії трудового договору;
• присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії;
• складання присяги;
• стажування;
• навчання;
• належності або неналежності осіб, які працюють, у тому числі підприємців, або забезпечують себе роботою самостійно, до професійних спілок та/або до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам, тощо.