Перевірки Держпраці та острахи бухгалтера та керівника в першу чергу пов’язані зі значними фінансовими штрафами. І навіть якщо все ніби гаразд і неоформлених працівників в установі немає, – ризик заробити штраф за неоформлення трудових відносин за наявності цивільно-правових договорів існує. Які вони штрафи нинішні?
Розміри штрафів за неоформлення трудових відносин передбачені в статті 265 КЗпП. Зауважимо, що під час дії воєнного стану норми статті 265 не виконуються згідно із Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX. Проте є й суттєва вимога для незастосування штрафів – виконати приписи Держпраці та інших перевіряючих в повному обсязі та у встановлені строки. Тоді штраф можете не сплачувати. Але окрім фінансових санкцій для роботодавця за це порушення існує й адміністративний штраф для посадових осіб роботодавця.
Розміри штрафів за неоформлення трудових відносин прив’язані до розміру мінімальної зарплати, встановленої на момент виявлення порушення (наразі – 8000 грн):
10 мінімальних зарплат за перше порушення – 80000 грн за кожного неоформленого працівника;
30 мінімальних зарплат за повторне порушення протягом двох років з дня виявлення першого – 240000 грн за кожного неоформленого працівника.
Такі розміри фінансових санкцій стосуються звичайних юридичних осіб, до яких належать і бюджетні установи.
За фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) на посадових осіб роботодавця накладатимуть згідно з частиною 3 статті 41 КпАП адміністративний штраф у розмірі:
500–1000 нмдг (8500–17000 грн) – якщо порушення допущено вперше;
1000–2000 нмдг (17000–34000 грн) – якщо допущено порушення повторно протягом року, за яке посадову особу вже було оштрафовано.
Ці штрафи за неоформлення трудових відносин сплачуватимуть посадові особи роботодавця у період дії воєнного стану на загальних підставах.
Штраф за неоформленого працівника: ознаки неоформлення трудових відносин
Штраф як фінансова санкція накладається на юридичні особи за наступні провини:
допуск працівника до роботи без оформлення трудових відносин. Загальна фраза, яка може означати виконання певної роботи особами, з якими взагалі не укладено ніяких договорів, а також виконання робіт за цивільно-правовими договорами (ЦПД), які по факту приховують трудові відносини. Довести це можна в різний спосіб – від юридичного аналізу ЦПД до буквально «виловлювання» сторонніх осіб, які виконують певну роботу в кабінетах. Останнє щоправда більше трапляється у приватному секторі, ніж у державному секторі. Однак, може бути виконання роботи після звільнення або до оформлення трудових відносин. За датами підпису внутрішньої та зовнішньої документації слід стежити. Також є ризик з так званим неофіційним стажуванням чи студентською практикою – усе краще документально належним чином оформити;
оформлення працівника на неповний робочий час, в той час як по факту він працює на повну чи навіть більше норму часу. Це порушення доводиться фактичним часом перебування працівника на роботі. Можуть бути й некоректно затверджені графіки роботи чи звіти працівника про виконану роботу;
виплата зарплати (винагороди) без нарахування ЄСВ та сплати податків. Ця провина застосовується сукупно з однією із попередніх провин. Тобто мова йде про винагороду у конвертах без офіційного проведення виплат. Також це порушення може трапитися через недогляд бухгалтера. Типова ситуація – незастосування мінімальної бази ЄСВ (для 2025 р. – 8000 грн).
Увага: обережно з перевірками Держпраці – штраф за неоформлення трудових відносин може бути навіть там, де його не чекаєте.
Неоформлення трудових відносин: був ЦПД – став трудовий
Існує практика перекваліфікування в ході перевірки ЦПД на трудовий договір. Типовими зачіпками інспекторів є:
договір ЦПД не визначає результат виконуваної роботи. Особа за ним виконує певні невизначені роботи за дорученням організації та різні супутні послуги, предмет яких теж невизначений. Остерігайтеся – це ознака трудових відносин;
у договорі ЦПД згадуються відпустки, відпустки за власний рахунок, відрядження тощо. Це все може бути тільки за трудовим договором. Не допускайте таких «ляпів»;
оплата за ЦПД здійснюється періодично. Раз на місяць, два на місяць. Такого бути не може. За ЦПД оплата має бути по факту виконання роботи, досягнення результату;
поширення правил внутрішнього розпорядку на особу, яка виконує роботи за ЦПД. Він не працівник і в нього не може бути ніякого графіку. Також він сам собі організовує робоче місце й дбає про охорону праці;
вказана у договорі посада. За ЦПД ніяких посад бути не може. Також така особа не має носити різного роду бейджиків з зазначенням посад організації. Це ознака трудових відносин.
Увага:тексти усіх цивільно-правових договорів бажано ретельно вивірити з юристом.
Штраф за неоформленого працівника: як уникнути
Варто звернути увагу на наступне:
Держпраці обов’язково починають перевірку у разі скарги працівника (нинішнього або колишнього). Людський фактор ніхто не виключав, але бажано до конфлікту ситуацію не доводити. Як правило, поки оплата влаштовує, скарги не подають;
працівників краще проінструктувати, що у разі роботи інспектора з Держпраці вони нічого юридично не зобов’язані йому пояснювати й відповідати на його питання й свідчити проти себе чи роботодавця. «Ваше запитання не стосується виконуваної мною роботи», – гарна й універсальна відповідь. Це не означає взагалі відмову від спілкування з інспектором, але не говорити зайвого тут бажано. Людський фактор – це завжди ризик, так як особа, яка виконує роботу за ЦПД, може сказати інспектору, що він тут постійно працює, «ходить на роботу» щодня і так далі. Звичайно, що тут усе залежить і від взаємин з колективом;
сторонніх осіб, якщо почалася перевірка Держпраці, краще попросити піти навіть якщо вони й дійсно ніякої роботи не виконують. Це можуть бути діти співробітників, їх родичі чи знайомі, які з тих чи інших причин зайшли в організацію;
доцільно перевірити з кваліфікованим і досвідченим юристом положення укладених раніше й існуючих типових ЦПД, які використовує установа. Слід виявити та виправити ті невдалі формулювання, які можуть бути використані для перекваліфікування ЦПД на трудовий договір.
