Учет программного обеспечения

RU UA
Как правильно вести учет программного обеспечения в бюджетных учреждениях – тема данной консультации.

Что такое программное обеспечение?

Программное обеспечение – это компьютерные программы. Типовые программы, которые используются в бюджетных учреждениях: Windows (операционная система для компьютеров), Microsoft Word (текстовый редактор), Microsoft Excel (электронные таблицы, являются помощниками бухгалтера, экономиста, финансиста). Также 1С Предприятие 8.0: Бухгалтерия для бюджетных учреждений, M.E.Doc, Master: бюджетные учреждения, FIT-Бюджет, СОТА, UA-бюджет (комплексные программы для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений, составления и представления налоговой отчетности). Этот набор известен каждому бухгалтеру. Кроме них, есть специализированные программы, которые используются в проектировании, дизайне, лабораторных исследованиях и тому подобное. Все зависит от отраслевой принадлежности бюджетного учреждения.

Даже сайт Бюджетник – это не что иное, как компьютерная программа (см. п. 1.3 приказа Госкомитета связи и информатизации от 25.11.2002 г. № 327/225).

Інтернет-субвенція місцевим бюджетам: три акценти від Уряду

Чем является программное обеспечение в бухгалтерском учете?

Первая мысль – нематериальный актив. Однако, в учете бюджетных учреждений она может быть ложной. Несмотря на то, что компьютерная программа нематериальная и, на первый взгляд, соответствует понятию нематериального актива, в подавляющем большинстве случаев они таковыми не являются. Так, в программного обеспечения есть целый ряд признаков нематериальных активов: отсутствие материальной формы, срок использования более года, может быть идентифицированным (отделенным от других активов). Все эти условия можно найти в НП (С) БУГС 122 "Нематериальные активы", а также Методрекомендациях по бухучету нематериальных активов субъектов государственного сектора, приказ Минфина от 23.01.2015 № 11 (далее – Методрекомендации № 11). Однако действующие нормативно-правовые документы выдвигают для бюджетных учреждений дополнительное требование: исключительные имущественные права на компьютерную программу. Что это и какие последствия?

Внимание: Не все программное обеспечение в бюджетных учреждениях можно учитывать как нематериальные активы

Исключительное имущественное право – это одновременное сочетание трех имущественных прав, а именно владение + пользование + распоряжения. Неисключительное имущественное право – это только пользование.

Например, специально для научно-исследовательского института по его заказу разработали программное обеспечение для проведения лабораторных анализов. Программа уникальна и принадлежит только институту. Он ею пользуется, а при необходимости может продать другому институту или уничтожить (распорядиться) и в целом он считает программу своей собственностью (владеет). В то время институт установил на компьютеры операционную систему (ОС) Windows, для чего были приобретена корпоративная лицензия на 10 компьютеров. Этой ОС институт может только пользоваться. Его право продать эту лицензию другому институту может быть ограничено настоящим владельцем ОС – корпорацией Microsoft. Все определено лицензионными условиями.

Внимание: Программное обеспечение в учете бюджетных учреждений может быть нематериальным активом, расходами периода и частью стоимости основных средств

Через вышеупомянутое условие программное обеспечение в бюджетных учреждениях может быть:

  • нематериальным активом, а именно в составе авторских и смежных прав – если приобретено исключительное право на программу или она была создана самостоятельно бюджетным учреждением или по его заказу с получением таких прав (п. 3 Методрекомендаций № 11);
  • списано на расходы по признанию на забалансовом счете – если исключительное право отсутствует, только право пользования (абз. п. 16 Методрекомендаций № 11);
  • в составе стоимости основных средств – если программное обеспечение было приобретено вместе с определенным основным средством, которое не может без него работать. Пример – для онкологического диспансера приобрели линейный ускоритель со специальной программой для диагностики. Программа является его неотъемлемой частью и без нее ускоритель просто не работает (п. 2 Письма ГКУ № 2055).

Описание всех этих подходов с детальным объяснением причин можно найти в довольно старом, но действующем разъяснении в письме Государственного казначейства Украины от 17.09.2007 г. № 3.4-04/2055-10882 (в консультации – Письмо ГКУ № 2055). Аналогичный подход соблюден и по наполнению КЭКР в Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, приказ Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

Путеводитель по учету программного обеспечения бюджетных учреждений

Теперь подробнее о счетах, КЭКР и других подробностях учета компьютерных программ бюджетных учреждений. Разобраться во всем поможет таблица ниже:

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В БУХУЧЕТЕ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

Параметры учета

Варианты учета

Нематериальный актив

Расходы периода

В составе стоимости основного средства (ОС)

Права на программу

Исключительное имущественное право

Только право пользования

Программа неотделима от основного средства (аппарата)

КЭКР

3160 “Приобретение земли и нематериальных активов " – в случае приобретения; 1171 "Исследования и разработки, отдельные мероприятия развития по реализации государственных (региональных) программ" – в случае самостоятельного создания

2240 “Оплата услуг (кроме коммунальных)”

3110 "Приобретение оборудования и предметов долгосрочного пользования"

Счет учета

1211 “Авторское и смежное с ним права”

8013 “Материальные затраты”

1014 “Машины и оборудование”

Примеры

веб-сайт – создан по заказу учреждения;

база данных – создана учреждением или на заказ;

программный продукт – создан под конкретное учреждение с передачей ему прав собственности

ОС Windows (на один или несколько компьютеров), Microsoft Office (Word, Excel и пр.), бухгалтерские программы, антивирусные программы (лицензии, ключи для их использования) и т.д.

Программное обеспечение для работы медтехнике станков с программным управлением, OEM-версии* ОС Windows, ОС в мобильных телефонах, планшетах (Android, iOS) и т.д.

Забалансовый счет

013 “Арендованные нематериальные активы распорядителей бюджетных средств”

Срок полезного использования

От 2 до 10 лет – рекомендован

(пп. 138.3.4 НКУ, приложение 2 к Методрекомендацям № 11)

В зависимости от ОС. Для машин и оборудования по НКУ – минимум 5 лет

Метод амортизации

прямолинейный

прямолинейный

Ликвидационная стоимость

нулевая

(п. 7 раздела IV НП(С)БУГС 122)

Определяется для самого объекта ОС

Инвентарный номер

Да, надо присвоить

Присваивается самому объекту ОС, а не программе

* OEM-версия Windows – это операционная система, программно привязана к конкретному компьютеру/ноутбуку, когда она не может быть перенесена на другой. Такая ОС не выделяется отдельно в стоимости приобретенного устройства.

Обращаем внимание бухгалтеров – наличие/отсутствие CD/DVD диска к компьютерной программе никак не сказывается на ее учете. Объектом учета является программа, а не ее носитель.

Первичные документы для учета программного обеспечения

Для учета приобретенных компьютерных программ бюджетному учреждению следует использовать:

  • документы для учета прав интеллектуальной собственности – если учет ведется как нематериального актива. Это всего акт о вводе в эксплуатацию (НА-1), акт о выбытии (НА-2) и инвентаризационная опись (НА-4). Их можно найти в приказе Минфина от 22.11.2004 г. № 732;
  • документы для учета основных средств – если учет ведется в составе стоимости основных средств. Это документы с приказом Минфина от 13.09.2016 г. № 818. В инвентарной карточке ОС в описании объекта следует указать об установленных на него компьютерных программах, также их можно упомянуть в акте ввода в эксплуатацию, что они были установлены. Это и все.

Расходы на приобретение программного обеспечения в виде лицензий признаются на основе стандартных документов, например расходных накладных или фискального чека.

Налогообложение приобретения и продажи программного обеспечения

На сегодняшний день продажа компьютерных программ освобождена от НДС (п. 261 подразд. 2 Переходных положений НКУ).  

Учет программного обеспечения в бухгалтерских проводках

Ниже приводим примеры бухгалтерских проводок по учету программного обеспечения бюджетного учреждения.

Пример 1. Учреждение оплатило услуги по созданию веб-сайта, который стал его собственностью. Сумма по акту приема-передачи выполненных работ составила 18000 грн.  

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

1

В учете показаны капитальные инвестиции на создание сайта, подписан акт выполненных работ

1313

6211

18000

2

Сайт протестирован и введен в эксплуатацию

1213

1313

18000

3

Оплачены услуги по разработке веб-сайта

6211

2313

18000

4

Начислена амортизация за первый месяц эксплуатации сайта. Срок полезного использования 5 лет (=18000/60 = 300)

8014

1413

300

5

Расходы отнесены на уменьшение финансового результата выполнения сметы

5511

8014

300

Пример 2. Университет оплатил приобретение лицензионной бухгалтерской программы для учебного класса. Стоимость – 25000 грн.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

1

Осуществлена предварительная оплата за приобретенную лицензию на использование программы

2117

2313

25000

2

Признаны расходы в сумме стоимости приобретенной лицензии

8013

2117

25000

3

На забалансовом счете отражена стоимость приобретенной лицензии на использование программного обеспечения

013

 

25000

4

Расходы отнесены на уменьшение финансового результата выполнения сметы

5511

8013

25000

 

Пример 3. Университет приобрел ноутбук с ОС Windows (OEM-версия). Стоимость – ноутбук 24000 грн, в т.ч. НДС – 4000 грн.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма

1

Полученный ноутбук из магазина

1311

6211

20000

2

Отражен налоговый кредит по НДС

6311

6211

4000

3

Ноутбук введен в эксплуатацию как основное средство

1014

1311

20000

4

Оплачена стоимость ноутбука

6211

2313

24000

5

Начислена амортизация. Срок полезного использования – 5 лет (=20000/60 = 333,33)

8014

1411

333,33

6

Расходы отнесены на уменьшение финансового результата выполнения сметы

5511

8014

333,33

 

Учет программного обеспечения
АЛЛА ВОЛОВЕНКО,експерт Експертус Головбух
01.01.2021 набрав чинності Наказ № 432 «Про внесення зміни до Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби»». Маєте знати, як правильно встановити вартісний критерій для «малоцінки»? Чи буде такий критерій об’єктом облікової політики установи? Чому головним розпорядникам слід визначити власні критерії визнання?

Описание всех этих подходов с детальным объяснением причин можно найти в довольно старом, но действующем разъяснении в письме Государственного казначейства Украины от 17.09.2007 г.. № 3.4-04 / 2055-10882 (в консультации- Письмо ГКУ № 2055). Аналогичный подход соблюдены и по наполнению КЭКР в Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, приказ Минфина от 12.03.2012 г..


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"

Центральна частина статичний блок 2

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді