Перші дні роботи бухгалтера - як швидко знайти помилки попередника

У перші дні роботи на новому місці з’ясуйте, в якому стані вам дісталася зарплатна ділянка бухгалтерії. Можливо, про окремі проблеми роботодавець повідомив вас ще на етапі співбесіди. Щоб отримати загальну картину бухгалтерських справ в організації, рекомендуємо поговорити з керівництвом та колегами, а також провести власну ревізію бухгалтерських документів і програм. Якщо виявили в документах помилки — виправляйте негайно.

Про що запитати у колег

Поспілкуйтеся з головбухом та колегами, щоб увійти в курс справ.

Порада. Дізнайтеся, чому звільнився ваш попередник. Якщо причина в тому, що керівництво незадоволене його роботою, з’ясуйте, в чому полягали недоліки. Можливо, вам доведеться усувати їх у першу чергу.

Щоб чітко уявляти обсяг своїх обов’язків, з’ясуйте, відповідатимете за зарплату всього колективу чи лише його частини.

Попросіть, щоб вам надали:

• список телефонів відділів, за які ви відповідаєте;
• контактну інформацію органів ДПС, Держстату, відділення ФСС, менеджера банку, в якому організація відкрила зарплатний проєкт.

Порада. Попросіть програміста, який обслуговує зарплатну програму, розповісти, які проблеми виникали у колишнього бухгалтера, коли він нараховував зарплату та готував звітність. Уточніть, які є додаткові налаштування в програмі.

Ліміти для зарплати, лікарняних і податків з жовтня 2022 року

ОІз 1 жовтня 2022 року під час розрахунку зарплати, ЄСВ, лікарняних і добових маєте застосовувати новий розмір мінзарплати. Щоб ви не марнували часу, ми розрахували всі базові показники для зарплатних розрахунків

СКАЧАТИ ПАМ'ЯТКУ ⏩

Які документи перевірити

Основне джерело інформації про роботу попередника — документи, принаймні за попередній місяць. Тож перевірте:

Зарплата працівників складається з окладу та різних надбавок — за вислугу років, складність і напруженість роботи, шкідливі умови праці. Звірте оклади і надбавки кожного працівника за попередній закритий місяць із штатним розписом. Упевніться, що використовуєте останню редакцію документа, в ньому мають бути актуальні дані про прийом, звільнення, зміну надбавок.

Підніміть первинні документи з обліку робочого часу, платіжні та розрахункові відомості, листки непрацездатності — все, що ваш попередник використав, коли нараховував зарплату.

Перш ніж нараховувати зарплату, перевірте, чи правильно ваш попередник вніс до програми інформацію про працівників. Одна неточність може призвести до того, що ви щомісяця неправильно нараховуватимете працівникові зарплату. Керівництво звинуватить вас, мовляв, треба було уточнити все, коли приймали справи. Якщо помітили помилку у нарахуваннях за останній місяць, з’ясуйте, як давно бухгалтер почав рахувати зарплату неправильно.

Порада. Перевірте за виконавчими листами, скільки в організації боржників, які суми утримує бухгалтерія і з яких нарахувань.

Переконайтеся, що попередній бухгалтер правильно нарахував виплати, пов’язані з особливими умовами праці: за роботу вночі, понаднормово, у святкові та вихідні дні. У таких розрахунках бухгалтери помиляються найчастіше. Використовуйте дані з табелів обліку робочого часу. З’ясуйте, де дізнатися розміри цих виплат і кому вони належать.

Роботодавець може встановити свої правила виплати надбавок за особливі умови праці. Наприклад, доплачувати за нічну роботу не 20% окладу, а більше. Рекомендуємо перевірити дані не лише за останній закритий місяць, а й за попередній. Якщо в ньому немає помилок, то, ймовірно, в минулих періодах теж усе правильно.

Повідомте головбухові про помилки в старих розрахунках. Поясніть, як виправлятимете ситуацію.

Якщо ваш попередник занизив нарахування, перерахуйте оклад або надбавки за певний період і виплатіть потрібну суму разом із зарплатою за поточний місяць.

Із переплатою складніше. Щоб утримати надміру виплачені кошти, отримайте письмову згоду працівника на утримання боргу із зарплати. Якщо він не хоче повертати гроші, запропонуйте керівництву призначити комісію, яка проведе розслідування і визначить винних. Керівник вирішить, хто мусить відшкодувати збитки.

Як взяти під контроль розрахунок середнього заробітку

Середній заробіток для розрахунку відпускних, лікарняних і оплати відряджень бухгалтерська програма визначає автоматично. Але бухгалтер повинен правильно встановити в програмі виплати, які включати до розрахунку. Переконайтеся, що тут немає помилки.

Вивчіть локальні акти про порядок оплати праці, щоб дізнатися:

• які з виплат регулярні, а які — разові;
• які виплати включати до розрахунку повністю, а які — частково. Наприклад, якщо розраховуєте середню зарплату для відпускних чи відрядних, премії за два місяці, квартал, пів року, дев’ять місяців чи рік слід включати до розрахунку середньої зарплати пропорційно до відпрацьованих робочих днів.

До розрахунку середнього заробітку для оплати тимчасової непрацездатності включають усі суми, на які нарахували внески за попередні 12 місяців роботи. Програма має враховувати страховий стаж працівника, а також стаж роботи за останніх 12 календарних місяців.

Порада. Перевірте налаштування бухгалтерської програми. Якщо виявили помилки, виправте їх самостійно або зверніться по допомогу до програміста.

Які помилки шукати у податковому звіті

У багатьох бухгалтерів виникають труднощі з включенням до бази оподаткування ПДФО та ЄСВ додаткових виплат, а також виплат компенсаційного і соціального характеру. Можливо, у вашого попередника теж були подібні проблеми.

Перевірка звітності може забрати багато часу. Рекомендуємо зробити це у перші тижні роботи, щоб правильно підготувати звіти за наступні періоди.

Якщо виявили, що попередник неправильно визначив базу нарахування ЄСВ та її граничну величину, подайте уточненку.

Зверніть також увагу, чи відповідають суми ПДФО, які перерахував ваш попередник, даним, які він зазначив у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку з ПДФО та ЄСВ.

Порада. Якщо початок роботи на новому місці припав на час здачі звітності, розставте пріоритети. Починайте з перевірки звітності попередника лише за умови, що це не завадить вчасно здати поточну звітність.