Керівники установ преміюють працівників, аби стимулювати їх до більш продуктивної роботи. Оскільки премії виплачують за бюджетні кошти, ревізори уважно вивчають умови преміювання і аналізують, чи законно установа їх виплатила. Практика ревізій показує, що рішення керівника установи не завжди обґрунтоване. Причини різні – від неправильно складених документів до зловживань. І як наслідок – незаконно нарахована і виплачена премія. Тож аби не повертати до бюджету премію, незаконно виплачену працівникам, пропонуємо переглянути положення про преміювання вашої установи – чи не містить воно перераховані нами ризики.
Неправильно сформульоване Положення про преміювання
Нерідко положення про преміювання визначає, що його працівникам щомісячно або щоквартально виплачують премію в установленому розмірі, наприклад 25% від його посадового окладу. У такій ситуації премія стає невід’ємною частиною зарплати, оскільки керівник її виплачує в обумовлені терміни і в установлених розмірах, тобто виконує зобов’язання, які сам узяв на себе.
Тож, Положення про преміювання має більш коректно формулювати умови виплати премії в категорії «права», а не «обов’язку» – інакше по суті це вже не премія, а зарплата. Показники преміювання мають бути конкретними. В якості показників преміювання для кожної групи працівників треба обирати такі найважливіші, на величину яких працівники можуть безпосередньо впливати.
Пам’ятайте, що преміюють працівників у межах затвердженого фонду оплати праці. Тому премію не можна зазначати в положенні про преміювання як гарантовану виплату. Найкраще обмежитися лише формулюванням, що працівник може отримувати премії і обов’язково за умови, якщо він досягне тих показників, які прописані в положенні про преміювання.
Не деталізовані умови виплати
Законодавство не визначає умов, за яких керівник виплачує премії працівникам. Усе це необхідно обумовити в положенні про преміювання. Керівник установи виплачує премії, щоб стимулювати працівників до більш продуктивної діяльності. Утім, важливо умови виплати премії прописати максимально докладно:
- деталізувати зв’язок виплати премії з показниками якості роботи працівників;
- зазначити увесь можливий перелік причин депреміювання працівників, у т. ч. можливість не виплачувати премію, якщо на це немає коштів;
- конкретизувати порядок виплати премії, якщо працівник звільняється;
- обумовити розмір премії, якщо працівника скоротили, ліквідували установу тощо.
Потрібно визначати, конкретизувати реальні показники і умови преміювання. Якщо показники і умови преміювання будуть не конкретизовані, розмір премії стає малозрозумілим для виконавців, ускладнюються розрахунки щодо нарахування премії тощо. Непродумані або нечітко сформульовані умови преміювання, неправильно вибрані показники можуть призвести не до позитивних, а до негативних наслідків.
Увага: практика ревізій показує, що керівники установ не завжди преміюють працівників, керуючись умовами та показниками преміювання.
Буває і так, що керівник ділить фонд преміювання між працівниками необґрунтовано – не враховує займані посади працівників, розміри посадових окладів, кількість відпрацьованого часу, коефіцієнт внеску в колективний результат роботи. І як потім він пояснить ревізорам, чим він керувався, коли розподіляв премії? Такі премії ревізори можуть визнати незаконними. Щоб цього не було потрібно у положенні про преміювання прописати відповідний розподіл фонду преміювання.
Шпаргалка для кадровиків та бухгалтерів – кому можна встановити випробування у мирний та воєнний час
Сума премії не відповідає відпрацьованому часу
У положенні про преміювання потрібно передбачити ситуації, коли не всі працівники відпрацьовують місячну чи квартальну норму годин у зв’язку з різними обставинами – відпустки за свій рахунок, лікарняні, відпустка у зв’язку з вагітністю або догляду за дитиною тощо. Бо ревізори завжди звертають увагу, як бухгалтер нарахував премію працівникам, що відпрацювали неповний місяць. У положенні про преміювання необхідно прописати норму:
- якщо протягом періоду, за який виплачують премію, працівник виконав показники і повністю відпрацював робочий час, премію йому треба виплачувати повністю;
- якщо працівник частину періоду, за який виплачують премію, не працював, премію треба виплатити пропорційно відпрацьованому часу.
Зауважимо, що такі норми стосуються виробничих премій. Щодо разових премій, наприклад до державних і професійних свят, то вони не залежать від відпрацьованого часу.
Неправильно розробили механізм зниження премії
Щоб запобігти конфліктним ситуаціям між керівником установи та працівниками, в положенні про преміювання зазначайте всі можливі випадки, коли працівників можна позбавити премій. Визначте, за які конкретно порушення працівника можуть позбавити премії повністю, а за які – частково. Якщо цього не зробити, керівнику установи доведеться виплачувати працівнику премію за виконання показників преміювання.
Увага: позбавити працівника премії відповідно до системи оплати праці, що діє в установі, можна тільки за умови, що відповідну норму про таке позбавлення містить положення про преміювання.
Якщо працівник порушує трудову дисципліну, систематично не виконує посадових обов’язків, це зазвичай – підстава для депреміювання. Якщо працівнику зменшили премію або взагалі не надали, оформте це документально. Зокрема, керівник установи має видати наказ на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу, де працює працівник, якого позбавляють премії. Обов’язково у працівника мають взяти пояснення щодо порушення трудової дисципліни чи невиконання посадових обов’язків. Також працівника обов’язково слід ознайомити з цим наказом.
Найкраще в положенні про преміювання – наводити не конкретні цифри, наприклад знизити розмір премії на 100 грн тощо, а процентні співвідношення. Наприклад, «якщо працівник порушив графік документообігу і невчасно надав до бухгалтерії документи, що призвело до викривлення звітності, вчасного невідображення в обліку операцій, щомісячну премію знижують на 50% від суми, що встановили спочатку».
Тож краще передбачити заздалегідь усі наведені ключові моменти. Основний критерій правильного порядку преміювання – це грамотно складений наказ і чітко прописані умови виплати премії в положенні про преміювання так, щоб працівник сам у будь-який час зміг розрахувати суму виплати. Тобто розрахунок премії має бути прозорим, а підстави для виплати або невиплати – гранично однозначними.
Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!
Невраховані фінансові можливості
Премію працівникам керівник бюджетної установи має виплачувати в межах фонду оплати праці, який затверджує кошторис. Право працівників на премію залежно від фінансових можливостей установи обов’язково потрібно сформулювати в положенні про преміювання. Якщо в положенні про преміювання не буде такої норми, підстав позбавити працівників премії чи зменшити її розмір немає.
Підтверджує це пункт 8 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 № 13:
«При вирішенні спорів про виплату премій, винагороди за підсумками роботи за рік чи за вислугу років, надбавок і доплат необхідно виходити з нормативно-правових актів, які визначають умови та розмір цих виплат. Працівників, на яких поширюються зазначені нормативно-правові акти, можна позбавити таких виплат (або розмір останніх можна зменшити) лише у випадках і за умов, які передбачають ці акти. Відмовити в проведенні вказаних виплат через відсутність коштів можна в тому разі, коли вони обумовлені в зазначених актах наявністю певних коштів чи фінансування».
Тож керівник установи має бути обізнаний у нормах трудового законодавства, щоб не порушити права працівників на заробітну плату, які гарантує працівникам, коли укладає трудовий договір.
Також в межах фонду заробітної плати потрібно змінити показники преміювання у положенні про преміювання щодо диференціації заробітної плати працівників, які отримують заробітну плату на рівні мінімальної, як того вимагає пункт 2 постанови КМУ «Деякі питання оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 12.01.2024 № 23.
Положення про преміювання не погоджене з профспілкою
Розмір та умови преміювання працівників обов’язково встановлюють у колективному договорі установи. Юридичною основою для цього є норми статті 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР та статті 97 КЗпП. Утім, необхідно дотримувати норм і гарантій, що передбачає законодавство.
Пам’ятайте, що керівник установи ці питання зобов’язаний вирішувати разом із профспілкою. Адже виборний орган первинної профспілкової організації в установі, організації разом з керівником установи вирішує питання оплати праці, в т. ч. й премій, винагород та інших заохочувальних і компенсаційних виплат (п. 3 ч. 1 ст. 38 Закону України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності» від 15.09.1999 № 1045-XIV).
Положення про преміювання – складова частина діючої системи оплати праці в установі і, як правило, його затверджують як додаток до колективного договору. Тож, як і колективний договір, зазначене положення необхідно узгодити з профспілковим або іншим органом, який уповноважив на представництво трудовий колектив, а за його відсутності – з представниками працівників, яких обрав і уповноважив трудовий колектив.
