Учет программного обеспечения

Что такое программное обеспечение?

Программное обеспечение – это компьютерные программы. Типовые программы, которые используются в бюджетных учреждениях: Windows (операционная система для компьютеров), Microsoft Word (текстовый редактор), Microsoft Excel (электронные таблицы, являются помощниками бухгалтера, экономиста, финансиста). Также 1С Предприятие 8.0: Бухгалтерия для бюджетных учреждений, M.E.Doc, Master: бюджетные учреждения, FIT-Бюджет, СОТА, UA-бюджет (комплексные программы для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений, составления и представления налоговой отчетности). Этот набор известен каждому бухгалтеру. Кроме них, есть специализированные программы, которые используются в проектировании, дизайне, лабораторных исследованиях и тому подобное. Все зависит от отраслевой принадлежности бюджетного учреждения.

Даже сайт Бюджетник – это не что иное, как компьютерная программа (см. п. 1.3 приказа Госкомитета связи и информатизации от 25.11.2002 г. № 327/225).

Інтернет-субвенція місцевим бюджетам: три акценти від Уряду

Чем является программное обеспечение в бухгалтерском учете?

Первая мысль – нематериальный актив. Однако, в учете бюджетных учреждений она может быть ложной. Несмотря на то, что компьютерная программа нематериальная и, на первый взгляд, соответствует понятию нематериального актива, в подавляющем большинстве случаев они таковыми не являются. Так, в программного обеспечения есть целый ряд признаков нематериальных активов: отсутствие материальной формы, срок использования более года, может быть идентифицированным (отделенным от других активов). Все эти условия можно найти в НП (С) БУГС 122 "Нематериальные активы", а также Методрекомендациях по бухучету нематериальных активов субъектов государственного сектора, приказ Минфина от 23.01.2015 № 11 (далее – Методрекомендации № 11). Однако действующие нормативно-правовые документы выдвигают для бюджетных учреждений дополнительное требование: исключительные имущественные права на компьютерную программу. Что это и какие последствия?

Внимание: Не все программное обеспечение в бюджетных учреждениях можно учитывать как нематериальные активы

Исключительное имущественное право – это одновременное сочетание трех имущественных прав, а именно владение + пользование + распоряжения. Неисключительное имущественное право – это только пользование.

Например, специально для научно-исследовательского института по его заказу разработали программное обеспечение для проведения лабораторных анализов. Программа уникальна и принадлежит только институту. Он ею пользуется, а при необходимости может продать другому институту или уничтожить (распорядиться) и в целом он считает программу своей собственностью (владеет). В то время институт установил на компьютеры операционную систему (ОС) Windows, для чего были приобретена корпоративная лицензия на 10 компьютеров. Этой ОС институт может только пользоваться. Его право продать эту лицензию другому институту может быть ограничено настоящим владельцем ОС – корпорацией Microsoft. Все определено лицензионными условиями.

Внимание: Программное обеспечение в учете бюджетных учреждений может быть нематериальным активом, расходами периода и частью стоимости основных средств

Через вышеупомянутое условие программное обеспечение в бюджетных учреждениях может быть:

• нематериальным активом, а именно в составе авторских и смежных прав – если приобретено исключительное право на программу или она была создана самостоятельно бюджетным учреждением или по его заказу с получением таких прав (п. 3 Методрекомендаций № 11);
• списано на расходы по признанию на забалансовом счете – если исключительное право отсутствует, только право пользования (абз. п. 16 Методрекомендаций № 11);
• в составе стоимости основных средств – если программное обеспечение было приобретено вместе с определенным основным средством, которое не может без него работать. Пример – для онкологического диспансера приобрели линейный ускоритель со специальной программой для диагностики. Программа является его неотъемлемой частью и без нее ускоритель просто не работает (п. 2 Письма ГКУ № 2055).

Описание всех этих подходов с детальным объяснением причин можно найти в довольно старом, но действующем разъяснении в письме Государственного казначейства Украины от 17.09.2007 г. № 3.4-04/2055-10882 (в консультации – Письмо ГКУ № 2055). Аналогичный подход соблюден и по наполнению КЭКР в Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, приказ Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

Корисне про облік:

• Облік основних засобів
• Облік нематеріальних активів
• Облік запасів

Путеводитель по учету программного обеспечения бюджетных учреждений

Теперь подробнее о счетах, КЭКР и других подробностях учета компьютерных программ бюджетных учреждений. Разобраться во всем поможет таблица ниже:

^{* OEM-версия Windows – это операционная система, программно привязана к конкретному компьютеру/ноутбуку, когда она не может быть перенесена на другой. Такая ОС не выделяется отдельно в стоимости приобретенного устройства.}

Обращаем внимание бухгалтеров – наличие/отсутствие CD/DVD диска к компьютерной программе никак не сказывается на ее учете. Объектом учета является программа, а не ее носитель.

⏩ СЕРВІС Довідник проведень для бухгалтерів бюджетних установ ⏪

Сервіс містить бухгалтерські проведення за типовими господарськими операціями бюджетної установи ☑️

Первичные документы для учета программного обеспечения

Для учета приобретенных компьютерных программ бюджетному учреждению следует использовать:

• документы для учета прав интеллектуальной собственности – если учет ведется как нематериального актива. Это всего акт о вводе в эксплуатацию (НА-1), акт о выбытии (НА-2) и инвентаризационная опись (НА-4). Их можно найти в приказе Минфина от 22.11.2004 г. № 732;
• документы для учета основных средств – если учет ведется в составе стоимости основных средств. Это документы с приказом Минфина от 13.09.2016 г. № 818. В инвентарной карточке ОС в описании объекта следует указать об установленных на него компьютерных программах, также их можно упомянуть в акте ввода в эксплуатацию, что они были установлены. Это и все.

Расходы на приобретение программного обеспечения в виде лицензий признаются на основе стандартных документов, например расходных накладных или фискального чека.

Налогообложение приобретения и продажи программного обеспечения

На сегодняшний день продажа компьютерных программ освобождена от НДС (п. 261 подразд. 2 Переходных положений НКУ).  

Учет программного обеспечения в бухгалтерских проводках

Ниже приводим примеры бухгалтерских проводок по учету программного обеспечения бюджетного учреждения.

Пример 1. Учреждение оплатило услуги по созданию веб-сайта, который стал его собственностью. Сумма по акту приема-передачи выполненных работ составила 18000 грн.  

Пример 2. Университет оплатил приобретение лицензионной бухгалтерской программы для учебного класса. Стоимость – 25000 грн.

Пример 3. Университет приобрел ноутбук с ОС Windows (OEM-версия). Стоимость – ноутбук 24000 грн, в т.ч. НДС – 4000 грн.

Як обліковувати основні засоби у 2021‑му

АЛЛА ВОЛОВЕНКО,експерт Експертус Головбух

01.01.2021 набрав чинності Наказ № 432 «Про внесення зміни до Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби»». Маєте знати, як правильно встановити вартісний критерій для «малоцінки»? Чи буде такий критерій об’єктом облікової політики установи? Чому головним розпорядникам слід визначити власні критерії визнання?

4 акценти від Мінфіну

Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"