експерт з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, Київ
⚡️Вже немає місця, куди класти зарплатні документи? То перевірте, можливо, деякі з них можна знищити. На допомогу прийде наш експерт. Він підкаже мінімальний термін зберігання документів згідно із законодавством.
Мінімальні строки зберігання основних зарплатних документів знайдете у Переліку типових документів, що створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. А ще ліпше — скористайтеся нашою Шпаргалкою. Тоді не доведеться щоразу гортати величезний нормативний акт, аби знайти строк зберігання потрібного документа.
Як рахувати строк зберігання документів по заробітній платі
Строк зберігання документів по заробітній платі обчислюйте з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, якщо справу завершили діловодством у 2019 році, строк їх зберігання починайте рахувати з 1 січня 2020 року (п. 2.10 Переліку № 578).
Що означає «справа, завершена діловодством»? Наприкінці року служба діловодства обов’язково закриває підсумковим записом номенклатуру справ організації, який підписує керівник служби діловодства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000**).
** Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Підсумковий запис у номенклатурі справ містить кількість справ, які:
сформовані та підлягають зберіганню протягом певного строку;
переходять з позначкою «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів. Позначка «ЕПК» означає, що рішення про внесення до національного архівного фонду (НАФ) або знищення цих документів ухвалюють експертно-перевірні комісії держархіву.
Якщо під час податкової перевірки контролери виявлять, що в організації відсутні табелі, зарплатні відомості та інші документи, по’вязані з об’єктами оподаткування, заплатите штраф:
Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю… тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
Стаття 121 ПК
Аби уникнути цих штрафів, не знищуйте документів по зарплаті, доки не переконаєтеся, що строк зберігання документів по заробітній платі минув і є затверджений керівником організації документ на їх знищення.
