експерт із трудового та податкового законодавства, Київ
Вже немає місця, куди класти зарплатні документи? То перевірте, можливо, деякі з них можна знищити. На допомогу прийде наш експерт. Він підкаже мінімальний термін зберігання документів згідно із законодавством
Мінімальні строки зберігання основних зарплатних документів знайдете у Переліку типових документів, що створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578).
Як рахувати строк зберігання документів по заробітній платі
Строк зберігання документів по заробітній платі обчислюйте з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, якщо справу завершили діловодством у 2019 році, строк їх зберігання починайте рахувати з 1 січня 2020 року (п. 2.10 Переліку № 578).
Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого Податковим кодексом (ПК) граничного строку подання такої звітності (абз. 3 п. 2.10 Порядку № 578). Строк їх зберігання встановлюється відповідно до ПК та становить 3 роки.
Що означає «справа, завершена діловодством»? Наприкінці року служба діловодства обов’язково закриває підсумковим записом номенклатуру справ організації, який підписує керівник служби діловодства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000**).
** Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Підсумковий запис у номенклатурі справ містить кількість справ, які:
сформовані та підлягають зберіганню протягом певного строку;
переходять з позначкою «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів. Позначка «ЕПК» означає, що рішення про внесення до національного архівного фонду (НАФ) або знищення цих документів ухвалюють експертно-перевірні комісії держархіву.
Зберігаються один рік (п. 408 Переліку № 578), однак це один із первинних документів для нарахування зарплати та пов’язаний із обчисленням ЄСВ, ПДФО, військового збору, тож їх потрібно зберігати як мінімум три роки
у т. ч. щодо працівників, які задіяні на роботах зі шкідливими умовами праці, а також постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи
Зберігають 75 років (п. 445, п. 694 Переліку № 578)
Накази з кадрових питань тимчасового зберігання (про відрядження, надання щорічної відпустки, відпустки працівникам, які мають дітей)
Зберігайте п’ять років, знищуйте у 2028 році
Справи з листками непрацездатності
Зберігайте три роки, знищуйте у 2026 році
Документи на зарплату — відповідальність
За порушення правил роботи з документами по зарплаті закон передбачає таку відповідальність:
Порушення
Адмінштраф
Порушення строків зберігання бухгалтерських документів, у разі дострокового знищення
Якщо під час податкової перевірки контролери виявлять, що в організації відсутні табелі, зарплатні відомості та інші документи, по’вязані з об’єктами оподаткування, заплатите штраф:
Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 ПК строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю… тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
Аби уникнути цих штрафів, не знищуйте документів по зарплаті, доки не переконаєтеся, що строк зберігання документів по заробітній платі минув і є затверджений керівником організації документ на їх знищення.
