Електронні трудові книжки: що потрібно знати працівникам і роботодавцям

Блок під заголовком новини 1 Підпишіться на Telegram-канал Головбух Бюджет. Новини! Тримаємо руку на пульсі усіх змін без паніки та зайвої води

Автор
редактор стрічки новин порталу «Бухгалтерія для бюджету та ОМС»
Українці вже кілька років користуються електронними трудовими книжками. Замість паперових — цифрові записи в реєстрі, доступні як працівникам, так і ПФУ. Такий формат обліку запроваджений Законом «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»

Електронні трудові книжки: що потрібно знати працівникам і роботодавцям

Як працювати бюджетній установі після 28.08.2025

Мін'юст зазначає, Закон № 1217-IX від 05.02.2021:

Облік трудової діяльності здійснюється в електронному вигляді — через реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Його адмініструє ПФУ.

Електронна трудова книжка дозволяє:

  • швидко й зручно переглядати записи про свій трудовий стаж через портал електронних послуг Пенсійного фонду;
  • уникати втрати чи пошкодження документів, які можуть зникнути при переїзді, пожежі чи іншій непередбаченій ситуації;
  • спростити процедуру призначення пенсії — необхідна інформація буде доступна в цифровому вигляді;
  • зменшити адміністративне навантаження на кадрові служби підприємств;
  • забезпечити кращий захист персональних даних.

Увага: до 10 червня 2026 року триває перехідний період. Протягом цього часу ПФУ вносить відсутні дані про трудову діяльність працівників до реєстру на підставі інформації, яку надає сам працівник або роботодавець.

Після завершення оцифрування паперові трудові книжки повертаються їх власникам під підпис. Разом із тим, у перехідний період дозволяється використовувати як електронну, так і паперову форму трудової книжки. Це забезпечує гнучкість і дає час всім учасникам процесу звикнути до нових стандартів.

Важливо: якщо особа вперше влаштовується на роботу й вимагає оформлення паперової трудової книжки — роботодавець зобов’язаний видати її впродовж 5 днів. Також на вимогу працівника в паперову книжку можуть вноситись записи про прийняття, переведення чи звільнення.

додаток

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Відрядження бюджетників у 2025 році: правила оплати та приклади

Відрядження оплачують відповідно до умов колективного чи трудового договору. Останні зміни в оплаті відряджень у бюджетних установах, порядок оформлення й оплати відряджень та приклади розрахунків – в огляді експерта
214202

Призупинення дії трудового договору: оформлення та звітність

Призупинення трудових відносин як альтернатива відпустці за власний рахунок з’явилася під час дії воєнного стану. Як оформити призупинення дії трудового договору та чи зазначати в Додатку Д5 реквізити наказу про призупинення дії трудового договору, як заповнити при цьому Додатки Д1 та 4ДФ, — дізнаєтеся з цього огляду
24181

Наказ про відрядження: всі зразки для 2025 року

Наказ на відрядження складають на особу, яку направляють для виконання роботи за кордон або в інший населений пункт. У статті - готові зразки наказів про відрядження 2025 або про його припинення.
215769

Тимчасове переведення у 2025 році: як оформити

Щоб оформити тимчасове переведення на іншу роботу — скористайтеся зразками заяви та наказу в огляді експерта. Поради у статті допоможуть впоратися з тимчасовим переведенням працівника без помилок
4433

Наказ про виплату компенсації за невикористану відпустку – зразок 2025

Компенсацію за невикористану відпустку виплачуйте на підставі наказу керівника. У статті зразок наказу про виплату компенсації за відпустку та пояснення, яку інформацію в ньому варто зазначити.
55595

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді