Табель обліку робочого часу: 10 помилок, яких варто уникати

Заява за формою № 20-ОПП на генератор: коли подавати та як заповнити

1. Працівника немає — ставимо прогул

Якщо причину відсутності працівника ще не встановили, у табелі не слід одразу зазначати прогул. Коли підтвердних документів немає, а причину відсутності ще не з’ясували, у табелі обліку робочого часу використовують позначення «НЗ» (28). Після встановлення обставин дані в табелі коригують відповідно до підтверджених фактів.

2. Суміщення = два рядки в табелі

Не обов'язково. При суміщенні посад працівник виконує додаткові обов’язки в межах робочого часу за основною посадою. Тому окремо обліковувати години за суміщуваною посадою не потрібно.

Внутрішнє сумісництво — інша ситуація. У цьому разі з працівником укладають окремий трудовий договір, тому робочий час обліковують окремо.

3. Працівник працює неповний день — код завжди один

Важливо враховувати, на якій підставі працівнику встановили неповний робочий час. Якщо неповний робочий час встановили за угодою з працівником, застосовують одне позначення. Якщо з ініціативи роботодавця — інше. Тому не варто автоматично переносити код із попереднього місяця.

4. Ненормований робочий день — записуємо всі фактично відпрацьовані години

Ненормований робочий день не означає, що кожну годину понад установлену тривалість робочого часу потрібно автоматично зазначати в табелі як надурочну. Наприклад, якщо працівнику встановили 8-годинний робочий день, у табелі можна зазначити 8 годин, навіть якщо в конкретний день він працював довше.

5. Вихідний у табелі взагалі не має значення

Тут усе залежить від ситуації. Якщо це звичайний вихідний за графіком, відпрацьовані години окремо не зазначають. Якщо працівника залучили до роботи у вихідний день, фактично відпрацьований час потрібно відобразити в табелі відповідним кодом.

6. Відпустка — тільки робочі дні

Для оплачуваної відпустки враховують календарні дні. Тому в табелі відпустку зазначають і у вихідні дні, які входять до її періоду.

7. Лікарняний ставимо тільки на робочі дні

Помилка. Період тимчасової непрацездатності охоплює календарні дні. Тому при правильному оформленні лікарняного в табелі враховують і вихідні дні, що припадають на період хвороби.

8. Табель передали в бухгалтерію — і більше його не чіпаємо

Якщо після передачі табеля з’ясувалося, що інформація в ньому була неправильною, зміни мають ґрунтуватися на підтвердних документах. Для цього оформлюють коригуючий табель із зазначенням періоду, який виправляють.

9. Відрядження = просто поставити код відрядження

Не завжди. Потрібно враховувати, на який день припадає відрядження — робочий чи вихідний, а також чи залучали працівника до роботи у вихідний день. Особливості табелювання залежать від конкретної ситуації.

10. Мобілізація — для неї немає окремого коду, тому можна нічого не ставити

У типовій формі № П-5 окремого коду саме для мобілізації немає. Для такого періоду використовують позначення «ІН» (22) — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством.

Важливо: табель має відповідати кадровим документам

Кожна відмітка в табелі повинна мати відповідну кадрову або іншу документальну підставу:

• відпустка — перевіряємо наказ;
• відрядження — розпорядчий документ;
• неявка — з’ясовуємо причину;
• лікарняний — перевіряємо підтвердження;
• сумісництво — трудовий договір.

Головне правило: не варто зазначати код у табелі лише тому, що «так робили завжди».

Спочатку потрібно визначити, що юридично відбулося з працівником, встановити документальну підставу і лише після цього заповнювати табель. Неправильна позначка в табелі може призвести не лише до помилки в обліку робочого часу, а й до помилок в оплаті праці та кадрових документах.

Джерело: сторінка Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради у Facebook