НАДС роз’яснило, як оформляти та надсилати кадрові документи в електронному вигляді

Адже наразі працівники переважно не можуть подавати необхідні заяви в паперовому вигляді з власноручним підписом, як це було зазвичай.

НАДС роз’яснило, що, оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, їх можна скласти в довільній формі. Проте ці заяви мають містити чітке, однозначне та зрозуміле волевиявлення заявника. Тобто письмові заяви також можна подавати в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів (КЕП).

Якщо і КЕП недоступний, заяву можна надати в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання КЕП. У такому випадку заяву, яку особа написала на папері та підписала власноруч, слід сфотографувати та переслати фотокопію уповноваженій особі органу. Звісно, якщо є така можливість. В іншому випадку відповідну заяву надішліть у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям.

Корисне з тижневика "Головбух: Бюджет"

• Компенсація комуналки за прихисток тимчасово переміщених осіб
• Чи можлива виплата зарплати без сплати податків
• Оцінку головбухів відклали до мирного часу

Як свідчить судова практика, коли роботодавець отримує відповідні заяви (повідомлення) працівників в електронній формі, це спонукає його перевірити справжнє волевиявлення працівника, якщо він сумнівається щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18).

НАДС нагадало, що ознайомлювати державних службовців із виданими щодо них наказами можна у два способи:

• вручити документ особисто

або

• надіслати поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку (ст. 9-1 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII).

Тобто скановану копію наказу доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця або фотокопію документа направити в той месенджер, який йому доступний. Таке ознайомлення фіксують відповідним протоколом.

Любі читачі, команда Експертус Головбух продовжує працювати
і надавати вам професійну підтримку. Нагадуємо, що передплатникам
друкованних видань «Головбух: БЮДЖЕТ» та/або «Головбух: ПРАЦЯ та ЗАРПЛАТА»
усі електронні матеріали зараз доступні без обмежень.

У разі, якщо якщо ви читач порталу та вам потрібна консультація експерта
чи детальніша інформаційна підтримка, ви можете передплатити наші електронні продукти
«Головбух: БЮДЖЕТ» та «Головбух: ПРАЦЯ та ЗАРПЛАТА» зі знижкою 50%.