НАДС роз’яснило, як оформляти та надсилати кадрові документи в електронному вигляді

До НАДС надходять численні запити, чи можна надсилати кадрові документи (заяви про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку та як правильно їх оформляти.

НАДС роз’яснило, як оформляти та надсилати кадрові документи в електронному вигляді

Адже наразі працівники переважно не можуть подавати необхідні заяви в паперовому вигляді з власноручним підписом, як це було зазвичай.

НАДС роз’яснило, що, оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, їх можна скласти в довільній формі. Проте ці заяви мають містити чітке, однозначне та зрозуміле волевиявлення заявника. Тобто письмові заяви також можна подавати в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів (КЕП).

Якщо і КЕП недоступний, заяву можна надати в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання КЕП. У такому випадку заяву, яку особа написала на папері та підписала власноруч, слід сфотографувати та переслати фотокопію уповноваженій особі органу. Звісно, якщо є така можливість. В іншому випадку відповідну заяву надішліть у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям.

Як свідчить судова практика, коли роботодавець отримує відповідні заяви (повідомлення) працівників в електронній формі, це спонукає його перевірити справжнє волевиявлення працівника, якщо він сумнівається щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18).

НАДС нагадало, що ознайомлювати державних службовців із виданими щодо них наказами можна у два способи:

  • вручити документ особисто

або

Тобто скановану копію наказу доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця або фотокопію документа направити в той месенджер, який йому доступний. Таке ознайомлення фіксують відповідним протоколом.

Любі читачі, команда Експертус Головбух продовжує працювати
і надавати вам професійну підтримку.
Нагадуємо, що передплатникам
друкованних видань «Головбух: БЮДЖЕТ» та/або «Головбух: ПРАЦЯ та ЗАРПЛАТА»
усі електронні матеріали зараз доступні без обмежень.

У разі, якщо якщо ви читач порталу та вам потрібна консультація експерта
чи детальніша інформаційна підтримка, ви можете передплатити наші електронні продукти
«Головбух: БЮДЖЕТ» та «Головбух: ПРАЦЯ та ЗАРПЛАТА» зі знижкою 50%.

акційна передплата журналів для бухгалтерів

Весняні дива для бухгалтерів! Оформлюйте передплату на журнали «Головбух Бюджет» та «Головбух Праця та Зарплата»платіть за 10 місяців, а користуйтеся цілий рік!

Замовляйте в редакції за номером 0 800 21 12 20.

Статті за темою

Усі статті за темою

Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього або відстороненого працівника

Працівники бюджетних установ часто мають виконувати обов’язки інших — тимчасово відсутніх або відсторонених. Як оформити та нарахувати доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього/відстороненого працівника? Від окладу за якою посадою встановлювати доплату? Пояснюємо на прикладі робочої ситуації.
76322

Скорочення працівників

Алгоритм скорочення працівників під час карантину й не тільки розглянемо у даній консультації.
8171

Наказ про відкликання з відпустки

Відкликання з відпустки працівника – чи можна це зробити? Як скласти розпорядження про відкликання з відпустки, наказ? Роз’яснимо покроково.
47458

Документальне оформлення підсумованого обліку робочого часу

Досить поширені ситуації, коли з огляду на режим роботи та процеси в установі неможливо встановити звичайний 8-годинний робочий час. У цьому випадку на допомогу приходить підсумований облік робочого часу. Що це означає, де застосовується та як правильно здійснити документальне оформлення – читайте далі у статті.
11766

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді