Трудова книжка застрахованої особи: подайте для оцифрування за алгоритмом

Об’єднану звітність оновлюють із липня 2026-го: що змінюється

ПФУ нагадує, електронна трудова книжка містить цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни щодо трудової діяльності.

Інформація про періоди діяльності після 01.01.2004 (після набуття чинності Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV) вже внесена в реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування на підставі звітів страхувальників.

Для того щоб до електронної трудової книжки були внесені відомості про трудову діяльність людини до 01.01.2004, потрібно оцифрувати дані паперової трудової книжки, виданої при працевлаштуванні та оформленої в установленому порядку.

Подати копії сканованих сторінок паперової трудової книжки через вебпортал електронних послуг ПФУ може як роботодавець, так і застрахована особа.

Сканкопії мають відповідати таким вимогам:

• зніматися з оригіналів документів у кольоровому форматі;
• мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника;
• зберігатися у форматах JPG або PDF;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi (щоб забезпечити високу деталізацію).

Як застрахованій особі подати сканкопії онлайн: покроковий алгоритм

Крок 1. На вебпорталі ПФУ авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису та натисніть кнопку «Увійти».

Крок 2. У розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».

Крок 3. Заповніть загальну інформацію про особу (якщо вона не підтягнулась автоматично) та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.

Крок 4. Прикріпіть скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Важливо: з результатами опрацювання відправленої заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».

Довідково

Окрім трудової книжки, для підтвердження певних періодів стажу можна завантажити скановані копії:

• військового квитка;
• диплома (свідоцтва, атестату) про очне навчання (разом із додатком);
• свідоцтва про народження дитини (для жінок), інші документи про стаж.

У разі зміни прізвища, імені, по батькові додаються документи, що підтверджують зміну персональних даних (зокрема, свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу або зміну імені).