Витрати у відрядженні бюджетників: які послуги у квитках компенсує установа

Матеріали до теми

• Зразки документів про відрядження
• Відрядження в межах України: як оформити, оплатити та відзвітувати
• Коли видавати аванс на відрядження
• Працівник захворів у відрядженні: як оплатити

Транспортні витрати у відрядженні традиційно викликають чимало запитань як у бухгалтерів бюджетних установ, так і в ревізорів. Які витрати можна компенсувати, а які — суворо заборонено, розберімо у відеороз’ясненні.

Поїздка по роботі за рахунок держави — це завжди балансування між комфортом працівника та жорсткими обмеженнями законодавства. Для бюджетних установ усі правила чітко прописані в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59).

Так, працівникові відшкодовують витрати на проїзд до місця відрядження, назад та по місцю відрядження будь-яким транспортом загального користування: потяг, літак, автобус, метро, тролейбус, трамвай.

Також безперешкодно можна оплатити вартість бронювання транспортних квитків, послуги перевезення багажу, користування постільними речами в поїздах, а також страхові платежі на транспорті та ПДВ у квитках. Ця норма прямо передбачена в пункті 6 розділу ІІ та в пункті 7 розділу ІІІ Інструкції № 59.

Є частина витрат, яку можна компенсувати з дозволу керівника бюджетної установи. Ідеться про проїзд у вагоні за квитками першого класу та переліт бізнес-класу.

Що ж категорично заборонено включати до відшкодування? Виділимо чотири основні позиції.

Проїзд у таксі. Компенсація цього виду транспорту — недозволена розкіш для бюджетників. Тому в таксі працівник їде тільки за свій рахунок.

Напої та харчування. Каву, чай, воду чи смаколики, навіть якщо вони автоматично включені у вартість квитка, працівнику не відшкодовують. Ці витрати покриваються тільки за рахунок добових.

Добровільне страхування. Якщо у квитку є необов’язкові страхові платежі, то вони поза грою. Без проблем оплачують лише базову обов’язкову страховку від нещасних випадків на транспорті.

Зал очікування. Відрядженому варто скористатися безплатними залами очікування загального користування, оскільки дозволу на оплату залів очікування підвищеного комфорту Інструкція № 59 не містить.

І наостанок. Щоб компенсувати транспортні витрати, відряджений обов’язково має подати авансовий звіт. До нього додати оригінал квитка — паперовий або роздрукований електронний. Так будуть дотримані правила Інструкції № 59.