⚡️Вже немає місця, куди класти зарплатні документи? То перевірте, можливо, деякі з них можна знищити. На допомогу прийде наш експерт. Він підкаже мінімальний термін зберігання документів згідно із законодавством.
Мінімальні строки зберігання основних зарплатних документів знайдете у Переліку типових документів, що створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. А ще ліпше — скористайтеся нашою Шпаргалкою. Тоді не доведеться щоразу гортати величезний нормативний акт, аби знайти строк зберігання потрібного документа. ⚠️Як індексувати зарплату: алгоритм
Як рахувати строк зберігання документів по заробітній платі
Строк зберігання документів по заробітній платі обчислюйте з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, якщо справу завершили діловодством у 2019 році, строк їх зберігання починайте рахувати з 1 січня 2020 року (п. 2.10 Переліку № 578).
Що означає «справа, завершена діловодством»? Наприкінці року служба діловодства обов’язково закриває підсумковим записом номенклатуру справ організації, який підписує керівник служби діловодства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000**).
** Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Підсумковий запис у номенклатурі справ містить кількість справ, які:
- сформовані та підлягають зберіганню протягом певного строку;
- переходять з позначкою «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів. Позначка «ЕПК» означає, що рішення про внесення до національного архівного фонду (НАФ) або знищення цих документів ухвалюють експертно-перевірні комісії держархіву.
Строк зберігання завершених діловодством справ залежить від виду документів. Наприклад, завершені у 2019 році:
| Табелі обліку робочого часу | Зберігайте рік, знищуйте з 2022 року |
| Накази з кадрових питань тимчасового зберігання (про відрядження, надання щорічної відпустки, відпустки працівникам, які мають дітей) | Зберігайте п’ять років, знищуйте у 2026 році |
| Справи з листками непрацездатності | Зберігайте три роки, знищуйте у 2024 році |
Документи на зарплату – відповідальність
За порушення правил роботи з документами по зарплаті закон передбачає таку відповідальність:
Якщо під час податкової перевірки контролери виявлять, що в організації відсутні табелі, зарплатні відомості та інші документи, по’вязані з об’єктами оподаткування, заплатите штраф:
Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю… тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
Стаття 121 ПК
Аби уникнути цих штрафів, не знищуйте документів по зарплаті, доки не переконаєтеся, що строк зберігання документів по заробітній платі минув і є затверджений керівником організації документ на їх знищення.
