Як перевірити трудову книжку перед оцифруванням для ПФУ

Інвентаризація в бюджетних установах: безплатний вебінар

ПФУ нагадує, в Україні триває перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі, на що законодавством відведено 5 років. До 10 червня 2026 року працівники та роботодавці мають подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до ПФУ через вебпортал електронних послуг.

Перед скануванням трудової книжки необхідно провести її ретельний аудит, тобто перевірити усі записи на відповідність вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58.

На що звернути увагу під час аудиту і як виправити виявлені неточності

Перевірка першої сторінки (титульного аркушу)

Необхідно перевірити:

• правильність написання прізвище, ім’я та по батькові (ПІБ) — вони мають бути вказані повністю, без заміни імені та по батькові ініціалами. Дата народження і ПІБ повинні співпадати з паспортними даними;
• оформлення записів про зміну працівником ПІБ або дати народження (якщо така зміна мала місце): попередній запис має бути закреслено однією рискою і поряд записано нові дані з посиланням на документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер і дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою;
• наявність підписів власника трудової книжки та особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві/установі; 
• наявність печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Перевірка записів у розділі «Відомості про роботу»

Зверніть увагу на те, щоб:

• у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи були зазначені: дата початку роботи, повне найменування підприємства/організації/установи, назва посади чи професії, номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
• окремим рядком був зроблений запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру — якщо за час роботи назва підприємства змінювалася;
• записи про звільнення чи переведення були здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
• записи про звільнення були засвідчені печаткою.

Як установі підготуватися до зими 2026—2027

Покроковий алгоритм

Як усунути виявлені недоліки

Якщо виявили неправильно зазначені ПІБ або дату народження:

• внесення змін здійснюється за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів;
• якщо підтвердних документів немає, факт належності трудової книжки особі встановлюється в судовому порядку.

Неточності у записах про роботу, переведення, нагородження або заохочення:

• виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де був зроблений відповідний запис;
• якщо підприємство ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник, а у випадку його відсутності — архів.

ПФУ звертає увагу:

• у розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається;
• перед скануванням трудової книжки перевірте, щоб всі записи в ній були виконані охайно, без закреслення чи виправлення;
• якщо не виявили жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можна сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду;
• перевірити стан опрацювання оцифрування трудової книжки можна в особистому кабінеті користувача на вебпорталі ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка»;
• перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою КМУ «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993 № 637.