Як діяти після втрати документів з охорони праці

Заміна вікон після обстрілів: документи та бухоблік

Щоб мінімізувати ризики та привести процес у відповідність до вимог законодавства, дійте за таким алгоритмом:

• оцініть масштаби втрати. З’ясуйте, яких саме документів бракує: журналів реєстрації інструктажів, актів видачі ЗІЗ, протоколів перевірки знань чи наказів;
• офіційно зафіксуйте втрату. Повідомте керівництво та службу охорони праці. Складіть акт про втрату або пошкодження документів, щоб підтвердити обставини події та уникнути звинувачень у приховуванні інформації;
• відновіть критично важливі документи. Не зволікайте та:

• проведіть позапланові або повторні інструктажі й внесіть відповідні записи до нових журналів;
• складіть нові акти та протоколи перевірки знань;
• відновіть облікові картки та журнали видачі засобів індивідуального захисту;

• підтвердьте фактично виконані дії. Зберіть підписи працівників. За потреби зробіть фото- або відеофіксацію наявних засобів захисту чи проведеного навчання, щоб підтвердити виконання вимог законодавства;
• запровадьте цифрове дублювання. Переведіть документацію в електронний формат і зберігайте резервні копії у хмарних сервісах або захищених внутрішніх базах даних.

Поради фахівців:

• переходьте на цифру: електронні журнали та документообіг мінімізують ризик фізичного знищення чи втрати паперів;
• проводьте регулярні аудити: це допоможе вчасно виявити прогалини в обліку та виправити їх до приходу інспекції;
• визначте відповідальних осіб: закріпіть наказом працівників, які відповідатимуть за ведення та зберігання документів з охорони праці.

Джерело: Telegram-канал Управління інспекційної діяльності у Харківській області