Електронні трудові книжки: що потрібно знати працівникам і роботодавцям

💝День бухгалтера 2025 з тими, хто розуміє вас із півцифри

Мін'юст зазначає, Закон № 1217-IX від 05.02.2021:

• закріпив електронну форму ведення трудових книжок; та
• вніс відповідні зміни до ст. 48 КЗпП.

Облік трудової діяльності здійснюється в електронному вигляді — через реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Його адмініструє ПФУ.

Електронна трудова книжка дозволяє:

• швидко й зручно переглядати записи про свій трудовий стаж через портал електронних послуг Пенсійного фонду;
• уникати втрати чи пошкодження документів, які можуть зникнути при переїзді, пожежі чи іншій непередбаченій ситуації;
• спростити процедуру призначення пенсії — необхідна інформація буде доступна в цифровому вигляді;
• зменшити адміністративне навантаження на кадрові служби підприємств;
• забезпечити кращий захист персональних даних.

Увага: до 10 червня 2026 року триває перехідний період. Протягом цього часу ПФУ вносить відсутні дані про трудову діяльність працівників до реєстру на підставі інформації, яку надає сам працівник або роботодавець.

Після завершення оцифрування паперові трудові книжки повертаються їх власникам під підпис. Разом із тим, у перехідний період дозволяється використовувати як електронну, так і паперову форму трудової книжки. Це забезпечує гнучкість і дає час всім учасникам процесу звикнути до нових стандартів.

Важливо: якщо особа вперше влаштовується на роботу й вимагає оформлення паперової трудової книжки — роботодавець зобов’язаний видати її впродовж 5 днів. Також на вимогу працівника в паперову книжку можуть вноситись записи про прийняття, переведення чи звільнення.