Електронна трудова книжка: як додати пропущений запис про переведення

Об’єднану звітність оновлюють із липня 2026-го: що змінюється

Механізм подання відомостей про трудову діяльність визначений Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (далі — Порядок 11-1).

Так, у випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи після 01.07.2000 або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ відомості про трудову діяльність подаються повторно.

При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються:

• титульна сторінка трудової книжки; та
• сторінки зі змінами.

Якщо в результаті аналізу в трудовій книжці були виявлені неточні/хибні записи за періоди страхового стажу після 01.07.2000 або створений неправильний чи некоректний електронний запис, необхідно:

• оформити (безкоштовно) кваліфікований електронний підпис (КЕП) в пунктах обслуговування акредитованих центрів сертифікації ключів (наприклад, у відділеннях ДПС або банків);
• виготовити скановану копію титульного аркуша трудової книжки та сторінки із записами, які потребують уточнення дотримуючись вимог п.4 Порядку 11-1, а саме:

• скановані копії виготовляють у кольоровому форматі з оригіналів документів про стаж;
• скановані копії мають містити всі поля відповідних документів і бути придатними для сприйняття їх змісту, зокрема: даних про серію та номер бланків;
• рекомендована роздільна здатність під час сканування — 300 dpi;
• формат файлу — jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб;

• авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі з використанням КЕП;
• створити звернення (застраховані особи — у вкладці «Відомості про трудові відносини», роботодавці — у вкладці «Відомості про трудові відносини робітника»);
• заповнити екранну форму;
• завантажити скановану копію титульного аркуша трудової книжки (для ідентифікації приналежності документа);
• додати скановану копію сторінки трудової книжки із записами, які потребують уточнення;
• натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Джерело: офіційний сайт ГУ ПФУ в Чернівецькій області