Поспішаємо заспокоїти: відпустка членів тендерного комітету не стане перепоною для проведення замовником закупівель, якщо подбати про все наперед. А допоможуть у цьому передусім норми Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VІІІ (далі — Закон № 922), без яких не впоратися ані з підбором членів комітету, ані з організацією їхньої роботи. У тому числі і у відпускний період.
Розповімо про все почергово.
Які правила врахувати при формуванні тендерного комітету
Тендерний комітет — колегіальний орган. Важлива роль комітету в організації і проведенні закупівель вимагає від замовника грунтовного підходу під час створення тендерного комітету.
Варто дотримати таких основних правил.
- Тендерний комітет формують зазвичай із службових (посадових) осіб замовника, не забуваючи при цьому про уникнення конфлікту, що може вплинути на об’єктивність і неупередженість рішення під час вибору переможця процедури закупівлі.
- У тендерному комітеті має бути не менше п’яти осіб. Лише тоді, коли кількість службових (посадових) осіб у штаті замовника є меншою, ніж п’ять осіб, до складу тендерного комітету мають входити всі службові (посадові) особи замовника.
- Для керівництва роботою тендерного комітету призначають його голову. Зважте — для цього повинне бути видане розпорядження (наказ) замовника. Голова комітету не лише керує, а несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій.
- Щоб задокументувати своє рішення, тендерний комітет оформлює протокол засідання тендерного комітету. У рішенні мають бути:
- результати голосування членів тендерного комітету, що присутні на засіданні, з кожного питання;
- підписи всіх присутніх членів. Якщо хтось відмовляється підписати протокол — письмово має пояснити чому.
Зауважимо: склад тендерного комітету, внесення змін до нього та Положення про тендерний комітет затверджує замовник.
Перевірте себе — пройдіть тест на тему «Тендерний комітет та уповноважена особа»:
Як організувати роботу, аби бути готовим до відпустки членів тендерного комітету
Наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 № 557 затверджено Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу/осіб (далі — Примірне положення). Воно визначає правовий статус, загальні організаційні та процедурні засади діяльності тендерного комітету, а також права, обов'язки та відповідальність його членів.
Замовники не зобов’язані суворо дотримувати норм Примірного положення, вони мають лише на його основі скласти та затвердити власне Положення про тендерний комітет.
Утім, аби належно організувати роботу комітету, у власному положенні замовнику варто чітко прописати:
1. Кількість членів тендерного комітету, за якої засідання комітету є правомочним.
Примірне положення передбачає для ухвалення правомочного рішення присутність на ньому не менше двох третин членів комітету.
2. Порядок прийняття рішення тендерного комітету.
За Примірним положенням рішення з питань, що розглядаються на засіданнях комітету, приймаються простою більшістю голосів. У разі рівного розподілу голосів голос голови комітету є вирішальним.
Примірне положення закріплює за головою комітету повноваження:
- призначати заступника (заступників) голови, секретаря з числа членів комітету;
- визначати функції кожного члена комітету;
- визначати виконуючого обов’язки голови комітету на період своєї відсутності з-поміж своїх заступників та виконуючого обов’язки секретаря комітету на період його відсутності.
Рішення голови комітету про призначення заступника (заступників) голови, секретаря комітету, визначення функцій кожного члена комітету та вирішення інших питань мають бути закріплені в протоколі засідання комітету.
4. Порядок внесення змін до складу тендерного комітету, зокрема виключення відсутніх членів тендерного комітету із його складу та введення до його складу нових.
Примірне положення покладає на голову комітету обов’язок вносити на розгляд керівника замовника пропозиції щодо змін у складі комітету.
Як бачимо, якщо замовник правильно пропише всі умови в своєму Положенні про тендерний комітет, він зможе уникнути ситуації, коли відпустка членів тендерного комітету позбавить його можливості ухвалювати рішення через відсутність кворуму.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
