Основа для роботи тендерного комітету та його протоколів був Закон «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922 (далі – Закон № 922). Однак це був тимчасовий варіант. Справа в тому, що тендерні комітети можливими були лише до 01 січня 2022 року (ч. 4 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 922). З того часу єдиним варіантом стало для публічних закупівель використовувати уповноважену особу (лист Мінекономіки від 11.11.2021 р. № 3304-04/53806-06).
Замість тендерних комітетів
Отже, з 01 січня 2022 року за організацію та проведення процедури закупівлі чи спрощеної закупівлі відповідає уповноважена особа. Це службова (посадова) чи інша особа, яка:
є працівником замовника;
визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі чи спрощених закупівель згідно норм Закону № 922;
призначена розпорядженням замовника або трудового договору (контракту).
Однак усе ще може існувати потреба перевірити документальне оформлення роботи колишніх тендерних комітетів. Через це розглянемо, як діяли тендерні комітети та як документально оформлялася їхня робота.
Для роботи тендерного комітету мало бути положення про тендерний комітет, яке затверджене органом управління замовника (примірне положення про тендерний комітет є у вже недіючому наказі Мінекоміки від 30.03.2016 р. № 557). Ну й звичайно треба було мати протоколи його засідань.
Протокол тендерного комітету — це документ, яким мали оформлятися такі рішення (абз. 13 п. 4 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 922). З’ясуємо, як правильно його треба було складати, та спершу розглянемо нюанси роботи тендерного комітету.
Засідання як форма роботи тендерного комітету
До складу тендерного комітету мало входити не менше 5осіб (абз. 8 п. 4 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 922). Якщо штатних посадових (службових) осіб менше 5, то тоді до комітету мали увійти вони всі. Керує його роботою голова тендерного комітету, якого призначає замовник.
Формою роботи тендерного комітету є засідання. Перелік питань, які потрібно розглянути на засіданні, та порядок денний членам комітету повідомляли до початку засідання.
Засідання тендерного комітету повноважне лише тоді, коли на ньому присутні не менше 2/3 членів комітету (ця цифра у Законі № 922 відсутня, але є у п. 2.5 Положення № 557). Відповідно, протокол засідання тендерного комітету має юридичну силу, якщо його оформили на засіданні з достатньою кількістю членів.
Зверніть увагу, що 2/3 береться не від кількості присутніх, а від загальної кількості членів комітету.
Наприклад, комітет мав мінімальну кількість членів комітету, тобто всього 5, але прийшло на засідання 3 чол. У такому разі засідання можна було проводити й протокол тендерного комітету оформляти, так як достатній кворум був. Однак, підписувати протокол мали лише присутні на засіданні (абз. 13 п. 4 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 922).
Тендерний комітет оформляв своє рішення протоколом.
Протокол засідання тендерного комітету мали підписувати всі присутні на засіданні члени. Із кожного питання у рішенні мали відображатися результати поіменного голосування (абз. 13 п. 4 Прикінцевих та перехідних положень Закону про публічні закупівлі).
Якщо член тендерного комітету з тих чи інших причин відмовлявся підписати протокол тендерного комітету, про це слід було вказати у протоколі та обґрунтувати причини відмови.
