Відповідь
Нормативний строк зберігання листків непрацездатності — три роки. Але враховуйте, що це первинний документ, який знищують лише після перевірки.
Знищили лікарняні, в яких закінчився строк зберігання, не дочекавшись перевірки, — озбройтеся позитивною для роботодавця судовою практикою, доберіть інші документи, що підтверджують правомірність виплати допомоги з тимчасової непрацездатності.
Строки зберігання документів визначайте за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Строк зберігання:
- документів (копій звітів, витягів із протоколів, висновків, заяв, довідок, списків працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з Фонду соціального страхування — три роки (ст. 320 Переліку № 578/5);
- листків непрацездатності, корінців листків непрацездатності — три роки (ст. 716 Переліку № 578/5).
- Водночас листок непрацездатності є первинним документом, що підтверджує законність господарської операції — виплати допомоги з тимчасової непрацездатності. Первинні документи й додатки до них, які фіксують факт господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, зберігають три роки за умови завершення перевірки (ст. 336 Переліку № 578/5).
Під час перевірок Фонд соціального страхування України (ФСС) запитує листки непрацездатності як за поточний, так і за попередні роки. Як правило, це період від останньої перевірки до поточної дати. Контролери керуються Порядком перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затвердженим постановою Правління ФСС від 02.10.2020 № 23 (далі — Порядок № 23).
Порядок № 23 не визначає строків давності, за яких ФСС не має права затребувати документи.
Лікарняний з помилкою: чи варто судитися з ФСС
Радимо зберігати листки непрацездатності до чергової перевірки ФСС, навіть якщо між перевірками пройде більше ніж три роки. Тоді не доведеться оскаржувати штрафи за неправомірне використання страхових коштів.
Якщо знищили листки непрацездатності у зв’язку з тим, що сплинув нормативний трирічний строк зберігання, аргументувати законність таких дій допоможе рішення Верховного Суду — постанова ВС від 13.10.2020 у справі № 440/57/19. Суди розглядали справу два роки, але Феміда стала на бік роботодавця в усіх судових інстанціях.
Судова практика
ФСС позапланово перевірив підприємство у 2018 році. Перевіряльники запитали документи за 2011–2018 роки і виявили, що немає листка непрацездатності, оплаченого ще у 2012 році. ФСС наклав штраф за порушення законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування та зобов’язав повернути кошти Фонду.
Роботодавець звернувся до суду, наполягаючи, що рішення про штраф є безпідставним. Відсутній лікарняний знищили, оскільки для нього закінчився граничний строк зберігання — три роки. Роботодавець зауважив, що під час перевірки пропонував надати інші документи, які підтверджують, що тимчасову непрацездатність оплатили правомірно.
ФСС, у свою чергу, вважав, що штраф правомірний, адже немає первинного документа, що підтверджує правомірне використання страхових коштів. Листок непрацездатності знищили передчасно, адже первинні документи зберігають три роки, але виділяють до знищення, якщо завершилася перевірка.
Суди першої та апеляційної інстанції ухвалили рішення на користь роботодавця. Правоту підприємства визнав і ВС. Він зіслався на те, що згідно з Переліком № 578/5 листки непрацездатності зберігають три роки, як і інші документи про оплату листків непрацездатності за кошти ФСС (ст. 716, 320 Переліку № 578/5).
ВС дійшов висновку: «Законодавчо відсутній обов’язок зберігати документи на підтвердження оплати листків непрацездатності з Фонду соціального страхування понад трирічний строк».
УВАГА!
Бути у курсі подій та законодавчих оновлень стало ще легше! Підписуйтесь на наш Telegram або FB та читайте важливі новини від порталу "Бюджетник" першими.
