Авансовий звіт проводки - гроші на відрядження

Авансовий звіт* підтвердить витрату коштів на будь-яку мету: відрядження за кордон чи Україною, господарські витрати за рахунок фірми чи власним коштом працівника тощо. Пояснимо, як правильно заповнити авансовий звіт у тій чи тій ситуації, у які строки його подати та які проведення показати в обліку.

* Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Строк подання має значення

Якщо гроші видавали готівкою:

• за відрядження, складіть авансовий звіт до закінчення 5-го банківського дня (б. дн.), що настає за днем завершення поїздки (пп. 170.9.2 Податкового кодексу України; ПК);
• закупівлю сільгосппродукції і заготівлю вторсировини — до 10-го робочого дня (р. дн.) із дня видачі готівки під звіт. Але не пізніше за 5-й б. дн., що настає за днем закупівлі;
• закупівлю брухту чорних та кольорових металів — до 30-го р. дн. із дня видачі готівки під звіт. Встигніть за 5 б. дн. з дня закупівлі;
• інші господарські потреби — наступного дня після того, як отримали готівку під звіт** (п. 19 Положення № 148, пп. 170.9.2 ПК).

** Якщо готівку виплатили на господарські потреби у відрядженні, строк подання авансового звіту переносять до завершення поїздки.

Якщо аванс на відрядження чи господарські потреби перекинули на корпоративну чи особисту банківську платіжну картку (КБПК, ОБПК), відзвітуйте до закінчення:

• 3-го б. дн. після відрядження або закупівлі — коли кошти зняли у банкоматі;
• 10-го б. дн., а за наявності поважних причин — до 20-го б. дн. — за умови що карткою розрахувалися через термінал (абз. «а», «б» пп. 170.9.3 ПК; п. 20 Положення № 148).

Буває, що авансу не видавали, а працівник витрачав свої кошти. Тоді строків подання звіту закон не визначає, але контролери дотримують іншої думки. Вони радять відзвітувати до завершення 5-го б. дн. Щоправда, наголошують: порушите строк — нічого не буде (ЗІР, категорія 109.15).