Строк зберігання особової картки — 75 років після звільнення працівника (ст. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
Особові картки передають на зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради або трудового архіву, якщо підприємство ліквідують.
Поширена практика. Відділ кадрів обліковує відпустки у програмі 1С, але до особових карток інформацію про відпустки власноруч не вносить. Кадровики вважають, що, коли працівник звільнятиметься, роздрукують інформацію про відпустки одразу за весь період роботи та прикріплять роздруківку до П-2. Однак це небезпечний підхід. Нормативні акти не передбачають можливості додавати чи підшивати до П-2 роздруковані аркуші з будь-якою інформацією, у т. ч. й про відпустки.
Інспектори перевіряють облік відпусток: підготуйтеся до ревізії
Ризики. Коли передаватимете П-2 на архівне зберігання, архів не прийме справу, якщо вона міститиме не лише особові картки, а й додаткові роздруківки. Тоді вам доведеться розшивати зведену справу з П-2, вилучати роздруківки й записувати до П-2 відомості про відпустки за всі роки.
Іноді Пенсійний фонд просить надати картку П-2, коли призначає пенсію на пільгових умовах. ПФУ не задовольнить інформація про відпустки на додаткових аркушах, тож працівник матиме проблеми з призначенням пенсії.
