Як зберігати податкові накладні, щоб надати їх до перевірки податківцям

Відповідь

Відповідно до пункту 201.1 ПК на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти ПН в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису (далі — ЕП) уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі — ЄРПН) у встановлений ПК термін.

Згідно з пунктом 2 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307, ПН та додатки до неї складаються в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, ЕП уповноваженої платником особи.

Пунктом 44.3 ПК визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 ПК, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів <...> з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 ПК, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів <...>, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву. Передбачені цим пунктом терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 ПК<...>.

Згідно зі статтею 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. При цьому оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з ЕП автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Враховуючи зазначене, ПН та РК до ПН, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.

Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії ПН та РК до ПН, засвідчені в порядку, встановленому законодавством.

Категорія 101.16 «ЗІР»